Förberedelse för en arbetstagarkompensationsrevision

Kommer ditt företag att genomgå en arbetskompensationsrevision? Att förbereda en revision kan verka skrämmande, särskilt om din försäkringsgivare planerar att genomföra en fysisk revision hos dina lokaler. I den här artikeln beskrivs några steg du kan ta som hjälper dig att göra processen enklare och snabbare.

Planering av revisionen

Din försäkringsgivare för ersättning för arbetstagare kommer sannolikt att inleda granskningsprocessen strax efter att arbetstagarnas ersättningspolicy löper ut.

Du kan få ett brev från din försäkringsgivare eller ett telefonsamtal från den person som är behörig att utföra din revision. Din tilldelade revisor ska schemalägga revisionen vid en tidpunkt som är lämplig för dig. Datumet ska vara tillräckligt långt in i framtiden så att du får tillräckligt med tid för att samla in den information som revisoren behöver. Be revisoren att ge dig en sammanfattning av de uppgifter som han eller hon kommer att behöva för att utföra revisionen.

Observera att din tilldelade revisor kanske eller inte kan vara anställd hos försäkringsgivaren. Vissa försäkringsbolag upprätthåller en internrevisionsavdelning bemanad med egna medarbetare. Andra lägger ut revisionsfunktionen till ett oberoende revisionsföretag. Processen ska vara densamma om revisionen utförs av en anställd hos försäkringsgivaren eller en entreprenör.

Rekord du behöver

Revisorn behöver olika finansiell information för den tidsperiod som omfattas av den policy som granskas. Här är den typ av information du kan bli ombedd att tillhandahålla:

Redovisningsbokstav
Skatteformulär, särskilt formulär 941 och 944, Arbetsgivare Federal Tax Return (kvartalsvis respektive årlig)
Register över kontantutbetalningar
Betalningar för tjänster som tillhandahålls av oberoende entreprenörer. Revisorn måste kontrollera att dessa arbetare inte är dina anställda.
Betalningar för tjänster som tillhandahålls av underleverantörer
Försäkringsbevis för varje underleverantör du anställde
W-2 och 1099 formulär
Arbetsbeskrivning för varje arbetstagare. Se till att det beskrivs arbetstagarens uppgifter korrekt.
Beskrivning av din affärsverksamhet
Löneposter för policyens löptid. Revisorn måste verifiera alla lönekällor som tillhandahålls till varje arbetstagare (lön, bonusar etc.).
Lönebegränsningar som är tillämpliga på verkställande befattningshavare, samarbetspartners, ensamägare etc. som omfattas av politiken
Arbetsblad för erfarenhetsbedömning

När du har samlat in de nödvändiga uppgifterna måste du ordna det. Lägg alla dina löneposter (till exempel W-2-formulär, betala stubbar och övertidsposter) tillsammans så att informationen är lättillgänglig. På samma sätt lägger du all information om underleverantörer, inklusive betalningsbelopp och försäkringsbevis, på ett ställe. Din insats kommer att löna sig, vilket gör revisionen enklare och snabbare.

Vad ingår i löneavgiften?

Ditt ersättningspremie för arbetstagare beräknas genom att multiplicera en ränta gånger din lönedel och sedan dela resultatet med 100. NCCI och de flesta statliga arbetstagarnas ersättningsmyndigheter hänvisar till löneavgiften som ersättning . Dessa termer används ofta omväxlande. Båda betyder det monetära värdet av de tjänster som dina anställda tillhandahåller till din organisation.

Kostnaderna som ingår i ersättningen varierar något från stat till stat. De omfattar dock i allmänhet följande:

Bruttolöner och löner, inklusive retroaktiva löner och löner
Provisioner. Detta inkluderar totala provisioner mottagna av en arbetstagare och eventuella teckningar mot provisioner.
Bonus, inklusive aktiebonusplaner
Semester, semester och sjukpenning
Övertidslön. I alla utom några länder inkluderar ersättningen övertid, beräknad till raktidsränta. Antag exempelvis att en arbetstagares normala timpris är $ 20 per timme. Om arbetaren betalades $ 600 i 20 timmar övertid, skulle du bara inkludera 400 dollar av övertidslönen.
Betalningar som görs av dig som annars skulle ha hållits tillbaka från anställdas lön enligt lagen om social trygghet, Medicare eller en pensionsplan
Betalning till arbetstagare på annan grund än arbetstid. Exempel är styckarbete, vinstdelning eller incitamentsplaner.
Betalning eller ersättning för handverktyg eller handverktyg som arbetstagare använder för att utföra sina jobb
Hyresvärde för en lägenhet eller ett hus som tillhandahålls en anställd. Värdet av övriga logi och måltider som en arbetstagare mottog som en del av hans eller hennes lön
Betalningar dras av arbetstagarnas bruttolön för pension, cafeteria eller sparplaner
Lön för anställda hos oförsäkrade underleverantörer (se kommentarer nedan)

Vad är uteslutet från löneavgift?

Det finns ett antal kostnader som vanligtvis utesluts när löneavgiften är beräknad för syftet med ersättningsförsäkring för betygsarbetare. Även om dessa varierar beroende på stat, innehåller de ofta följande:

Tips och andra förmåner mottagna av anställda
Avgångsvederlag (annan än för arbetstid)
Rabatter på inköpta varor från arbetsgivaren
Ersättningskostnader
Betala för aktiv militär tjänst
Enhetliga utsläppsrätter

Klassificeringar

En revisors primära uppgifter är att säkerställa att försäkringsbranschen är korrekt klassificerad. Arbetskompensations klassificeringssystem är utformade för att kategorisera företag , inte enskilda anställda. Revisorn granskar ditt företags verksamhet för att avgöra om den grundläggande klassificeringen som anges i din policy är korrekt.

Den grundläggande klassificeringen är den klassificering som bäst beskriver din övergripande verksamhet. Detta är ofta detsamma som den styrande klassificeringen (klassificeringen tilldelades mest löneavgift). Antag exempelvis att du driver en maskinaffär. Några av dina anställda arbetar med svarvar medan andra använder borrpressar eller stämplingsmaskiner. De specifika aktiviteter som utförs av dina anställda kan variera från arbetstagare till arbetare.Ändå passar de alla med din grundläggande klassificering, maskinshop.

Vissa anställda kan utföra uppgifter som kräver separata klassificeringar. Till exempel använder din maskinaffär en kontorist som utför sitt jobb i ett sluten kontor bort från andra arbetare. Denna anställd skulle sannolikt bli tilldelad klassificeringen Clerical Office Employee snarare än Machine Shop.

Arbetskompensations klassificeringssystem är extremt komplexa. Din revisor kan omklassificera ditt företag på ett sätt som du inte förstår eller det inte är meningslöst för dig. I detta fall, fråga revisorn för en förklaring. Om du fortfarande är förvirrad om ändringarna, fråga din agent eller mäklare om hjälp.

Möte med revisorn

För att utföra revisionen måste revisor träffa dig eller en betrodd företrädare för ditt företag. Om du delegerar den här uppgiften till någon annan, se till att han eller hon:

känner ditt företag väl
förstår alla faser av företagets verksamhet
vet vilka uppgifter som utförs av varje anställd
förstår ditt företags arbetstagarnas ersättningspolicy, inklusive de klassificeringar den innehåller
förstår ditt företags finansiella dokument, inklusive löneuppgifter, så att han eller hon kan svara på frågor från revisoren.

När du möter revisorn bör du eller din designad vara samarbetsvillig och svara på revisorens frågor så väl som du kan. Ge inte information som inte begärdes.

Som många företag kan ditt företag anställa ett off-site bokföringsföretag för att hantera dina bokförings- och lönelistorfunktioner. Ska din bokförare träffas med revisionen på dina vägnar? Svaret är nej. Din bokförare kan ge revisoren de finansiella rapporter som han eller hon behöver för att göra revisionen. Revisorn måste dock besöka dina lokaler för att utföra en fysisk revision.

Underleverantörer

Många stater har lagar som innebär ansvar för entreprenörer som anlitar oförsäkrade underleverantörer. Dessa lagar gäller dig om ditt företag fungerar som en entreprenör, och det underleverantörer arbetar med andra.

Antag exempelvis att ditt företag, ABC Construction, anställer en underleverantör som heter P & J VVS för att göra rörarbete på en byggnad du renoverar. En anställd hos P & J skadas på jobbet, och försöker att lämna in en ersättningskrav för arbetstagare. P & J har dock inte köpt ersättning för arbetstagare. I de flesta stater kan den skadade arbetstagaren söka förmåner enligt din ersättningspolitik för arbetstagare.

Försäkringsgivare är enligt lag skyldiga att ge ersättningar till anställda av oförsäkrade underleverantörer. Således kommer din revisor att granska dina skattehandlingar och leta efter 1099 formulär utfärdade till underleverantörer. Han eller hon kommer att kontrollera om du har erhållit ett försäkringsbevis från varje underleverantör du anställde. Om någon underentreprenör du anställde inte gav bevis för arbetstagarens ersättningsförsäkring, kommer revisorn att betala dig ett tilläggspremie för den entreprenörens försäkringsskydd.

Priset för en oförsäkrad underleverantör beror på vilken typ av arbete underleverantören utförde.Till exempel, om underentreprenören utförde takarbeten, så kommer takten för den tillämpliga takklassificeringen att användas. Kursen kommer att tillämpas på hela eller en del av kostnaden för det underleverantörer. Om de pengar du betalat till underleverantören var för arbete bara, kommer hela kostnaden (dividerad med 100) att användas som premiebidrag.

Entreprenör kontra underleverantör

Om din verksamhet inte är en entreprenör, är du ansvarig för skador som uppstår av anställda hos oberoende entreprenörer du anställer? Svaret är generellt nej. Entreprenören driver ett företag som är oberoende av din. Således är entreprenören ansvarig för att ge arbetstagare ersättning till sina egna skadade anställda.

Antag exempelvis att du äger en butik. Du anlitar en Fabulous Flooring, en golvleverantör, för att riva ut ett gammalt linoleumgolv i din butik och ersätta det med en ny. Du skisserar resultatet du vill ha (ett nytt golv) och Fabulous gör jobbet. En fantastisk övervakare övervakar golvarbetarna. Handledaren anger arbetsscheman och dikterar hur anställda utför sitt arbete. Om en Fabulous anställd skadas när du installerar ditt nya golv, ska Fabulous (inte ditt firma) vara ansvarig för arbetstagaren.

Det finns vissa situationer där ett företag kan hållas ansvarigt för skador på anställda hos en oberoende entreprenör. Således bör du insistera på att alla oberoende entreprenörer du anlitar bevisa att de har köpt arbetskompensationsförsäkring.