Planera gemenskapshändelser och matfestivaler

Taste of Chicago är en av de största matfestivalerna i USA. Det började först 1980 som en idé bland flera restaurangrestauranger i Chicago och staden höll sin första matfestival som en en-dagshändelse med 36 matleverantörer det året. Omkring 275 000 personer kom upp för utomhusevenemanget. Sedan dess har den vuxit till en närvaro över 3,5 miljoner och mer än 12 miljoner dollar i intäkter över flera dagar.

Borgmästarens kontor för speciella evenemang i Chicago och Illinois Restaurant Association arbetar tillsammans för att planera och genomföra denna årliga matfestival.

Planera en gemenskapens matfestival

Om en stor matfestival som Chicago Taste eller en mindre version av samma planerar gemenskapsfestivaler är ett betydande ansvar för kommuner och kommunala evenemangsplanerare. The Taste of Chicago fungerar som en bra fallstudie för alla samhällen med tanke på ett liknande program. De primära funktionella områdena på någon gemenskapsmatfestival kommer att innehålla följande:

- Verksamhet

• Matleverantörer
• Programmering
• Sponsring
• Marknadsföring / PR
• Redovisning / Kontraktshantering
• Vi gräver djupare in i varje område, men först, låt oss få en känsla för tidslinjen och den allmänna förvaltningen av en sådan händelse med hjälp av den faktiska planeringen av Taste of Chicago.

Planeringstider för gemenskapens livsmedelsfestival

För alla som närmar sig denna typ av evenemang för första gången eller de som överväger en expansion till en befintlig festival, är det viktigt att börja planera minst ett år före din händelse.

För ett konkret exempel följer borgmästarens kontor för speciella evenemang följande grova schema för varje års smak av Chicago:

12 månader

• : Identifiera plats, datum och grov skiss av festivalkartan. Involvera relevanta byråer varje steg i vägen. 9 Månader
• : Uppdatera festivalkartan och börja funktionen RFPs 6 Months
• : Bekräfta leverantörer, sponsorer, programmering och leverantörer 4 månader < : Slutför underhållning och bekräfta funktionsområde
• 3 månader : Producera marknadsföringsmaterial för festival
• 1 Vecka : Hantera operationer inlästa
• 1 Dag : Hantera försäljningsbelastning -in
• Händelse Konklusion : Hantera operatörsbelastning
• 1 Vecka efter : Håll omslagsmöte och gör rekommendationer
• Allmän gemenskapsfestivalshantering Som statlig myndighet Borgmästarkontoret för speciella evenemang är ansvarig för smaken av Chicago och en lång lista över andra händelser längs Chicagos lakefront, stadsdel festivaler och andra områden. Smaken är unik i Chicago eftersom det är en fri händelse, men intäkterna från Smak betalar för majoriteten av alla andra händelser som hanteras av kontoret.

Med erfarenhet av matfestivalshantering som går tillbaka till 1980 är de flesta av de funktionella lagen i borgmästarnas kontor för specialhändelser och Illinois Restaurant Association mycket erfarna inom sina områden. Detta gör det möjligt för chefen för Chicago Chicago att fokusera på planering och utförande av alla berörda parter och hålla händelsen på rätt spår.

Förutom kontorsmedlemmar arbetar generaldirektören med minst 20 olika stadskontor och byråer, inklusive (men inte begränsat till) följande:

Polisavdelningen

Brandkåren

• Institutionen för Hälsa
• Gator och sanering
• Parkdistriktet
• Byrån för akuthanteringskommunikation
• En annan viktig funktionell del av borgmästarens kontor för speciella evenemang är redovisning / kontraktshantering. Att vara en regeringshändelse är att den är mycket strukturerad upphandling och alla avtal måste följa stadens riktlinjer.
• Med en händelseplaneringstidslinje på plats och generell händelsehantering säkerställd, kan vi nu titta på var och en av de primära funktionella områdena i evenemanget.

Efter att ha introducerats till Taste of Chicago-evenemangets historia och med hjälp av planering och genomförande som en fallstudie, är vi redo att gräva lite djupare i var och en av de viktigaste funktionella områdena i evenemanget.

Verksamheten

Verksamhetsområdet ansvarar för platsberedning, scen och produktion, händelsestöd, säkerhet och mycket mer.

Verksamheten kräver många möten före evenemanget, och verksamhetslaget är nära kopplat till planen på händelsekartan.

Det är en stor skillnad att involvera alla byråer tidigt i processen, enligt operationschefen för Taste of Chicago. Operationsgruppen hanterar processer för följande:

Inlämning före inlämning (inställning)

Operationer under evenemanget

• Utlöpning efter händelse (nedrivning)
• Dessa processer innefattar gatuavslutningar, byggnadstält, gaffeltruckar, snickare, elektriker, underhållsutrustning och personal, säkerhet, logistik för lastbilar, ledarvagnar och mycket mer. Tänk på vad ditt verksamhetsteam hanterar själva och vad de kommer att komma ut för din händelse. Vilka andra organ kommer ditt lag att arbeta med? Kontakta dem så snart som möjligt.
• Restauranger / Leverantörer

Med tanke på komplexiteten och storleken på matfestivaler som Smak av Chicago, tar Illinois Restaurant Association ledningen om att hantera de matleverantörer som deltar i den årliga evenemanget. För Chicago Taste of Chicago deltog evenemanget med 60 + matleverantörer, inklusive 19+ nya restauranger som representerade många av Chicagos distinkta stadsdelar. Självklart, i Chicago, kommer vissa saker alltid att hittas hos livsmedelsförsäljare som väljs ut för evenemanget, inklusive pizza, revben, glass och ostkaka. Din community food festival kommer sannolikt att ha dess traditionella livsmedel också.

Det är en eftertraktad plats att väljas som restaurangleverantör som deltar i denna särskilda matfestival och kriterier kräver att deltagare är lokala restauranger som speglar Chicagos grannskap.Dessutom måste de kunna hantera volymen och ha en helt ren status med staden. Deltagande restauranger genomgår följande kurser och kontroller:

Slutför Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course

Chicago Department of Public Health besöker booths tre gånger dagligen

• Hantera flödet av lager mellan sina bås och kylbilar < När det gäller ditt samhällsevenemang, tänk på vilka kriterier du kanske behöver av deltagande matleverantörer och hur många du vill ha. Det första året kan vara tufft, men med varje års framgång kommer du troligen att finna att du har fler och mer villiga deltagare.
• Programmering
• Smaken av Chicago är en allmän gemenskapshändelse. Det betyder att medan "mat" är det som drar folkmassorna är det de andra aktiviteterna som håller människor där. Programmeringsteamet har genom åren införlivat många av följande delar i det övergripande programmet:

Gratis konserter på flera etapper (nationella och lokala underhållare)

Matlagningsdemonstration paviljong med toppkockar och kokbokförfattare

Familjens by inklusive en barnstadium

• Miljötält för "grön" utbildning
• Sportpaviljong med träningstips
• Internationella paviljongen (shopping)
• 2 mils promenad
• Matleverantörer
• Budweiser Clydesdales och deras dalmatiska följeslagare
• Nöjesresor
• Fyrverkeriprogram
• Öppningsceremoni
• Tänk på vilka andra program och aktiviteter du kanske vill inkludera i din matfestival.
• Sponsring
• Taste of Chicago omfattar flera kategorier för sponsring, vilket är en viktig finansieringskälla och in-kind stöd. Företagsmarknadsförare och företagsevenemangsplanerare tenderar att delta i samhällshändelser som Smaken för att stärka sitt varumärke och få exponering.

Gästfrihet är ett element som några av sponsorerna ingår i sina paket, så att sponsorerna får gynnsam tillgång till vissa sittplatser och privata tält för att vara värd för sina egna klientevenemang.

Typ av sponsor på Smaken inkluderade följande:

Cellulär kommunikation

Livsmedelsbutik

Dryckeselskaper

• Butiker och banker
• Flygbolag och hotell
• Media
• Bilhandlare
• Matleverantörer
• Restauranger
• Fitness- och hälsovårdsorganisationer
• Stadsparkdistriktet och kollektivtrafik
• Tänk på vilka lokala företags sponsorer som kan vara intresserade av att finansiera ditt samhällsevenemang och tänk på vilka typer av paket och förmåner du kan ge till dessa sponsorer.
• Marknadsföring / Public Relations
• Marknadsförare som arbetar med Chicago-smaken är i en avundsvärd position eftersom det är den typ av händelse som automatiskt drar medieuppmärksamhet i Chicago och på andra ställen. Bättre än, mediasponsorer hjälper också till att främja smak. Det betyder att borgmästarens kontor för speciella evenemang inte behöver spendera för mycket på traditionella former av reklam för att sprida ordet och främja händelsen.

Marknadsförare främjar evenemanget genom att skriva dedikerade pressmeddelanden till varje område av evenemanget, upprätthålla evenemangswebbplatsen och skapa evenemangsbroschen. Dessa poster kräver nära samarbete med alla andra funktionella områden för att dokumentera schemaläggning och innehållsändring när de uppstår.

I början kan det vara svårt för gemenskapens matfestivaler att få den typ av exponering som stora och välkända händelser som Taste of Chicago garner. Men ta reda på vilka medier som du kanske kan nå ut till gratis press och börja planera för de marknadsföringsmaterial som ditt marknadsföringsteam kommer att hantera som en webbplats, flygblad och broschyrer.