Video: Hur du ställer in din vandringsryggsäck 2024
Många företag har betaltjänster för att hjälpa till med behandling av lönecheckar för anställda. Även ett mycket litet företag kan dra nytta av att ha en lönestjänst. Men det finns några andra uppgifter du kan få hjälp med, särskilt i slutet av året och på väg in i det nya året.
Jag frågade Teresa Ray, ägare till löneavdelningen, Inc., om de typer av årsskiftet som en lönjänst kan erbjuda till kunderna.
Samla in information för 1099
Om du har betalat icke-anställda (till exempel självständiga entreprenörer och frilansare) som du kommer att behöva ge en 1099-MISC-blankett på året -Du kan fråga din lönjänst för att göra dessa betalningar under hela året. Din tjänst kan också vara ansvarig för alla 1099-förberedelser och arkivering. Hela uppgiften tas bort från ditt skrivbord som arbetsgivare!
Teresa föreslår att du börjar genom att gå tillbaka genom ditt företagskontrollkontoregister för att hitta utbetalningarna till icke-anställda under året.
Du måste också se till att varje icke-anställd har skrivit en W-9-blankett med information om skattebetalarens ID och adress.
Då måste du avgöra om en 1099-blankett är nödvändig för varje person eller företag på din lista. Detta är en tvåstegsprocess. I allmänhet krävs en 1099 för alla individer och företag utan företag som du betalat $ 600 eller mer under året.
Det finns särskilda regler för advokater. Denna artikel ger dig information om huruvida en 1099-MISC-blankett är nödvändig.
När alla nödvändiga uppgifter har samlats kan du skicka den till din lönestjänst och de kan förbereda och arkivera de nödvändiga blanketterna och maila mottagaren också deras kopia. Din lönjänst gör allt elektroniskt.
För dig som arbetsgivare att undersöka hela processen och göra det exakt skulle det ta lite tid. Och eftersom det bara görs en gång om året, måste du återuppliva processen varje år.
Samla in information för W-2 formulär
W-2 formulär ska ges till anställda varje år och skickas till Socialförsäkringsverket, med information om arbetstagarens bruttolön och avstående. Teresa säger att W-2-information liknar en slutprov som en arbetsgivare tar vid årsskiftet. Alla fyra fjärdedelarna av 941-formuläret (kvartalslöne- och skatteberättelse) matchar mycket exakt till dina W-2-formulär.
Om du har en lönelsetjänst behöver du inte sammanställa informationen vid årsskiftet. Din tjänst kommer att ta hand om att förbereda W-2-erna, lämna in dem med de olika myndigheterna och ge dig en kopia till dig som anställd och till varje anställd.
Säkerhetskopiering av pappersarbete
I vissa fall kan du få IRS att begära att federala inkomstskatter från andra anställda återhålls. Denna backupavdragsavdrag kan hanteras av din löneservice. Tjänsten kan dra av de skatter som krävs av IRS.
Återbetalning av kontanter utan kontanter
I slutet av varje år är arbetsgivarna skyldiga att enligt lag återlämna un-cashed anställda lönecheckar till staten.
Kontroller kan bytas mot en avgift, men statliga lagar kräver att kontroller inte byts ut för att överföras till staten.
På lönesidan kan din löneservice hjälpa dig genom att identifiera de utestående kontrollerna och om möjligt kontakta arbetstagaren för att låta dem få veta om kontrollen.
Vad din lönstjänst inte kommer att göra
- En lönjänst blir inte involverad i nya anbudsformer för anställda och blanketter för att anställa oberoende entreprenörer.
- En löneverkstjänst tillhandahåller inte information till arbetsgivare som förbereder sina egna formulär för ansvarsskyldighet. Om tjänsten gör uppgiften tar de ansvar för noggrannhet och lämplig rapportering.
Slutsatser om löneservice Hjälp för arbetsgivare
Teresa säger,
"Nyligen har jag sagt till folk att lönesystemet är ett" odjur ". Med regeringsförändringar som kommer i snabb takt är det svårt för arbetsgivarna att förbli De har goda intentioner, men om de blir korta, är det inte mycket medkänsla som kommer från Internal Revenue Service.
Vårt arbete hos The Payroll Department, Inc. är att informera våra kunder om komplienser och processkvalitets lönedelar. När vi gör det här, arbetsgivaren har mer tid att göra vad de bäst gör, och de kan ha sinnesro att deras lönedelar förbereds ordentligt! "
Hur du kan hjälpa HR - så HR kan bättre hjälpa dig
Vill veta hur kan du hjälpa din personalavdelning så att HR kan hjälpa dig bättre? Det här är de tre viktigaste åtgärderna som behövs.
Hur hyresgäster kan hjälpa till med fastighetsunderhåll
Fastighetsunderhåll är ett gemensamt ansvar för hyresvärdar och hyresgäster. Här är de sätt som hyresgäster kan hjälpa till att hålla fastigheten i god form.
Ett brev till din bank kan hjälpa till med godkännande
Skriva ett brev kan förbättra dina chanser att låna godkännande. Se vad banken letar efter och prova språk.