Hur man förhandlar fram de bästa händelseplaneringskontrakten

Fyra ord borde ha sin plats i din handbok för händelseplanering: Få det skriftligt . De flesta av oss har hört frasen uttalad vid en eller annan gång. Med fog. Löften under samtalet kan enkelt bli ett avlägset minne eller helt bortglömt. Att komma överens om villkoren skriftligen tjänar till att skydda båda parter som är involverade och är en nödvändighet i affärer. Att veta hur man förhandlar fram de bästa evenemangsplaneraren är ett viktigt steg på vägen till framgång.

Ange vilka tjänster du kommer att ge.

Du kanske tror att det som en händelseplanerare är ganska uppenbart vilka tjänster du ska tillhandahålla. Ju mer anledning att beskriva dessa i stor detalj. Evenemangsplanerare erbjuder ett brett utbud av tjänster; Målet är att fastställa vad du kommer att ge för att undvika förvirring senare. Oavsett om det är menyval, blommarrangemang eller val av plats, anger du tydligt de saker som är ditt ansvar. När du är undertecknad kommer dina ansvarsområden att vara begränsade till de specifika saker som ingår i händelseplaneringsavtalet.

Läs mellan linjerna

Vid granskning av händelsekontrakt, var uppmärksam på detaljerna. Läs varje rad noggrant. Och läs sedan mellan raderna . Var på utkik efter något språk som är vagt; objekt som behandlas i allmänhet kommer att tolkas och det kan orsaka kaos för dig och din händelseplanering.

Titta på eventuella dolda avgifter eller klausuler som indikerar att det kan finnas ytterligare tillägg. Förtydliga dessa tillägg eller förhandla för att få dem helt borttagna från händelsekontraktet.

Fråga, fråga, fråga

När du är i färd med att förhandla händelsekontrakt, fråga varje kostnad. Om ett hotell eller en leverantör har en vara som anges i händelsekontraktet, borde de kunna förklara sin närvaro där och motivera tillhörande kostnad.

Ibland kan bara en begäran om förtydligande leda till att avgiften avstår.

Skrämmas inte. Som ungdomar lär vi oss att den enda dumma frågan är frågan inte ifrågasatt. När du förhandlar, fråga bort. Om något i ett kontrakt är oklart för dig, fråga. Om du märker att en rad har utelämnats, fråga. Bättre att fråga nu än betala priset för det senare.

Accepter inte vad du inte vill ha; Be om vad du vill ha i stället

Om gratis lokalsamtal inte är viktiga för dina gäster på grund av att mobiltelefoner är tillgängliga, acceptera inte det som en inkluderad anläggning. I stället ber hotellet att byta ut detta objekt för något som är viktigt för dina gäster. Lägre priser eller rabatter kan vara mycket mer värdefulla för dig så gör en lista över de "freebies" som du inte vill ha och istället förhandla om något bättre som du vill ha.Bekvämligheter som är vanliga tillgängliga inkluderar flygplatstransfer, gratis hälsoklubbpass, rumuppgraderingar, internet-tjänst, gratis frakt och mottagande och mer.

Betalningsschema

Var noga med att ditt evenemangsplaneringsavtal anger ditt betalningsschema. Detta inkluderar den ursprungliga insättningen eller behållaren och detaljer om hur framtida betalningar kommer att göras.

Schemat för betalningar kan vara knutet till vissa milstolpar i händelse av planeringsprocessen eller kan vara ett angivet datum i kalendern före händelsen. Utveckla schemat som fungerar bäst för ditt evenemangsplaneringsverksamhet och ditt kassaflöde. Var noga med att inkludera eventuella skatter och extra avgifter. Viktigast, börja inte det faktiska arbetet med att planera en händelse förrän du har fått den ursprungliga insättningen. Om insättningen aldrig dyker upp gjorde du allt det för ingenting. Bokstavligen.

Händelse Avbeställning

Medan du fokuserar din tid och energi på att planera en händelse, kan det sista i ditt sinne vara att avbryta samma händelse. Om din kund bestämmer sig för att avbryta evenemanget när som helst efter det att arbetet har börjat - av vilket skäl som helst - i ditt kontrakt bör du ange vad som händer om händelsen avbryts.

Detta är ett nödvändigt steg för att skydda dig själv, ditt evenemangsplaneringsverksamhet och din förväntade inkomst.

Den viktigaste punkten att inkludera skriftligt är att insättningen och alla tidigare betalningar som gjorts fram till avbokningsdatumet inte återbetalas. I händelseplanering är det mesta av arbetet färdigt före den aktuella händelsen. Du förtjänar att betala för redan avslutat arbete. Till den punkten kan du, beroende på ditt betalningsschema, också inkludera en klausul om att kunderna ska betala för tjänster upptagna fram till det datum då du får skriftlig anmälan om att händelsen avbryts.

Avtalsklausul eller Force Majeure

En uppsägningsklausul - eller force majeure - infogas i ett kontrakt för att befria endera eller båda parter från ansvar i händelse av att de inte kan uppfylla villkoren i avtalet av skäl som inte är deras kontroll. som arbetsstopp, krig eller extremt väder. Avsikten här är att skydda dig från risker som uppstår på grund av okontrollerade omständigheter. Var säker på att du är skyddad av denna klausul och ange villkoren och tidsramen för uppsägning. Till exempel "kan endera parten säga upp avtalet utan ansvar på grund av en eller flera av dessa eller liknande skäl med skriftligt meddelande till den andra parten inom tio dagar efter det att det inträffat.

Skadeståndsansökan ("Det är inte Mitt Fel")

En ersättningsklausul ger skydd om den andra parten gör något som gör att du skadar eller får en tredje part att stämma dig för skador. Klausulen är ett löfte som i grund och botten säger att den andra parten inte kan hålla dig ansvarig för eventuella fordringar, förluster, skador, skulder och utgifter som är ett resultat av vår försummelse, bristande utförande eller försiktighetsbrott. Se till att ditt avtal har denna klausul.

När Förhandlingar Förberedas

Innan du handlar om händelsekontrakt, gör dina läxor.Bestäm vad som är inblandat i planeringen av denna händelse och vet vilka villkor och skydd du vill ha. Ditt kontrakt bör återspegla delat ansvar, så undvik alla avtal som är ensidiga. Det som är bra för en fest är bra för den andra. När du förhandlar, var en bra lyssnare. Var uppmärksam på kontraktsposter som kan vara förhandlingsbara och de som gör dig obekväma. Var säker och svik inte under tryck. Stå stadigt. Underteckna inte något förrän du är helt nöjd med att villkoren är rättvisa och erbjuda dig det skydd du behöver.