Hur man förbättrar begäran om information (RFI) -processen

Gör du förfrågan på information? Eller är det någon annan som begär information från dig? Uttrycket "begäran om information" (RFI) kan tillämpas på båda sätten, men det finns några grundläggande skillnader i processen i varje enskilt fall. Ta reda på hur du förbättrar din RFI-process, oavsett om du frågar eller blir ombedd att få information.

Del A. Du är ombedd att få information.

Begäran om information är ett vanligt inledande skede när det gäller att definiera och genomföra byggnadsarbete.

Ofta är det en fråga om storlek: större projekt har fler variabler och fler okända som måste lösas eller åtminstone minskas innan de begär formella förslag, så en RFI kan hjälpa till.

1. Din process måste vara snabb nog att förstå och svara utan onödigt dröjsmål. En RFI från en potentiell kund är en chans för dig att komma tidigt. Det betyder i sin tur att det är tillräckligt organiserat för att reagera snabbt och korrekt.

2. Om RFI anger arbete du föredrar att inte utföra, eller som skulle leda till resurskonflikter med andra kunders projekt, kan du höja polisen. Ett negativt, men ändå tidigt svar kan fortfarande ge ett bra intryck och en chans att bli kontaktad för andra projekt senare.

3. Se till att RFI har tillräckligt med detaljer för att du ska kunna få ett bra svar. Kontrollera som minimum att du har tillräckligt med information för att svara på följande:

   1. Kan du tävla? Har du kunskaper och resurser för att ge en bra lösning?

   2. Kan du vinna ett sådant projekt? Är du bättre än konkurrenterna för detta byggnadsarbete?

   3. Vill du vinna ett sådant projekt? Kontrollera kundens track record för on-time betalning innan du svarar på den här frågan.

4. Om RFI är för oklart kan din process definiera följande val.

   1. Du kan avböja och driva andra projekt.

   2. Du kan hjälpa kunden att bättre definiera byggbehov.

   3. Du kan erbjuda betalda konsulttjänster för att sammanställa en ny RFI.

Varje alternativ har sina fördelar och nackdelar. Ditt beslut om vilket val att välja kommer att vara enligt projektet och den berörda kunden.

Del B. Du är den som ber om information

När ett byggprojekt har börjat är det inte ovanligt att en entreprenör eller underentreprenör begär ytterligare information för att säkerställa att arbetet är korrekt.

1. Starta din RFI-process om det behövs:

   • Ändring av projektspecifikationen, till exempel att ersätta ett byggmaterial för en annan (kanske ouppnåelig.)

   • Förtydligande av en uppgift eller ett sätt på vilket en Vissa material ska användas, formas, appliceras och så vidare.

   • Upplösning av en "Byggbrist" i vilken del av projektet inte har gjorts enligt projektspecifikationerna.

   • Korrigering av specifikationer om det finns goda skäl att ifrågasätta ett underlåtenhet, felaktig tillämpning eller bristande kvalitet beträffande material eller uppgifter angivna.

2. Kontrollera om kunden eller den allmänna entreprenören har en standard RFI-blankett som ska användas. Goda blanketter och mallar hjälper dig att inkludera rätt information för att få förnuftiga, användbara svar på din RFI. Spela in din nyöppnade RFI till exempel i ett centraliserat program för hantering av RFI.

3. Granska svaret du kommer tillbaka för att se till att det är både klart och realistiskt. Bekräfta eller förtydliga eventuella effekter på budgeten och tidsplanen för projektet. Uppdatera din egen projektplanering på lämpligt sätt.

4. Markera din RFI som stängt eller löst, om svaret du får tillbaka garanterar detta. Kontrollera din lista över eventuella olösta RFI. Chase de berörda parterna för svaren!