Hur man skriver begäran om RFP och RFQs

Nu när du har analyserat dina företagskrav och genomfört din leverantörssökning, är du redo att starta kött-och potatiserna i säljprocessen. En välskriven Begäran om förslag (RFP) eller Begäran om offert (RFQ) är nyckeln för att välja den bästa leverantören till det bästa värdet för ditt företag. Att skriva en RFP eller RFQ är inte svårt om du förstår dokumentets mål och funktion.

- 9 ->

Bestäm: Begäran om förslag eller Begäran om citat

Begäran om förslag
En RFP används för tjänster eller komplexa produkter där kvalitet, service eller den färdiga slutprodukten kommer att skilja sig från varje leverantör som svarar.

RFQ
används för varor, enkla tjänster eller enkla eller okomplicerade delar med lite eller inget utrymme för produkt- eller tjänstdifferentiering mellan att svara försäljare. Förhandlingspunkter kan innehålla leveransscheman, förpackningsalternativ etc. Mål för en RFP eller RFQ Skaffa detaljerade förslag för att utvärdera varje leverantörs svar så att ditt företags intressen uppfylls på alla fronter > Utnyttja den säljande processens konkurrenskraftiga karaktär för att förhandla om bästa möjliga affärsverksamhet.

Se till att intresset för alla intressenter inom ditt företag kommer att uppnås och en konsensus uppnås.

• Ställer ditt företag kontroll över hela leverantörens urvalsprocess och ställer markeringsreglerna framåt
• Börjar bygga upp partnerskapet mellan dig och säljaren från och med början
• Sektioner i begäran om förslag eller anbudsansökan

RFP eller RFQ ska innehålla följande avsnitt. Tänk på att varje dokument kommer att vara annorlunda beroende på vilken typ av företag och produkt du söker efter.

• Skräddarsy varje sektion för dina individuella behov.

Inlämningsuppgifter

Deadlines, adress för ditt företag, kontaktperson för frågor och förtydliganden

1. Inledning och sammanfattning
   Skriv det här avsnittet efter att hela dokumentet är klart. Detta används för att ge potentiella leverantörer en kort översikt över ditt företag och kraven på din produkt eller tjänst.
2. Affärsöversikt och bakgrund
   Ge en kort översikt över ditt företag, produkter och marknadssektor som du tillgodoser. Detta kommer att hjälpa dina potentiella leverantörer att förstå vilka affärsbehov du försöker fylla i säljprocessen. Ge också viktig bakgrundsinformation som kommer att gynna säljaren när du svarar.
3. Detaljerade specifikationer
   Detta ska vara den längsta delen av dokumentet.För en RFP kommer den att innehålla de
   kvalitativa
4. -åtgärderna och kraven som kommer att driva beslutet om selektionsval. För en RFQ ska det här avsnittet tillhandahålla de
   kvantitativa åtgärder som du letar efter i säljarens svar. Exempelkriterium inkluderar: Produktritningar Teknikstoleranser Servicenivåer
   • Milstolpar
   • Leveranser och tidslinjer
   • Tekniska eller affärsmässiga krav
   • Programfunktionalitet
   • Hårdvarukrav
   • < Förutsättningar och begränsningar
   • Eventuella antaganden och / eller begränsningar som de potentiella leverantörerna måste bli medvetna om måste anges här. Underlåtenhet att vara rätt och förhand med säljaren öppnar dörren till omförhandling av avtalet vid ett senare tillfälle och löper möjligheten att påverka det förhållande du har med din leverantör. Möjliga ämnen inkluderar resekostnader, uppgradering / ändringskostnader, licensrättigheter etc.

Villkor

1. Eventuella villkor i kontraktet måste listas för att leverantören ska kunna göra ett rättvist och ärligt svar . Dessa kan omfatta finansieringsalternativ, kontraktslängd, förnyelsemöjligheter, garantier, leveransstöd, servicenivåer etc.
   
   Urvalskriterier
2. Den slutliga delen ska vara en översikt över de urvalskriterier som du ska använda för att fatta ditt beslut Vissa företag föredrar att hålla denna information helt konfidentiell. medan andra företag tror att detta kommer att hjälpa potentiella leverantörer att fokusera på vad som är viktigt för ditt företag.
   Distribuera RFP / RFQ till valda leverantörer
   Slutligen komponera ett brev och skicka två kopior av din RFP eller RFQ till var och en av de säljare du valt från din sökprocess. Se till att lämplig kontaktinformation ingår för att ge hjälp till någon leverantör som behöver den.
3. Nästa steg: Utvärdering av förslag och leverantörsval