Verksamhetsetikett för en professionell röstbrevlåda

Om ditt företag använder avdelningar för röstbrevlådor för inkommande samtal, vill du spela in en professionell ljudavdelnings röstmeddelandehälsning. Den här typen av röstmeddelandenhälsning är något annorlunda än den personliga röstmeddelandenhälsningen som är associerad med en persons röstbrevlåda. Till exempel, om ditt telefonsystem tillåter en grupp av telefontillägg att "samlas" tillsammans för att betjäna alla allmänna redovisningssamtal, kan alla tillägg från Redovisningsavdelningen samlas under Redovisningsavdelningens allmänna tillägg.

När den automatiska ledsagaren överför ett samtal till den anknytningen, kommer nästa tillgängliga anknytning att få samtalet. Om alla bokningsavdelningar är upptagna eller otillgängliga, överförs samtalet till avdelningens röstbrevlåda.

Voicemail hälsningsalternativ

Beroende på vilken telefonsystem du har hos ditt företag, kan det finnas olika alternativ för typen av röstmeddelanden som du får skriva. Dessa inkluderar:

• Allmänt voicemail hälsning
  Den allmänna voicemail hälsningen används som standard voicemail hälsning om ingen annan hälsningstyp är inställd.
• Internt röstbrevlåda
  Detta används för att hälsa på personer som ringer din avdelning från ditt eget företag (det vill säga från en annan anknytning). Generellt gäller detta endast för mycket stora företag.
• Extern Voicemail Greeting
  Denna hälsning kommer att spelas för personer som ringer från ditt företag. Ditt telefonsystems automatiska ledsagare kan spela en allmän företagshälsning som alla externa uppringare kommer att höra. Om ditt företags namn nämns i den hälsningen behöver du inte säga det igen i avdelningen hälsning.

• Tillfälligt eller "Out of Office" Voicemail-hälsning
  Den tillfälliga eller borta röstbrevlådans hälsning är inställd när hela avdelningen kommer att vara otillgänglig under en viss tid. Till exempel är avdelningen endast bemannad mellan 8:00 och 5:00, eller det finns ett obligatoriskt avdelningsmöte som tar bort alla personer från att svara på telefon. De flesta telefonsvarningssystem gör att du kan ställa in ett utgångsdatum och tid så att du inte behöver komma ihåg att stänga av när din avdelning återgår till normal drift.
• På telefonsamtalet (upptaget) Voicemail Greeting
  Den här hälsningen används för att informera uppringare om att avdelningen är tillgänglig men ingen kan ringa direkt eftersom alla tillägg i avdelningspoolen är upptagna med andra uppringare.

Elements of Good Department Voicemail Greeting

• Avdelningsnamn
• Uttalande om att du inte kan ringa nu
• Inbjudan att lämna ett meddelande
• När de kan förvänta sig ett returanrop
• Ytterligare alternativ som finns tillgängliga (t.ex.g. "Tryck på pund-knappen för att återvända till …")
• Webbplatsadress om den kan ge meningsfull information
• Inte längre än 20-25 sekunder (tumregel)
• Börja inte med " Ditt samtal är väldigt viktigt för oss … "hälsning. Denna fras är överanvändning och vanligtvis är en "avstängning" till uppringare.
• Undvik att ge ut för mycket information och göra alltför lång hälsning.

Prov Good Department Voicemail Hälsningar

• Du har nått Redovisningsavdelningen. Alla våra representanter är upptagna att betjäna andra ringer. Istället för att slösa bort din värdefulla tid, vill vi återvända samtalet inom två timmar. Om du vill återgå till föregående meny trycker du på stjärna nu. Annars lämna oss ett detaljerat meddelande med ditt namn och nummer. När du har spelat in ditt meddelande kan du trycka på pundknappen för fler alternativ. Tack för att du ringde.

• Du har nått försäljningsavdelningen hos Operations Tech, Inc. Alla våra försäljningsrepresentanter är upptagna med att betjäna andra kunder, men vi vill så snart som möjligt återvända samtalet. För aktuell prisinformation eller för att kontrollera status för din beställning, besök oss på webben. Annars, lämna oss ett meddelande med ditt namn och nummer efter tonen. Om du vill återgå till föregående meny, tryck på stjärnknappen nu.
• Du har nått Redovisningsavdelningen hos Operations Tech, Inc. Avdelningen är för närvarande stängd. Våra normala arbetstider är från 8:00 till 5:00, måndag till fredag. Vi är stängda på lördagar och söndagar. Du kan när som helst trycka på stjärnknappen för att återgå till föregående meny. Annars, var god och lämna ett meddelande med ditt namn och nummer och vi kommer att ringa tillbaka ditt samtal när kontoret öppnas igen. Du kan hänga upp efter att ha lämnat ditt meddelande eller tryck på pund-knappen för ytterligare alternativ. Tack för att du ringde.

Dålig Voicemail Hreetings

• Du har nått försäljningsavdelningen. Lämna oss ett meddelande.
• Hello. Du har nått räkenskapsavdelningen vid XYZ. com. Alla revisorer deltar för närvarande på ett obligatoriskt avdelningsmöte och ingen kan ringa. Ditt samtal är väldigt viktigt för oss och vi skulle vilja återvända samtalet så snart vi återvänder. Det är dock slutet på året och vår uppringningstid är väldigt lång. Om du ringer om att göra en betalning på ett förfallet konto, var vänlig och säg att meddela oss i ditt meddelande så att vi kan ringa tillbaka dig omedelbart. Annars vänligen vänta på tonen och lämna oss ett detaljerat konfidentiellt meddelande.
• Avdelningen är stängd. Lämna ett meddelande efter tonen.