Hur använder du Google Apps

Google? Sökmotorn? Hur kan jag köra mitt företag med Google? Har du huvudet i molnen? Men ja.

Google Apps är en online kontorspaket baserad på det relativt nya begreppet cloud computing. Med hjälp av Gmail som grund har de skapat en komplett serie med online-programvara. Om du funderar på det här, så är du i gott skick. Enligt Google använder mer än 2 miljoner företag för närvarande Google Apps, där mer än 3000 nya kunder registrerar sig varje dag.

Vad du behöver veta:

Vad det är: Google Apps är Googles varumärke av cloud computing. Dina data och programvara är värd online (eller, "i molnen") i stället för den traditionella stilen på stationära datorer och platsbaserade servrar.

3 sätt Google Apps kan hjälpa ditt företag:

1. Låt Google och de andra tjänsteleverantörerna oroa sig för strömavbrott, misslyckade hårddiskar, uppgraderingar och kompatibilitet när du kör ditt företag. Total mobilitet:
2. Med Google Apps cloud computing är du fri att resa världen (eller åtminstone lämna kontoret en gång i taget) hela tiden med hela verksamheten till hands, oavsett om du Har din bärbara dator med dig eller inte. En internetanslutning ger dig tillgång till dina data och din programvara. Enkel samverkan:
3. Dela filer, videor och idéer enkelt och utan förvirrande dubbelarbete av e-post. Flera personer kan arbeta samtidigt i samma fil.

Så fungerar det:

Google erbjuder en uppsättning kontorsverktyg, till exempel e-post, ordbehandling, kalender, kalkylblad, etc. som är värd online. Vad som skiljer Apps från traditionell programvara är Marketplace-appar som integreras med Googles primära tjänster. Medan Google erbjuder kärntjänsterna är alla andra tänkbara verktyg tillgängliga på Google Marketplace, så att användarna kan välja och välja efter behov. De har samarbetat med mer än 50 leverantörer av online-tjänster, från eFax till MailChimp. Medan ett antal av dessa program är gratis erbjuder andra gratis prov under en tidsperiod eller ett minimalt antal användare. Efter att försöksperioden löper ut, fungerar dessa ofta på månadsavgift format.

Med sin natur tillåter cloud computing ett komplext samarbete med kollegor, kunder och outsourcers. När en kollega till exempel läggs till i din grupp kan de sedan visa och redigera dokument på ditt konto som är värd online. Detta förhindrar flera kopior av samma dokument, och det förhindrar en rörig in-box från fram och tillbaka till ett projekt eller förslag.

Varför det är populärt:

Eftersom Google och deras tjänsteleverantörer är ansvariga för allt, inklusive allt underhåll och uppgraderingar till både hårdvara och programvara, har användarna inget att göra förutom att använda programvaran och tjäna pengar.Det finns inget behov av en office tech kille, eller ett stort rum dedikerat till bostäder dina servrar. På grund av det lätta samarbetet kan användarna arbeta mer effektivt och med mindre förvirring.

Och det kostar mycket mindre än andra alternativ - allt från gratis till $ 50 per användare per år.

Vem använder den?

Över två miljoner organisationer kör Google Apps, allt från Los Angeles till miljarder dollar-jätte Avago Technologies med över 4100 användare på deras system. Och självklart använder Google med mer än 20 000 anställda också Apps.

Intressanta funktioner:

Tjänsten är domänbaserad, vilket gör det möjligt för användare att ha unika webbadresser för var och en av sina tjänster. Postprogrammet, till exempel, skulle hittas på mail. dindomän. com . Detsamma gäller för de många andra komponenterna. Det är lätt att komma ihåg och det är märkt med din domän. Det finns en app som länkar dina Microsoft Office-program till Google Docs online. Så fortsätt att fungera som vanligt, men dina dokument säkerhetskopieras online och är tillgängliga för alla i din grupp.

Komma igång:

Den ursprungliga konfigurationen av Apps ska ta mindre än en timme. Ett annat par timmar med att leka med verktygen ska hjälpa dig att bestämma vilka som ska användas och hur de fungerar. Handledningarna online är klara och enkla. Kom ihåg, det finns ingen installation. Sätt helt enkelt ditt konto och gå.