5 Sätt att bygga harmoni med japanska kunder

När vi amerikaner förhandlar med andra amerikaner tror vi generellt att vi kan läsa den andra parten. Med tiden lär vi oss att ta hand om fasta handslag och uppriktig ögonkontakt, och om skiftande, nervositet och likgiltighet. Vi har våra egna instinkter om harmoni och konflikt. Men när vi korsar havet ser konflikter och dess upplösning väldigt annorlunda ut.

Insikter i den japanska kulturen

De insikter som jag håller på att dela är resultatet av sju år med att utveckla en marknad i Japan - några av dem spenderade enbart på banbrytande och odla kundrelationer.

Eftersom jag ännu inte hade någon verksamhet kunde jag koncentrera mig på det som verkligen pågick interpersonellt. Det här är inte en garanterad läxa för att lösa konflikter med japanska medarbetare, men en uppsättning viktiga allmänna riktlinjer.

För västerlänningar är det första steget mot att bygga gruppens harmoni konfliktlösning. Japanarna vägrar dock att konfrontera konflikter, eller till och med erkänna att det finns! Föreställ dig konsekvenserna när dessa två olika interpersonella stilar kolliderar: ditt franka initiativ att lägga alla kort på bordet och utarbeta alla dina skillnader, så lovvärda bland dina amerikanska medarbetare, kan ses som höjden av elakhet i Japan.

Förutom konfliktundvikande strävar japanerna efter relationer där skyldigheter minimeras. Om de måste åta sig skyldigheter, tycker de mycket om att de ska uppfylla dem. Detta beror på att skyldigheter och deras uppfyllande är mycket viktiga i japansk kultur.

Varje interpersonell interaktion kommer sannolikt att resultera i en viss grad av skyldighet, och konsekvensen av att den inte uppfylls är förlusten av förtroende och stöd, inte bara från den berörda parten utan också från alla observatörer.

Denna pliktskultur, intressant nog, har varit ett utmärkt tillfälle för japanska affärer.

Den japanska konfektindustrin fick tag i vår Alla hjärtans dag och framgångsrikt befordrad den i Japan. Marknadsundersökningar visade att de flesta godisgåvorna som såldes den dagen gavs av kvinnor till män. Att veta att gåvor mottagna måste återbetalas i Japan, godismakarna lanserade en andra semester några dagar efter Alla hjärtans dag, som de kallar "vit dag". De fakturerade det som den dag då män kunde (måste) köpa vit choklad och ge den till alla de från vilka de fick choklad på Alla hjärtans dag. De flesta japanska cheferna fruktar nu denna årstid eftersom de kan få alla hjärtans dagchoklad från 10 till 15 kontorsdamer, var och en måste ges en chokladgåva av större värde än den som hon gav chefen.För den genomsnittliga manliga chefen kan de totala chokladinköpen för Vit dag överstiga hundra dollar.

Åtgärdskulturen knyter också till konfliktlösning. I Amerika, när vi gör oss redo att kvadrera med vår motståndare över förhandlingsbordet, förutser vi en win / lose-situation. I Japan kan konflikt vara ett tillfälle att skapa en skyldighet. Till exempel, om två japanska affärsmän förhandlar om ett distributionsföretag och man anger hur många enheter som ska säljas på ett år, har han inte förlorat marken.

Genom att ge in, har han ställt den andra parten i skulden - och han kan ringa i förpliktelsen senare.

Riktlinjer för att göra affärer i Japan

Två viktiga riktlinjer för att göra affärer i Japan är: hedra alla dina egna skyldigheter noggrant men hjälpa dina medarbetare att undvika att ådra sig dem. Här är fem sätt att sätta dessa principer på jobbet:

1. Manipulera sammanhanget. Vara känslig för förhållandet mellan dina japanska medarbetare och förändra omständigheterna och miljön tills du får den reaktion du letar efter. Om du till exempel är i ett gruppmöte och du har problem med att kommunicera, hitta ett sätt att prata med den japanska gruppledaren bort från alla andra så att du kan skapa en privat situation. Detta avlägsnar trycket i sina skyldigheter gentemot sina gruppmedlemmar så att han kan utveckla förtroende för dig och vara säker på en hanterbar gräns för de skyldigheter han kommer att ådra sig.

2. Förlora inte din nerv. När man förhandlar frågar amerikanerna direkt frågor och förväntar sig direkta svar. Den japanska kommer vanligen att ge ett vagt svar eller paus på obestämd tid. Du vet vad som händer i dessa situationer: du blir rattled och ger bort för mycket. Säg att du granskar ett kontrakt med en försiktig amerikansk. Efter en kort diskussion frågar du, "Är detta behagligt för dig?" Festen sitter tyst, ögonen limmade på pappret. Orolig att sätta upp affären, du blurt ut, "Vad sägs om om vi minskar den projicerade volymen med 15%, kommer det att hjälpa?" Innan du vet det har du spelats in för att göra en koncession som kanske inte har varit nödvändig. I Japan är denna situation snarare än undantaget.

   Istället för att hoppa in för att fylla pausen, bekräfta din potentiella kunds behov av tid. Back off. Försök med "Vill du ta dig tid att tänka på det och komma tillbaka till mig?" Eller, mer inbjudande, "Finns det något i kontraktet som inte uppfyller ditt fullständiga godkännande? För att det är viktigt att det gör det." Tricket är att bjuda in dem att ta nästa initiativ.

3. Eliminera överraskningar före möten. Parter i förhandlingar bör försöka lösa så många skillnader som möjligt i privat så att de inte övergår under förhandlingarna. Japanerna är mycket obehagliga med att lösa stora konflikter i ett offentligt sammanhang och kan aldrig återvända till bordet om de "förvånas" på detta sätt.

4. Använd en tredje part. En oberoende medlare kan bidra till att minska materiella konflikter över tiden, så att de två parterna sitter ner för ett möte, lämnas endast mindre skillnader olöst.Välj din tredje part klokt. Din japanska klient måste känna till och lita på den här personen och tro att deras kultur kommer att förstås och deras värderingar kommer att serveras.

5. Flytta långsamt och tala mjukt. Kör inte för snabba framsteg i förhandlingarna. Var tålmodig och gör små förändringar och kompromisser, oavsett om du befinner dig i styrelserummet eller på golfbanan. Om du måste ta upp frågor eller oro, gör det i en viskning - håll den privat! Dina japanska kunder vill inte att kocken i köket ska överhöra, och jag hoppas inte heller!

Foto med tillstånd stock. Xchng