Förstå riskhantering i fastigheter

Administration och riskhantering är en viktig del av fastighetsförvaltningen. Uppgiftshanteringsfunktionen måste hanteras noggrant, och ju större detaljnivå, desto bättre är de sannolika resultaten.

I de flesta stater är det överlägset största antalet konsumentklagomål, provisionsstraff och licensavbrott och återkallelser relaterade till fastighetsförvaltning. Det är inte så att de licenstagare som gör fastighetsförvaltning är dumma.

Det är att det är en mycket transaktionsintensiv verksamhet. Medan en genomsnittlig agent kan göra ett dussin försäljningsaffärer per år med ett köpavtal och relaterade dokument, kan den genomsnittliga fastighetschefen göra hundratals mindre transaktioner.

Att de är mindre gör inte dessa transaktioner mindre viktiga och det minskar inte risken med att göra dem. Som fastighetschef samarbetar du med en ägare för att marknadsföra och hyra sin egendom, samla hyrorna och överlåta dem till ägaren och för att hantera fastigheten, från underhåll till hyresgästens verkställighet.

Genom att göra detta handlar du med ägare, hyresgäster, reparationsföretag, reklammedier, entreprenörer och andra. Var och en av dessa transaktioner introducerar viss risk för din verksamhet. Det är inte nödvändigtvis mycket risk i varje fall, men det är kumulativt.

De finansiella funktionerna är överlägset mest sannolikt att skapa problem för mäklaren.

Finansiella funktioner involverar:

• marknadsförings- och finansfunktionen kräver register över utgifter och inkomster samt skatteregister, reklamfakturor och mer,
• hyresgästförvaltning innefattar register över alla sina önskemål, hyr betalningshistorik och regler brott , och
• anläggningsunderhåll och reparationer kräver underhållsplaner, reparationsrekord för garanti och personalrekord och underleverantörs personalrekord.

Riskhanteringskomponenten är givetvis mycket viktig. En stor katastrof kan äventyra bostadens överlevnad ekonomiskt. De register som hålls är en del av detta, eftersom eventuella rättsliga åtgärder som vidtas av andra kan motverkas om det finns detaljerade register som avvisar sina påståenden.

En del av riskhanteringen är bestämning av risk gentemot belöning. Ett bra exempel är en badtunna eller en pool på fastigheten. Fastighetschefen och ägaren måste balansera poolens värde med de risker som uppstår. När en sådan risk identifieras finns det tre sätt på vilka det kan lösas:

1. Undvikande - Beslutet kan fattas för att ta bort bubbelbadet eller poolen, eftersom den extra hyresintäkten inte är värd försäkringskostnaden eller riskerna.

2. Kontroll - Om bubbelbadet behålls, kanske ett kodat lås och staket skulle installeras för att hålla ut yngre barn.

3. Risköverföring - Det vanligaste sättet att hantera risk är att köpa försäkring för att överföra risken till försäkringsgivaren.

Den framgångsrika fastighetschefen kommer att planera för problem, behålla utmärkta filer och register över alla aktiviteter och utvärdera kontinuerligt dessa funktioner för att avgöra om förändring är nödvändig.

Dokument och e-post

I många stater behöver du bara behålla transaktionsrekord i sex år.

Det är dock lämpligt att behålla dem längre, speciellt om du får göra det i elektronisk form. Du kan satsa på att om någon av parterna kan få ett krav, kommer någon som vill stämma dig för något sex år och tio dagar sedan fortfarande ha sina dokumentkopior. Det är mycket svårare att begära ditt fall om du redan har förstört dina kopior.

När det gäller e-post kan eventuella rättsliga åtgärder som involverar ett federalt garanterat lån (i stort sett alla våra bostadsavtal) tvinga dig att producera e-post relaterade till transaktionen och kommunikation med din kund / kund. Det finns många sätt och programvaruprodukter att spara relaterade e-postmeddelanden, men läs några av artiklarna här om Evernote, en lösning av många anledningar. Så här hanterar du e-post med Evernote och dina Gmail-arkiv.

Ändra för att passa din email-lösning.

• Ställ in automatisk vidarebefordran i Gmail av varje e-post till eller från din kund / klient.
• De går in i en anteckningsbok i Evernote för transaktionen.
• Ett par veckor efter stängning, dra upp alla dessa e-postmeddelanden i Evernote och skriv ut dem i kronologisk ordning till en PDF-fil.

Eftersom PDF-filer är sökbara kan du snabbt dra upp e-post som någon vill ha med nyckelord. Det fungerar ganska bra.