7 Sätt att se till att varje RFI är Golden

Varje formell begäran om information eller RFI du får har chansen att ta dig till affärer, förr eller senare. Även om detta kan verka optimistiskt, bygger det på följande enkla sanning. Det tar en kund tid och ansträngning att sätta ihop en byggnads-RFI, för att välja en panel av potentiella byggföretag till vem att skicka den RFI, och att samla och jämföra svaren. För varje RFI vill kunden hitta en bra entreprenör - så se till att den här entreprenören är ditt företag förr eller senare!

Innan du börjar, ta reda på mer

Det kan vara bra att du investerar tid och ansträngning från din sida för att börja svara på en RFI. Å andra sidan kan det inte. I båda fallen kan svaret du gör och hur du gör det också avgöra vilka andra framtida möjligheter som kommer. Först och främst får du mer information om RFI.

• Hur hittade kunden ditt företag?
• Varför beslutade kunden att ta med ditt företag i RFI?
• Hur många andra entreprenörer fick RFI?

Kontakta kunden per telefon om ett kontakt telefonnummer ges eller via e-post annars för ett snabbt svar. Kom ihåg att en RFI är sällan det enda steget i kundens process. Det är vanligtvis ett första steg innan du utfärdar en RFP (begäran om förslag). Om det finns 20 entreprenörer som alla kan få en RFP efter RFI, har alla bara 5% chans att vinna - allt lika. Använd följande tips för att hjälpa dig att stacka oddsen betydligt mer till din fördel.

Om du väljer att inte fortsätta svara på kunden för att tacka dem för deras intresse, ge en godtagbar anledning till att minska och uttrycka din intresse för att bli övervägt för framtida RFI. Ett kort, artigt och framförallt aktuellt svar kan fortfarande ge dig ett bra ljus för projekt som ska komma.

Om du väljer att fortsätta, gör RFI-guldet för dig och få den RFP som följer med följande steg.

Se till att du förstår vilken byggnadsarbete som behövs. Kontakta kunden för förtydligande om det behövs. Så mycket som 30% av entreprenörernas svar på RFI missar punkten och elimineras omedelbart.

1. 
   Svar på RFI som om det var en RFP. Du skulle inte skicka en marknadsföringsbroschyr för att svara på en RFP, så undvik samma fälla när det gäller den inledande RFI. Ändå gör upp till 50% av entreprenörer precis det och får därefter inte längre.
2. 
   Håll ditt svar på den korta, riktade och relevanta RFI-metoden, med byggpris, om det är lämpligt. Din kund behöver hitta din information snabbt och enkelt bland alla andra mottagna svar. Använd det av kunden angivna formatet av samma anledning.
3. 
   Inkludera specifikationer, teknik eller certifieringar som ditt företag har och som lägger till relevant värde för ditt svar på RFI. Det visar inte bara att du har tänkt på ditt svar, men det kan också minska antalet företag ytterligare och få följande RFP (som endast de som nämner liknande specifikationer etc.). Inkludera annan information som är specifik för din strategi och ditt företag som kommer att skilja dig positivt från andra utmanare.
4. 
   Nämna några funktioner i ditt företag som ger särskild hänsyn. Vissa myndigheter kan göra en särskild insats för att inkludera småföretag bland sina entreprenörer, till exempel.
5. 
   Ge information om vad som krävs, eller nämna relevant erfarenhet och projekt som genomförts framgångsrikt om du inte har exakt samma som begärts i RFI. Gör ditt bästa, istället för att göra ingenting.
6. 
   Praktiken är perfekt. Om dina inledande svar inte ger upphov till RFP efteråt, ta reda på vad som behöver förbättras. Genom att tillämpa de första sex stegen i den här listan kan du redan begränsa fältet avsevärt. Det kan bara ta en liten tweak till din process för att låsa upp RFP efter RFI.