En guide till konferens- och mötespaketprisning

Till skillnad från i USA är det vanligt att europeiska hotell erbjuder företagskonferens och mötespaket som alternativ för evenemangsplanerare som håller seminarier, konferenser och andra möten på hotellet. Tanken bakom att erbjuda paketerade företagsevenemangstjänster är att kombinera alla olika delar av mötesrumsutrymme, mat och dryck samt audiovisuella behov i ett mötespaket för en platt dagskurs per deltagare.

Inte bara kan denna övning vara mer effektiv för dem som är involverade i planeringen av evenemanget, men gör det att hantera och förutsäga kostnaderna i samband med arenan en mycket enklare process.

I Förenta staterna är det emellertid fortfarande mycket vanligare att hotell ska bygga konferenskostnadspost på radpost baserat på de detaljerade och anpassade behoven hos varje möte eller händelse. Trots att övningen tillåter att evenemangsplaneraren får större kontroll över varje detalj i händelsen skapar det ofta komplicerade arrangemang för banketthändelser och svårare att hantera kostnader och den totala evenemangsbudgeten.

Även om stora aktörer i branschen fortsätter att förändra hur de gör affärer tenderar den europeiska modellen och den amerikanska modellen att återspegla dessa skillnader i deras inställning till konferens och företagsevenemang. För ett djupare dyk, låt oss ta en titt på två företagsevenemang och konferenspaket exempel: en från det tidigare Fira Palace i Barcelona (europeiskt exempel) och den andra på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikanskt exempel).

Europeiska konferens- och mötespaket Exempel

Dagliga paketpriser är populära i Storbritannien och har också arbetat med kontinentala Europa. "Den brittiska marknaden var den första som frågade efter denna typ av paket, och vi försöker alltid anpassa våra förslag för att möta våra kunders behov", förklarar den tidigare generalchefen på Fira Palace i Barcelona (nu Crowne Plaza Barcelona), ett företag hotell som är populärt bland företagsevenemang och mötesplanerare som organiserar internationella möten.

European Hotel Clientele

När Crowne Plaza Barcelona fortfarande fungerade som Fira Palace var cirka 20% av hotellets kunder från Spanien. Resten av den årliga kundkretsen kom från Storbritannien (19%), USA (17%), Frankrike (7%), Italien (6%), Japan (4%) och Tyskland (4%). Dessutom var ungefär hälften av de affärshändelser som hölls där från läkemedelsindustrin med resten, inklusive teknik, mat och dryck, bank och bilindustrin.

Europeiska efterfrågan på konferenspaketprisning

Under den här tiden inkluderade det dagliga mötespaketet på Fira Palace användningen av mötesrummet, kaffepausen, lunchen, skärmen och mycket mer.Det tillgängliga mötespaketet innehåller väsentligen allt som en planerare kan behöva inkludera i ett möte.

När industrin utvecklats har förfrågningar om konferens- och mötespaket fortsatt att förändras över tiden. Inledningsvis begärde företagshändelseplanläggare platt konferenspriser för mötesrum och mat och dryck. Med tiden utvidgades dessa förfrågningar till att omfatta andra objekt, till exempel skärmar, Internet-åtkomst, flipchart och ljudsystem. Men efterfrågan var fortfarande för förpackade, fastprispriser.

För de som krävde övernattningslokaler, begärde de också en speciell / förhandlad ränta för boende i deras konferens övergripande evenemangspriser.

Även om dessa paket skulle täcka en majoritet av evenemangets behov, skulle planerare fortfarande förhandla om andra evenemangskrav, som utställningsområde, gallamiddagar, cocktailmottagningar och andra evenemangsagentalsobjekt.

Fördelar och nackdelar med den europeiska metoden

Det är uppenbart att den främst europeiska tillvägagångssättet för konferensplanering och prissättning kan vara till hjälp för evenemangsplanerare av flera anledningar, inklusive uppfattningen av kostnadsbesparingar, förutsägbarhet av kostnader och lätthet av klientpresentation och godkännanden.

Med ett sådant tillvägagångssätt lägger ett sådant tillvägagångssätt definitivt en större börda på hotellet för att förutsäga sina kunders behov samtidigt som man klarar av sin egen botten. "Från vår synvinkel är det mycket lättare att göra à la carte-händelser. Faktum är att verksamheten är mycket mer komplicerad. Men fördelarna för oss är kundtillfredsställelsen ", säger Fira Palace, tidigare chef.

American Conference and Meeting Packages Exempel

Den europeiska marknaden är relativt mogen med acceptans och användning av konferens- eller mötespaket kan fler amerikanska hotell börja överväga att förändra sättet att paketera och priskonferenser och möten. Det är särskilt viktigt nu när evenemangsplanerare är skyldiga att göra mötesbeslut inom kortare tidsfrister mer och oftare.

I maj 2009 tog Wynn Las Vegas initiativ till att införa tre typer av vad de kallar allomfattande konferens- och mötespaketpriser för mindre mötesmarknaden, vilket innebär att de med färre än 80 deltagare. Idag erbjuder de fortfarande dessa paket. De omfattar:

• Delegatspaket för hel dagskonferens
• Delegerat paket för halv dagskonferens
• Delegerat paket för halv dagskonferens

Precis som europeiska evenemangsplanerare har väntat är Wynns förpackade alternativ prissatt per delegat (dvs. deltagare), inklusive mötesrum, mat och dryck, snacks för pauser och LCD-projektor och skärm.

Tanken att Wynn skulle utveckla sina alternativ för konferenspaket växte ut ur den europeiska marknadsinriktningen. Faktum är att André Link, den tidigare Wynn nationella försäljningschefen, tidigare kom från Europa. "För det mesta i Europa är detta det enda sättet vi sålde möten … Det var väldigt sällsynt att vi förberedde à la carte-förslag som listade F & B-kostnader, rumsuthyrning, AV-avgifter etc., "Förklarar länken.

En skift i den amerikanska företagshändelsen och konferensindustrin

Med lanseringen av sitt lilla mötespaketprogram förutspådde Wynn Resorts att de förpackade konferenspriserna skulle bli mer populära hos sina företagskunder eftersom de flesta associeringsmöten är större i storlek . De hade rätt. Sedan dess har flera högprofilerade amerikanska hotellkedjor börjat erbjuda företagsmöte och konferenspaket som bättre återspeglar den europeiska modellen om företagsevenemangsplanering.

För att vara säker, mötes- och konferenspaketpriserna inte uppfyller behoven hos varje evenemang. Faktum är att de flesta planerare känner igen att de kommer att förlora några detaljinställningar för sitt program eller kräva att platsen anpassar paketet för att inkludera ytterligare element. Det finns alltid försiktighet att förlita sig på paketpriser om planerare förutser att deras program kan löpa längre än vad som ursprungligen förväntades, vilket kan utlösa ytterligare avgifter. Men för de mötes- och evenemangsplanerare som tittar noga på sin budget, erbjuder dessa mötes- och konferenspaket tydlig förutsägbarhet för konferensbudgeten.