Planera ett projekt med hjälp av de grundläggande verktygen för projektledning

Vår värld av arbete är alltmer en värld av projekt. Projekt är hur vi utvecklar nya produkter, genomför strategiska initiativ och gör allt som är nytt i en organisation.

Projekt är per definition tillfälliga och unika initiativ , i motsats till vanliga verksamhetsaktiviteter. Och medan många företag är beroende av utbildade, certifierade projektledare för att leda sina initiativ krävs projektfärdigheter alltmer för alla yrkesverksamma.

Denna artikel ger en introduktion till planering av ett projekt för alla professionella intresserade av att anta de metoder som fungerar så bra för professionella projektledare.

Ta dig tid att verkligen definiera och planera ditt projekt:

Projektledare förstår att en stor del av den totala projektlängden används i planeringen. Många av oss har en tendens att rusa för att starta arbetet, vilket i projektets värld liknar att hoppa över läsning av instruktionerna på den nya möbler du köpt från en av de "montera det själv" -handlarna. Chansen är att rusa att göra arbetet utan att läsa instruktionerna kommer att skapa några allvarliga problem någon gång i din strävan.

I stället för att ruska rakt in i arbetet är det viktigt att spika ner några kritiska problem:

1. Vad skapar du exakt? Var så specifik som möjligt.
2. När måste den fyllas i med?
3. Vilka resurser (personer, utrustning och budget) har du tillgång till för att slutföra projektet?

Ovanstående tre punkter är de grundläggande komponenterna i en räckviddsdeklaration. Varje projektledare arbetar för att klargöra omfattningen före arbetets början.

Ompröva bolagets semesterpartiinitiativ:

Ett samlingsformulär för företagssemesteret kan läsa på följande sätt: Vårt mål är att planera och leverera ett företagsfirande för 100 anställda och deras betydande andra före slutet av december till en kostnad som inte överstiger $ 10 000. Vår planering och samordning kommer att bestå av 4 ledamöter med tillsyn av VD. Festen kommer att innehålla en öppen bar, pläterad måltid, efterrätt och underhållning.

Att bara ta sig tid att tillverka det enkla men viktiga uttalandet erbjuder kraftfull vägledning för teamet som deltar i projektet. Alla förstår projektets art, tidsram, resurser och budget.

Fördela räckvidden till diskreta arbetsblock:

Projektledare skapar något som kallas en arbetsfördelningsstruktur för att beskriva i tydliga handlingar, alla projektets arbete som måste fyllas i av någon i en viss tid ram. I din situation kan arbetsfördelningen innehålla:

• Identifiera plats.
• Bekräfta tillgängligheten av rum och lås den in med en insättning.
• Välj matalternativ.
• Bekräfta fältet och vad baren innehåller.
• Identifiera dessertalternativen.
• Skapa och distribuera inbjudningar med matval.
• Slutför matval baserat på återvände inbjudningar.
• Beslut om typ av underhållning.
• Granskningsalternativ för underhållning och välj.
• Bekräfta matsalens inställning.
• Köp bord presenter till gäster.
• Koordinera och leverera händelsen.

Projektledare skulle utveckla denna uppdelning av projektets arbete utan hänsyn till resurser eller tidsplanering, men mer i brainstormingsformat. När allt arbete som krävs för att uppnå projektets omfattning har identifierats är det dags att lägga det i ordning, tilldela ansvarsområden och be om tids- och kostnadsberäkningar från dina lagmedlemmar.

Skapa projektplanen från arbetsfördelningen:

När du har slutfört den enkla arbetsfördelningen som identifierats på föregående sida måste du nu:

• Bekräfta att alla huvudämnen för att uppnå projektets omfattning har identifierats.
• Bekräfta vem som ska hantera vilka arbetsobjekt och skapa en ansvarsmatris som beskriver de viktigaste arbetsuppgifterna av ansvarig part.
• Begär att varje lagmedlem granskar sina uppgifter, identifierar tid och kostnadsberäkningar, noterar tidsgränser, sammanfattar resursbehov och ser till att de har utvärderat grundligt det arbete de måste ansvara för.

När ovanstående steg har genomförts ska projektgruppen samarbeta för att sekvensera händelserna i rätt ordning och notera några konflikter mot resurser eller potentiella planeringsutmaningar. Obs! En projektledare skulle slutföra detta steg genom att utveckla ett nätverksdiagram, beräkna den kritiska sökvägen och sedan schemalägga resurser, ofta med hjälp av datorprogram.

För ditt mindre projekt med hjälp av informella metoder kan en enkel post-it-typtypsätt att lägga ut objekten i följd vara allt som är nödvändigt. Denna process gör att du kan utveckla en fullständig bild av de aktuella stegen och deadlines för planering och leverans av en bra semesterfest!

Låt arbetet börja:

Nu när du har tagit dig tid att ordentligt täcka projektet, identifiera de viktigaste uppgifterna, sekvensera uppgifterna och utvärdera tid och resursbehov, är du beredd att få laget att arbeta med deras tilldelat ansvar. Din roll som informell projektledare är att övervaka arbetet, stödja gruppmedlemmarna och hjälpa till att identifiera och lösa utmaningar som de uppstår. En bra projektledare möts regelbundet med gruppmedlemmar för att bedöma framsteg och identifiera och navigera framväxande risker.

Bottom Line:

Samma tillvägagångssätt som beskrivs ovan kan tillämpas på alla projektlägen i din avdelning eller affärsenhet. Utveckla ett tydligt räckvidd, identifiera arbetet, tilldela resurser, utveckla uppskattningar och schema, och följ sedan över och kontrollera arbetet. Dina metoder kommer att erkännas och uppskattas av de professionella projektledarna på din arbetsplats, och dina resultat blir mycket bättre än att bara hoppa in i arbetet utan att tänka igenom det.Bäst av framgång med ditt nästa initiativ!

-

Uppdaterad av Art Petty