Grundläggande projektledning 101

En framgångsrik projektledare måste samtidigt hantera de fyra grundläggande elementen i ett projekt: omfattning, resurser, tid och pengar. Dessa element är inbördes relaterade och måste hanteras tillsammans om projektet och projektledaren ska lyckas.

1. Omfattning: Projektstorlek, mål, krav
2. Resurser: Människor, utrustning, material
3. Tid: Uppgiftstider, beroenden, kritisk väg
4. Pengar: Kostnader, händelser, vinst

Det viktigaste elementet: Omfattning

Projektets omfattning är definitionen av vad projektet ska åstadkomma och budgeten (tid och pengar) som har skapats för att uppnå dessa mål. Det är absolut nödvändigt att varje förändring av projektets omfattning har en matchande förändring av budget, tid och / eller resurser. Om projektets omfattning är att bygga en byggnad för att hysa tre widgets med en budget på $ 100 000, förväntas projektledaren göra det. Om räckvidden ändras till en byggnad för fyra widgets måste projektledaren emellertid få en lämplig förändring av tid, pengar och resurser.

Resurser

Det finns 3 aspekter för att förstå och hantera resurser:

1. Människor
2. Utrustning
3. Material

En framgångsrik projektledare måste effektivt hantera resurserna som tilldelats projekt, inklusive medlemmar av projektgruppen, säljare och underleverantörer. Du måste se till att dina anställda har de färdigheter och verktyg de behöver för att slutföra jobbet, och du måste ständigt övervaka om du har tillräckligt med personer för att slutföra projektet vid deadline.

Det kommer att vara ditt jobb att se till att varje person förstår sin uppgift och projektets deadlines.

När du hanterar direkta anställda rapporterar ledande medlemmen i varje grupp av anställda till dig. Anställda kan också ha en linjeledare som ger teknisk riktning. I en matrishanteringssituation, som ett projektteam, är ditt jobb att ge projektledning till linjeledarna.

Hantering av arbetsunderentreprenader innebär vanligtvis att leda ledningen för de underleverantörer, som i sin tur klarar de arbetarna.

En projektledare måste ofta skaffa utrustning och material och hantera deras användning, så laget fungerar effektivt. Du är ansvarig för att du har rätt utrustning och material på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Tid

Det finns tre element för framgångsrik tidshantering:

1. Uppgifter
2. Schema
3. Kritisk sökväg

Bygg projektschemat genom att lista alla uppgifter som måste fyllas i - En del måste ske i följd, andra kan överlappa eller göras i tandem. Tilldela en varaktighet till varje uppgift. Tilldela nödvändiga resurser. Bestäm före föregångare (vilka uppgifter måste fyllas i före) och efterträdare (uppgifter som inte kan starta förrän) varje uppgift.

Projekthanteringsprogrammet kan förenkla uppgiften att skapa och hantera projektschemat.

Vissa uppgifter har lite flexibilitet i sitt start- och slutdatum. Det kallas float. Andra uppgifter har ingen flexibilitet, ingen float. En linje genom alla uppgifter med nollflotta kallas den kritiska sökvägen. Alla uppgifter på den här vägen, och det kan vara flera, parallella vägar måste slutföras i tid om projektet ska slutföras i tid.

Projektledarens viktigaste tidshanteringsuppgift är att hantera den kritiska sökvägen.

Pengar

Det finns tre överväganden om hur man hanterar pengar:

1. Kostnader
2. Eventualitet
3. Resultat

Varje uppgift har en kostnad, oavsett om det är kostnaden för arbetstiden för en datorprogrammerare eller inköpspriset på en kubikgård betong. Vid beredningen av projektbudgeten uppskattas var och en av dessa kostnader och uppgår då. Några av dessa uppskattningar kommer att vara mer exakta än andra. Således bör projektbudgeten innefatta en beredskapsersättning. Det är pengar som läggs åt sidan i budgeten "just if" den faktiska kostnaden för varan är väldigt annorlunda än uppskattningen.

Resultatet är de pengar företaget vill göra från uppgiften. Det läggs på toppen av kostnaden.

Så en projektbudget består av beräknad kostnad plus beredskap, plus eventuell vinst.

Projektledarens jobb är att hålla den faktiska kostnaden vid eller under den beräknade kostnaden och maximera den vinst som företaget tjänar på projektet.

En konst och en vetenskap

Framgångsrik projektledning är en konst och en vetenskap som tar övning. De idéer som presenteras ovan kan ge dig en grundläggande förståelse för projektledning, men betrakta det bara en början. Om ditt jobb eller karriärväg inkluderar projektledning, och du vill förbättra dina färdigheter, prata med framgångsrika projektledare, läs och öva. Projektledning kan vara en mycket givande karriär.