Hur man bevisar dina företagsskattereduktioner

STOPP! Innan du lämnar in din företagsbeskattning med IRS, fråga dig själv: Om jag var tvungen att bevisa dessa avdrag, kunde jag göra det? Om du är osäker, läs den här artikeln.

Den nedersta raden är: Om du inte kan bevisa det, dra inte av det.

Det är bra att kunna ta avdrag för alla dina företagsutgifter, men det är ännu bättre att kunna bevisa dessa avdrag i en IRS-revision. Om du har en kompetent skatteförberedare, kommer den här personen att be om att se all dokumentation om dina skatteavdrag.

Så här, innan du går till din skattförädlare med ditt pappersarbete (INTE i en skobox, tack!)

I den här artikeln ska vi titta på några enkla företagskostnader, alltid fråga om fråga, "Hur kan jag bevisa att detta är en riktig affärskostnad?" Och vi kommer alltid att titta på dessa transaktioner ur IRS och din skatteförberedande synvinkel.

Det viktigaste faktum att komma ihåg

är att du måste kunna visa inte bara att transaktionen ägde rum, men att det var för ett AFFÄRSOMRÅDE. Köpa egendom eller betala kostnader

Du köper en allt-i-ett-skrivare från Best Buy för ditt företag. Du skriver en check från ditt företagskonto, eller använder ditt företagskreditkort. Så det räcker för att visa att det är en affärsutgift, eller hur? Faktiskt nej. Att spara din avbokade check eller ditt kreditkortsbevis är bara en del av ditt bevis. Den avbeställda kontrollen visar inte vad du köpte. Att använda ett kreditkort är bättre, eftersom kvittot visar köpet.

Inklusive kassakortet med din avbokade check behövs också för att visa vad du faktiskt köpt.

Betalning från ett personligt konto

Betalning av ditt företags bankkonto eller ett kreditkort fungerar på samma sätt. Självklart bör du använda ett separat företagskontroll- eller sparkonto eller företagskreditkort.

Medan användandet av dina personliga konton inte nödvändigtvis är ett problem, gör det svårare att bevisa att denna personliga kontroll användes för affärsändamål.

När du startar ditt företag, kan du behöva använda ett personligt konto för några saker. Till exempel bildade jag nyligen en ny LLC och jag var tvungen att använda en personlig check för registrering i min stat. När du använder ett personligt konto för ett företags ändamål, var noga med att du har gott om dokumentation. I det här fallet skrev jag ut ett kvitto från statssekreteraren som visade att jag hade betalat för en LLC-registrering. I det här fallet var det ganska svårt att tro att det här var för personlig användning.

Använda utgiftsloggar

Vissa utgifter är svårare att bevisa än andra. De två stora exemplen på detta är resekostnader, inklusive körsträcka och listad egendom.Under båda omständigheterna är det bästa sättet att tillgodose IRS-kravet på bevis för kostnader att hålla en logg.

IRS föredrar "vid tiden" bevis. Det vill säga en anteckning du gör på en kostnadslista eller kvitto eller körsträckningslog vid tidpunkten då pengarna spenderas är bättre än en lista du skriver upp i slutet av året.

Att hålla en körsträcka logg

är, jag vet, att hålla en körsträcka är en stor smärta. Det betyder att varje gång du kommer in i din bil (det spelar ingen roll om verksamheten betalas för bilen, förresten) måste du registrera: Datumet

• Körsträckan
• Där du gick > Syftet - affär eller personlig - så konkret som möjligt.
• Om du vill göra det enklare, notera körsträckan på bilen den 1 januari året och notera sedan körsträckan endast för affärsändamål.
• För att dra av kostnader för körsträcka, med antingen standardavdrag för körsträckor eller faktiska utgifter, måste du visa att du har använt bilen minst 50% av tiden för affärer.

Ett tips: Om du är ansluten till din smartphone,

prova en körsträcka app

eller kostnadsprogram. Det sparar mycket papper och håller dina kostnader loggade online. Slutligen kom ihåg att pendlingsresor

(går fram och tillbaka till jobbet) inte betraktas som en avdragsgärd resekostnad. Medan du kan hålla koll på pendlingskostnaderna, inkludera dem inte i din affärsresor logg. Använda reseinkomster från företag Förutom en körsträcka, om du reser i affärer måste du hålla reda på kvitton för kostnader.

Dessa kostnader, som körsträckor, ses noggrant av en IRS-revisor, eftersom det är lätt att inkludera personliga resekostnader med affärsresor.

Det bästa sättet att bevisa resekostnader (inklusive hotell, flyg, hyrbilar, mat och underhållning) är att använda ett kreditkortskick (med ditt visitkort, förstås) med ytterligare anteckningar om affärsändamålet. Gör anteckningen vid den tidpunkt då du ådra dig bekostnad. Du kan också använda en dagplanerare, mötesbok eller kalender för att notera affärsresor och binda sedan in dem med dina kvitton.

Köplista

Låt oss titta närmare på den allt-i-ett-skrivaren du köpte. Skrivaren kan också användas för personlig utskrift, och IRS kategoriserar dessa typer av fastigheter som listad egendom. De är på en lista eftersom de kan användas antingen för personliga eller affärsmässiga ändamål. IRS kräver en högre grad av bevis för företagsanvändning.

Du måste specifikt dokumentera hur du använder listad egendom. Det bästa sättet är att hålla en logg med fastigheten (som exponeringsloggen enligt nedan). Varje gång du använder skrivaren eller annan noterad egenskap, notera datum, användning (antal exemplar, till exempel), det specifika jobbet (utskriftskopior av en broschyr för företag ") och om användningen är affärer eller personliga. Observera även kostnader i samband med skrivaren, som patroner.

I slutet av året borde du kunna visa procentuell användning för företag och sedan tilldela den procentdelen till kostnaderna.Om du till exempel finner att du har använt skrivaren 60% av tiden för affärer, kan du ta 60% av kostnaderna som ett företagsavdrag.

Som en påminnelse, om du har fastigheten på din affärsplats (INTE ditt hemkontor) behöver du inte hålla en logg. All användning på ett företagsplats antas vara av kommersiell karaktär.

Använda kontoutdrag

Låt oss säga att du har förlorat kreditkortsskivan eller du har inte den avbokade kontrollen för det inköpta skrivaren. Du kan använda ett kontoutdrag eller kreditkortsutlåtande för att bevisa ett företagsinköp, men du behöver också ytterligare verifiering, från en mötesbok, kalender eller dagplanerare. Det finns inget som är så bevisat. Om det råder någon tvekan om huruvida en viss kostnad är för affärsändamål, är det bäst att ha flera sätt att bevisa utgiften.

Ditt företagsregistreringssystem

Slutligen ska de register som du behåller på dessa affärsutgifter vara en del av ditt övergripande affärsregistersystem.