Hantera företagskostnadsrekord

Om du tog dig tid att göra en lista över alla uppgifter som du behöver göra för att hantera ditt företag och sedan beordrade dem när det gäller hur mycket du tyckte om att göra dem, var skulle kostnaden rekordhantering komma i? Tvåhundra och sjuttio? Eller ännu lägre?

Men medan de flesta av oss definitivt anser att företagsrekordhanteringen ska skötas och tenderar att ge den en låg prioritet, gör bra rekordhantering inte bara våra arbetsliv enklare, men kan ge oss verklig stressavlastning vid skattetid.

Här är vad du kan göra för att göra rekordhantering enkelt:

1. Håll dina affärs- och personalkostnader separata.

Låter lätt, eller hur? Men det här är den del av rekordhanteringen som går upp för de flesta. Om du tar en potentiell klient ut för en golfrunda, är det till exempel en personlig kostnad eller en företagskostnad? (Svaret är personligt, eftersom gröna avgifter inte är avdragsgilla företagskostnader.) Fordon som du använder av både personliga och affärsmässiga skäl är ett annat ständigt problem. Du behöver veta vad som kvalificerar som legitima företagskostnader och vad som inte gör det, och se till att dina företagsrekord speglar detta korrekt (se vilka affärsutgifter jag kan göra anspråk på).

2. Få tillräcklig dokumentation för alla affärskostnader.

Många affärsmän gör misstaget att tänka att "listor" är tillräckligt bra för rekordhantering. Till exempel har de en lista över inköp på sina kreditkortsutlåtanden och tycker att det är tillräckligt bra när det gäller att hävda dessa inköp som företagskostnader.

Tyvärr är CRA (Canada Revenue Agency) mer krävande. De accepterar inte kreditkortsutlåtanden eller annullerade kontroller som tillräcklig dokumentation för utgifter när en faktura eller kvitto normalt skulle utfärdas. Se Kan jag göra anspråk på affärskostnader utan kvitton. IRS är mer förlåtande och i avsaknad av kvitto accepterar vi vanligen kreditkortsutlåtanden och annullerade kontroller som bevis på kostnadsanspråk.

När det gäller att hålla journaler finns det två punkter att tänka på:

a) Ta alltid emot kvitto . Få vana att fråga om kvitto när du köper - oavsett hur liten. Lite utgifter lägger till, och du behöver dokumentationen för dina företagsrekord.

b) Märk dina kvitton, om nödvändigt . Det finns fortfarande företag runt de handout kvitton som inte har något på dem utom det datum som varan köptes och hur mycket det kostar - vilket inte är till stor hjälp när du stirrar på ett kvitto som försöker lista ut vad varan i fråga var och vilken företagskostnadskategori den passar in i.

När du får ett kvitto, kolla på det och skriv den saknade / relevanta informationen på den, till exempel vad kvittot är för och kostnadskategori.Se 4 tips för hantering av kvitton för mer om hur du gör att dina kvitton blir enklare.

3. Få ett separat bankkonto för ditt företag - och använd det.

Medan avgifterna för bankkonton för företag är notoriskt höga jämfört med personliga konton, är ett företagsbankkonto absolut nödvändigt för god företagsrekordhantering. Ett företagsbankkonto hjälper dig att hålla dina affärs- och personalkostnader separata. Du kommer att sätta in alla dina företagsintäkter i företagskontot och ta ut eventuella företagsrelaterade kostnader eller betalningar från företagskonto.

Vilken typ av företagskonto skulle du få? Ett chequing konto - helst en som levererar månatliga uttalanden och returnerar dina avbeställda kontroller till dig.

Företagskontroller hjälper dig att göra din skivhantering lätt, eftersom du kan använda noteringsrutan på framsidan av varje check för att dokumentera kostnadens affärsändamål.

4. Har och använd ett separat kreditkort för företagskostnader.

Med hjälp av dina personliga kreditkort för affärsändamål kommer du snabbt att släppa dig in i en rekordhanteringsquagmire. Ett företags kreditkort förenklar din företags rekordhantering genom att hålla dina personalkostnader och företagskostnader separata. (Det hjälper också att göra ditt företag ser mer professionellt ut.)

5. Håll en körsträcka över din affärsresa.

Om du använder någon av dina fordon för affärsändamål, kommer en körsträcka att vara en stor hjälp vid rekordhantering.

Notera körsträckan (eller kilometer) på kilometertern i början av året och ange sedan körsträckan varje gång du använder fordonet för ett affärsändamål. Att hålla din körsträcka loggar in i ditt fordonets handskfack gör det enkelt. Om du har mer än ett fordon som du använder för affärsändamål, behåll en körsträcka logga in vardera. Se även: Fordonsutgifter (inkomstskatt i Kanada).

6. Håll alla dina företagsrekord för ett visst skatteår tillsammans och på ett ställe.

Att ha dina affärsrekord spridda överallt är en realtidskrävande när det gäller redovisning eller förberedelse av dina skatter och organisering av ditt företags rekordhanteringssystem under räkenskapsåret gör det mycket lättare att hitta de företagsrekord du behöver när du behöver dem

Behöver du hjälp med att skapa ett arkiveringssystem? Se Mastering ditt arkivsystem för tips.

7. Håll dina företagsrekord i rätt tid.

Av någon anledning verkar det finnas mycket förvirring om hur länge du måste behålla dina företagsrekord. För skattemässiga ändamål, "om du skickar din avkastning i tid, behåll dina register i minst sex år efter slutet av beskattningsåret som de avser" (CRA). Den här sexårsperioden börjar från den sista gången du använde affärsdokumenten, inte från den tidpunkt då transaktionen inträffade. För mer information om hur du håller företagsrekord för kreditinstitutet, se hur länge måste jag behålla mina företagsrekord.

För amerikanska intäkter, "spara register för 3 år från det datum du lämnade din ursprungliga avkastning eller 2 år från det datum då du betalade skatten, vilken tidpunkt som är senare om Du skickar ett krav på kredit eller återbetalning efter att du har skickat din retur.Behåll register för 7 år om du ansöker om en förlust från värdelösa värdepapper eller avdrag för osäkra fordringar.

8. Redovisningsprogramvara gör det enkelt

Med sin användarvänlighet, tillgänglighet från mobila enheter och låg kostnad kan dagens cloud-baserade program för småföretagers bokföringsprogram i hög grad förenkla registerhanteringen (se 6 fördelar med att använda Small Business Accounting Software). För cirka $ 10 / månad erbjuder programvaruleverantörer som FreshBooks och Zoho grundläggande startpaket paket som är lämpliga för frilansare och ensamföretag, inklusive fakturering, kostnadsspårning och enkel rapportering. Tänk på fördelarna med att t.ex. kunna skicka en faktura direkt från din smartphone, ta en bild av ett lönekvitto med en kund och en rekord det kostar som en kostnad eller spåra betalbar tid med en inbyggd timer.

Dessa åtta saker du kan göra för att göra din rekordhantering lätt är inte svårt. Liksom mycket av den administrativa verksamheten i samband med att du kör en företag, de behöver bara etablera goda vanor och uthållighet. Men om du tillämpar dessa regler nu och följer igenom, ser du en stor skillnad nästa skatteperiod och din bokföring blir lättare hela året.

Se också:

7 sätt att kontrollera kaos i ditt lilla företag

Spåra inte bara din tid; Ta hand om det!