Lära sig hur man köper ett företags telefonsystem

För de flesta organisationer är den viktigaste delen av kontorsutrustning telefonen. Business class telefonsystem börjar normalt kosta några tusen dollar, och priset ökar proportionellt med ökningen av systemets storlek och antalet funktioner du vill ha.

Telefonklassystemen som behandlas här är för kontor med tio personer eller mer.

Vilka funktioner du behöver

Funktionerna som ger värde till ditt företag och kopplar ditt företag till världen kommer att öka den totala kostnaden för telefonsystemet.

Ett telefonsystems säljare kommer att försöka sälja alla klockor och visselpipor (det är deras jobb), men du måste titta på varje funktion och bestämma om det kommer att öka värdet till ditt företag eller spara pengar.

Grundfunktioner

Här är några av de vanligaste funktionerna som finns tillgängliga på ett företags telefonsystem. Varumärket är annorlunda, så fråga säljaren för en komplett lista över alternativ.

Auto ledsagare tar vanligtvis platsen för en receptionist genom att presentera ringer med en lista med alternativ för att röra sitt samtal (t.ex. "Tryck 3 för att prata med någon i försäljningen"). Det kan också låta uppringare ringa direkt på en fests anknytning.

Konferensfunktioner tillåter två eller flera tillägg ansluta till delning i en konversation. Vanligtvis är standard två. Om du behöver mer än två, fråga vad maximalt antal deltagare är. Vissa system tillåter endast interna tillägg. Om du behöver externa konferenssamtal, fråga om det också.
Automatiserad katalog tillåter uppringare att leta upp en anställds förlängning genom att skriva in de första bokstäverna i deras namn.
Röstbrevlåda låter meddelanden lämnas för anställda som inte är tillgängliga eller i telefon. Vissa system kan vidarebefordra röstmeddelanden till en medarbetares e-post och låta separat röstbrevlåda från tredje part kopplas till sin utrustning. Beroende på prissättning kan det här spara pengar.
Samtalshändelse är möjligheten att ringa ett samtal medan användaren deltar i andra frågor. Vanligtvis ingår i systemet.
Vidarekoppling ger användaren möjlighet att vidarebefordra alla samtal till en annan anknytning eller till röstbrevlådan tillfälligt.
Snabbval sparar ofta använda telefonnummer och låter användaren ringa upp den med en knapptryckning eller två. Det är en bra tidsbesparare för ofta kallade nummer.
Återuppringning tillåter att det senaste numret kallas för att återuppringas med en knapptryckning.
Personsökning tillåter en användare att prata via ett offentligt adresssystem för att ringa till en anställd eller ge meddelanden.
Music on Hold ger dina uppringare något att lyssna på medan de är på vent. Det kan vara musik eller förinspelade meddelanden som annonserar ditt företag.
Back Up Power kommer att ge en alternativ strömkälla i 10 till 60 minuter vid strömavbrott.

Avancerade funktioner

Avancerade funktioner lägger till betydande kostnader för det totala systemet och kommer att lägga till en löpande kostnad under systemets livslängd. Detta kan dock kompenseras av minskad kundservice och tidsbesparande fördelar som de tar med sig.

Remote Location -funktionen möjliggör enkla kontakter till anställda på plats eller små fjärrkontor genom att helt enkelt ringa en intern förlängning.
Hitta mig / följ mig tillåter användarna att vidarebefordra sin telefon på begäran till en annan telefon, mobil, hemtelefon, sekreterare etc.
Datorns telefonintegration (CTI) gör det möjligt för telefonsystemet att interagera med ett datorsystem. Exempel är möjligheten för en användare att klicka på ett telefonnummer på skärmen och få telefonsystemet automatiskt att ringa upp numret (reducerar fel nummer och sparar tid); eller överföring av kundens telefonnummer till en dator när de ringer för att dra upp kundens konto och visa det på skärmen för arbetstagaren innan du svarar på telefonen. Det här alternativet är väldigt dyrt.

Hur stort systemet ska vara

Nästa fråga du måste svara är var du vill ha telefonerna. Följande lista identifierar gemensamma platser där du vill hitta en telefontillägg:

Mottagare
Varje kontor
Faxmaskin
Kreditkortsterminaler, dataportar
Konferensrum
Butik / lagergolv
Allmänna områden (väntrum, hallar, entrévägar etc.)

Nästa måste du bestämma hur många samtidiga telefonsamtal kommer att komma in och lämna kontoret. Summan av inkommande och utgående samtal vid vilken tidpunkt som helst är antalet linjer (eller trunkar) som du behöver.

Vanliga konfigurationer är 3, 8, 12, 16, 24 eller 48 linjer. Större system har expansionsluckor så att du kan lägga till fler rader vid ett senare tillfälle. Kom ihåg att redogöra för framtida tillväxt (25% är inte ovanligt). Viktigt: Om du underskattar detta kommer uppringarna att få en upptagen signal om alla linjer används.

Hitta en telefonsystemleverantör

Att hitta en återförsäljare är inte svår. Först kan du söka på nätet för "Telefonutrustning och tillbehör" för att hitta en återförsäljare nära dig.

Utställningar för affärs- och kontorteknik är också bra ställen att börja. Inte bara kommer du att kunna möta försäljningen och stödja människor, men du kanske också kan prova ett system.

Slutligen är det bästa sättet att fråga. Fråga personer du vet som har affärer med ett kontor. Du kan också få sin bedömning av kvaliteten på utrustningen och servicenivå som tillhandahölls.

Beräkna den totala kostnaden

Den totala kostnaden för systemet kommer att bestå av följande komponenter:

Basenhet / System är den enhet som styr hela telefoninfrastrukturen.Kostnaden är beroende av antalet funktioner du har, antalet telefonuppsättningar som kan hanteras och antalet linjer som kommer från telefonselskapet.
Handenheter / Skrivbordssatser är enheterna som sitter på skrivborden eller är anslutna till väggen. De kommer i flera olika stilar, kapacitet och priser. Priserna kan sträcka sig från $ 70 till $ 1, 000. Exempel är: Grundläggande (billigaste), Mid-nivå, Executive / High-End, Receptionist Sets (dyraste) och Conference Table Units. Andra alternativ inkluderar handsfree-headset och trådlösa anslutningar. De flesta handenheter är proprietära och kommer bara att fungera med ett bassystem från den tillverkaren. Om du byter ut ett befintligt telefonsystem, kan kostnaden för alla nya telefoner (om du byter varumärken) göra en uppgradering till nästa högre modell den enda prisvärda lösningen du har.
Ledningar är blodkärlen i organisationen och får inte marginaliseras. Om du bygger ett kontor, installera extra ledningar och behållare i något område som du tror att du kanske behöver en telefon i framtiden. Kostnaden kommer att vara en bråkdel av kostnaden om du måste gå tillbaka senare och slå hål i tak och väggar. Om du installerar den i en byggnad med befintliga kablar, måste återförsäljaren kontrollera kablarna för kompatibilitet innan du skriver under kontraktet.
Installation och Initial Configuration är den mest tidskrävande delen av projektet. Telefonsystem fungerar inte rätt ut ur rutan och kommer sannolikt att behöva installeras och initialt konfigureras av en utbildad tekniker. För att komma igång så fort som möjligt, se till att detta ingår i kontraktet. Andra alternativ som kan förhandlas fram är underhåll, framtida ändringar och utbildning för dina anställda.

Göra slutgiltigt beslut

Det slutliga beslutet ligger på dina axlar. Telefonens säljare kan vara aggressiva, men kom ihåg att du är "kunden" och du är ansvarig. För att få det bästa priset för det system du vill ha, leverera dina krav till flera företag och låt dem bjuda på projektet. Se till att du får ett detaljerat förslag som täcker alla områden som beskrivs ovan.

Du kommer inte att få tillbaka en jämförelse mellan äpplen och äpplen, så fråga om att kostnaden för funktionerna listas separat (eller detaljerad, om de ingår som ett paket med funktioner). Detta gör att du kan avgöra vad som orsakar skillnaderna i priserna. Om du fortfarande är osäker på en tydlig ledare, be om att se en demo på en befintlig kunds webbplats. Slutligen, jämföra förslagen och välj den som uppfyller dina behov, möjliggör tillväxt och, viktigast av allt, känner du dig mest bekväm med.