Utestående kontroller: vad de är och vad man ska göra

Utestående kontroller är inte lika stora som de låter. En utestående check är en check som har skrivits men aldrig presenterats för betalning. Med andra ord deponerade aldrig mottagaren eller betalade checken, så checken är fortfarande ute där någonstans.

Dessa enastående objekt kan orsaka bokföringsmärkningar, och de resulterar i ej anspråk på egendom som i slutändan måste övergå till staten.

Varför gör du utmärkta kontroller?

När du betalar med check måste din betalningsmottagare sätta in eller kontantera kontrollen för att samla in på betalningen.

Betalningsmottagarens bank kommer att begära pengar från din bank och transaktionen är slutförd när din bank skickar pengar till betalningsmottagarens bank (eller till betalningsmottagarens konto om du använder samma bank eller kreditförening).

Om mottagaren av en check aldrig gör något med det - eller om kontrollen förloras eller förstörs - har du fortfarande pengarna i ditt konto. Ett undantag från detta scenario är när du använder online-betalning via din bank: Fonderna dras ofta av när checken skrivs ut, men pengarna återbetalas till ditt konto om betalningsmottagaren inte lämnar in checken inom en viss tid .

Inflated account balance: Eftersom du fortfarande har pengarna, kanske du tror att du kan spendera den. Tyvärr hör fonderna verkligen till någon annan. Om de sätter in checken när du inte förväntar dig det kommer du att sluta med mindre pengar än du trodde, eventuellt överföring av ditt konto och studsningskontroller.

Företagskontroller: Företag håller ofta koll på utestående poster och spårar leverantörsskulder. Men företagen måste också ta itu med okravade egendomslagar. Om betalningar till anställda eller leverantörer blir oskadade måste du så småningom sätta den övergivna fastigheten över till ditt tillstånd (några år i de flesta stater, men kontrollera med lokala tillsynsmyndigheter).

Om du inte hanterar situationen korrekt, bryter du lagen.

Vad du ska göra om utestående kontroller

Var proaktiv om utestående kontroller och få reda på saker så snart som möjligt. Antag inte att det är din lyckodag och att du får använda pengarna för andra ändamål. Du är fortfarande skyldig pengarna, och du måste betala det förr eller senare (om det gäller avsedd betalningsmottagare eller staten). Använd ett bokföringssystem som drar av eventuella okontrollerade kontroller från dina tillgängliga medel.

Ring eller skriv: Om du märker att en check inte har deponerats, kontakta din betalningsmottagare. Ett enkelt telefonsamtal eller e-post är bra - bara checka in för att se till att de fått betalningen och fråga om de ska sätta in checken. Om det inte fungerar, är det en bra idé att skicka ett brev som informerar dem om att kontrollen inte har behandlats, och de bör meddela dig om de inte har fått betalningen.

Om du behöver en mall, använd vårt -exempel Letter for Outstanding Checks.

Var noga med att dokumentera eventuella meddelanden om utestående kontroller. Du kan behöva bevisa att statliga tillsynsmyndigheter har gjort rimliga försök att slutföra betalningen, men betalningsmottagaren samarbetade inte heller eller det var omöjligt att kontakta betalningsmottagaren.

Ska du skriva ett annat check?

När du pratar med din betalningsmottagare kan de begära att du skickar en ny check, som de kommer att lova att betala omedelbart.

Innan du gör det, be dem att returnera den gamla kontrollen om det är möjligt. Detta eliminerar möjligheten att de (avsiktligt eller oavsiktligt) sätter in båda kontrollerna.

I vissa fall måste du utfärda en ny check utan att få den gamla checken tillbaka. Checken kan ha försvunnit av någon anledning, och din betalningsmottagare behöver en ny. Detta sätter dig i en svår situation eftersom du kommer att ha två checkar ut för en enda betalning. Om den gamla kontrollen deponeras kan din bank hylla checken, och du kommer sluta betala dubbelt. Bankerna brukar inte hedra kontroller skrivna mer än 6 månader sedan, men det händer ofta att du bör vara försiktig (även om du skriver ut "Annullera efter 90 dagar" eller något liknande på dina kontroller).

Om beloppet är tillräckligt stor för att orsaka problem (eller om du inte litar på betalningsmottagaren), överväga att fråga din bank om att "stoppa betalningen" på den gamla kontrollen.

Detta tillvägagångssätt är inte perfekt, men det kan hjälpa till att skydda dig. Sluta betalningsanmodningar kosta pengar, och de varar bara i 6 månader, så du kan behöva göra det flera gånger.

Varför får inte checkar bli inkasserade?

Det finns flera anledningar att kontrollerna inte blir deponerade. Den enklaste orsaken är att din betalningsmottagare helt enkelt inte har kommit runt för att behandla checken. Kanske behöver de inte pengar direkt, och de har varit upptagna att göra andra saker.

Kontroller kan också gå vilse i högar av papper eller falla bakom skrivbord. Återigen, om pengarna inte är oerhört viktiga för betalningsmottagaren blir det inte märkt. Slutligen kan kontroller returneras till dig i posten om en betalningsmottagaradress har ändrats, men processen kan ta förvånansvärt lång tid.

Kontroller utfärdade till dig

Om en check utfärdades till dig och den fortfarande är utestående, kontakta checkutgivaren och be om en ersättare. Det kan hända att du måste returnera originalkontrollen eller underteckna dokument som säger att kontrollen är borttappad eller förstörd (och att du inte försöker sätta in båda kontrollerna). Om du inte hittar emittenten, kolla med ditt tillstånds övergivna fastighetsprogram.