Hur din händelseplaneringslista stoppar utlämning

Utmanar du att börja planera ditt evenemang?

I händelseplanering är förseningen din fiende. Som evenemangsplanerare startar vi vårt arbete flera månader (till och med ett år!) Innan en händelse äger rum. Förskott i detta yrke kan vara dödligt och kan kosta dig pengar och ditt företag. Lyckligtvis, med en omfattande händelseplaneringslista vid din sida, kan du erövra förhastning och lämna den död i spåren.

Alla har förhalat sig på ett eller annat sätt. I händelseplanering är det lätt att bli överväldigad av de många uppgifter som måste fyllas i. Detta kan leda till att ingen åtgärd alls, eftersom du är osäker på var du ska börja.

Men en av de största fördelarna med att planera en lyckad händelse är att börja planera tidigt. "Den tidiga fågeln får ormen" och andra idiom påminner oss om att den första som kommer fram till showen ofta är den som får den bästa platsen i huset. Evenemangsplaneraren som börjar planera tidigt har en bättre chans att vara värd för en framgångsrik, mindre stressig händelse.

Eventplanering Arbeta kan inte vänta

Händelseplanering innebär att man samordnar många olika rörliga delar och hanterar många detaljer under olika stadier av ett evenemang. av dessa uppgifter kan inte slutföras några dagar före ditt evenemang. Beroende på vilken typ av händelse och omfattning som gäller när du planerar en lyckad händelse måste du börja tidigt att leverera bästa möjliga resultat.

Händelseplanering tar tid

Om du inte allokerar tillräckligt med tid för att ta itu med en uppgift, kommer den här uppgiften inte att bli klar. Och vid händelseplanering kan den ena oavslutade uppgiften avaktivera en dominoeffekt och flera steg i planeringsprocessen som grundades på att en uppgift börjar falla ifrån varandra. Om du misslyckas med att välja th e rumsuppställning och sittplatser med din klient, då kan du inte hyra borden och stolarna.

Om du inte vet hur många bord och stolar du behöver, kan du inte beställa bordslakan. Inte heller kan mittpunkten. Du får idén. En sak leder till en annan. Du kan riskera att du inte kan boka de objekt du behöver.

Eventplanlistan till räddningen!

Tänk på händelseplaneringen lista ditt hemliga vapen i striden mot förskott. Det ger dig en startpunkt i planeringsprocessen och kommer inte bara hålla dig organiserade och påminna dig om detaljer som du annars skulle ha förbisett, men det kommer också att hålla dig på schema. En händelseplaneringslista hjälper dig att klara avstängning genom att vägleda dig genom händelseplaneringsprocessen med klara steg som har fastställt deadlines.

Så här lägger du samman en händelseplaneringslista

Starta din evenemangsplaneringslista så snart datumet har ställts in för ditt evenemang och du har ett tecknat kontrakt i hand från din klient.Börja inte något arbete förrän du har en första insättning eftersom annars har ditt arbete blivit gjort gratis.

1. Komma igång

När du sätter dig ner för att förbereda din planeringslista, fokusera inte på förfallodatum. Det kan sakta ner dig. Föreställ din händelse från början till slut och tänk på alla de sakerna - stora eller små - som du behöver göra mellan nu och evenemanget själv.

Evenemangsplanerare vet att händelserna består av en serie mindre händelser som passar ihop för att kulminera i den sista händelsen. Börja med att tänka på alla de saker som utgör din händelse och notera dem som de kommer i åtanke. Organisera dessa objekt kommer senare.

2. Brainstorm!

Gör en lista på papper eller datorn, vad du än tycker mest bekvämt. Tänk på inredning, inbjudningar, rumsuppställning, underhållning, bemanning, mat och dryck, tillstånd, försäkringar och så vidare. Ju längre du drar det här och bildar din händelse, desto lättare kommer det att vara att komma fram till enskilda uppgifter. Tänk på detta som din brainstorming session.

3. Vad som ska ingå i din evenemangsplaneringslista

Några saker som ska inkluderas i din evenemangsplaneringslista:

• Bekräfta datum och tid med klienten och
• Skriv kontrakt med klient, plats och leverantörer
• Säkra hotellrum < Hyra underhållning (gästhögtalare, band, artister, etc.)
• Mail inbjudningar
• Välj meny
• Bestäm rumsuppställning
• Hyr vänta
• Bekräfta antal gäster
• Hyr ytterligare händelse personal efter behov
• Gå igenom webbplatsen
• Bekräfta alla detaljer
• 4. Planera tidiga förfallodatum

När du har skrivit alla uppgifter kan du börja arbeta bakåt från händelsen för att bestämma när varje objekt behöver fyllas i. Allt som kan göras före tid bör skrivas ned på din evenemangsplaneringslista med ett tidigt förfallodag. Det är mänsklig natur att tro att vi har mer tid än vad vi faktiskt gör. Så slösa inte bort det.

Om du kan hyra dina underhållnings månader i förväg, gör det. Om du kan säkra caterer efter eget val, fortsätt och få ett signerat händelsekontrakt. Gör forskning om lokala leverantörer om du inte redan har några relationer med någon. Ta en början på allt som kan slutföras tidigt i planeringsprocessen.

Var noga med att inkludera regelbundna uppföljningar på din lista för att dubbelklicka på att vissa viktiga objekt har slutförts, till exempel att bekräfta med varje leverantör att de har fått ditt undertecknade kontrakt och datumet är på deras schema. Lägg till ett föremål för att kontrollera tillbaka med din matleverantör angående provtagningsmenyn som erbjöds. Alltid tillåta extra tid för varje objekt på ditt schema.

Använd händelseplaneringslistan som din guide

Med en omfattande händelseplaneringslista vid din sida kan du slå avstämning. Det första steget är att förbereda listan själv. När det är klart, och uppgifterna är specificerade med förfallodatum, är det enkelt att flytta från ett till-gör-list-objekt till nästa enligt schemat. Procrastination besegrades.