Expert Råd om planering för en professionell högtalare

Att välja en huvudtalare, emcee eller entertainer för en företags- eller organisationshändelse kräver noggrann planering och förståelse för mötesmål. Därför är evenemangsplanerare beroende av expertis hos en högtalarebyrå.

I den första delen av denna serie pratade jag med Diane Goodman, ordförande för The Goodman Speakers Bureau, Inc. om de grundläggande stegen att välja och hyra en professionell högtalare.

Diane har hjälpt organisationer att säkra talare sedan 1979. Hon är en erkänd ledare inom branschen och arbetar bland annat med nationella och internationella företags- och associeringsmöten och konventioner.

Diane fortsatte sin konversation med mig för att dela med sig av hennes perspektiv och erfarenheter om att hyra en professionell högtalare.

Om planering för att hyra en professionell högtalare

Q: Diane, du rekommenderar att evenemangsplanerare först arbetar med sina interna chefer för att identifiera tydliga mötemål och tidslinjer och planera så tidigt som möjligt för att få de bästa högtalarna - speciellt högtalare. Kan du dela dina tankar om varför detta är viktigt?

A: Som alla vill vi vara säkra på att vår tid används på de mest meningsfulla sätten. Vi vill inte gå på fel väg med en klient eller högtalare - och då kan vi inte komma på schema för högtalaren som kundens ultimat väljer.

För att undvika detta scenario rekommenderar vi starkt att planerare får sina chefer på samma sida tidigt i högtalarvalet. Detta kan enkelt uppnås genom att tillbringa 15 eller 20 minuter med beslutsfattare i början av urvalsprocessen, följas upp skriftligen för att bekräfta riktningen du tar.

Detta kommer i slutändan att öka planerarnas värde till verkställande laget genom att presentera högtalare som knyter till målen och målen för mötet, samt det övergripande strategiska uppdraget och visionen av organisationen. Skriftliga uppdateringar längs vägen kan också hjälpa, beroende på företagets kultur och stil.

F: Kan du identifiera tre eller fem av de vanligaste typerna av högtalare som begärts och varför?

A: Absolut. Här är fem typer av högtalare varje planerare borde veta:

1. Motivational: Oavsett om det är bra tider eller dåliga, behöver människor alltid en liten motivation i sitt arbete och liv. Möten som är högt innehåll, pedagogiskt eller träningsorienterat behöver lite levitiv. Det är när den humoristiska motivationshögtalaren eller edutainment-typhögtalaren används och alltid väl mottagen … skratt får folk att må bra och är också en bra isbrytare.
2. Team Building: När företag omorganiserar, sammanfogar, förvärvar eller förvärvar, måste de bygga upp eller stärka interna relationer.Interaktiva teambyggande program hjälper till att uppnå dessa mål.
3. Äventyrare: Deras berättelser om mod och beslutsamhet är bland de mest inspirerande. Publiken ligger på kanten av sina platser och lyssnar på dessa otroliga människor.

1. Ledarskap / Ledning: Vilka egenskaper gör en bra ledare? Vilka är de senaste trenderna inom ledarutveckling? Hur kan företag erkänna och belöna anställda för att öka anställningsuppehållet? Hur kan företag vara mer innovativa för att vara konkurrenskraftiga? Det här är bara några saker som chefer vill höra om.
2. Generation: Även om detta inte är ett nytt ämne, ökar det i popularitet, eftersom fler generationer går in i arbetskraften. Det påverkar alla typer av grupper från försäljning och marknadsföring till ledning och HR.

F: Vad sägs om att hyra underhållare för att tjäna som emcees? Vilka typer av organisationer gör det och för vilka typer av möten?

A: Det handlar egentligen om den typ av möte som företaget försöker skapa, snarare än vilken typ av företag som håller mötet. Vanligtvis ser grupperna som använder MCs fram ett mycket förenat möte med utmärkt flöde och kontinuitet - ibland med ett öga mot ett tema.

Ofta kommer innehållsorienterade möten ofta att använda underhållare som MCs för att lätta upp atmosfären och göra ett annat skrämmande möte ganska roligt. Vi ser en mängd olika typer av möten med underhållare som MC.

Om trender i professionell talande

Q: Uppmärksammar du några nya trender inom högtalarsval? Till exempel finns det ett skifte till att industrin experter tjänar som nyckelpersoner oftare?

Bästsäljande affärsförfattare är mycket ofta efterfrågade. Det verkar som att många författare - men inte alla - slog talningskretsen så snart deras bok börjar ta emot notoriety. Det verkar också vara mycket intressant att höra från framgångsrika företagsledare och vad vi kallar "guruer", de som har varit där, gjort det och talar nu om det.

Vi arbetar faktiskt med branschexperter, vilka kan vara akademiker eller specialister inom ett visst område. Medan de tjänar ett underbart syfte, kom ihåg att industrin "experter" inte nödvändigtvis är erfarna professionella högtalare. Ditt högtalarkontor bör känna stilen, styrkan och svagheten hos varje branschexpert som de skulle ha någon annan expert för att ge korrekt vägledning.

F: Vilka typer av organisationer väljer experter över kändisar eller igenkännbara sportfigurer och under vilka omständigheter?

A: Det beror mer på vilka typer av möten företaget försöker skapa. Incentiva möten eller möten för personer som har haft rätt att delta, kommer att använda fler kändis typer för att belöna deltagare med en "oförglömlig" upplevelse. Mer innehåll eller pedagogiskt inriktade möten kommer att luta sig mot mer industriexperter och innehållshögtalare.

Vi ser nu en mycket trevlig trend mot blandning av de typer av högtalare som företagen kommer att använda vid sina olika möten.Mer planerare tittar på den övergripande bilden och använder innehålls- eller industrin högtalare samt motivationshögtalare - och ibland underhållare - på ett större antal olika typer av möten.

Om att anställa en professionell högtalare

Q: Har högtalare vanligtvis vissa specifika krav (förutom betalning av talavgift) som evenemangsplanerare ska vara medvetna om?

A: Varje högtalares specifika krav är olika. Som ett minimum borde en planer vara ansvarig för att betala för flygbiljett, övernattningsboende, marktransporter, måltider och AV-krav. Ibland kan en högtalare ha en fast avgift för resor eller kräva en specifik per-diem för att täcka måltider och tillbud. Det kan också finnas avgifter för specifika utdelningar eller rätten att spela in adressen eller talet.

Högskolans högskolor bör ge några omfattande krav till planeraren innan ett slutgiltigt beslut fattas så det finns inga överraskningar.

Om en professionell högtalares avgifter

F: Vilken typ av avgifter ska händelseplanerare förvänta sig att budgetera för en professionell högtalare? Finns det ett sätt du kan hjälpa till att kategorisera avgiftsintervall för att förvänta sig för olika typer av högtalare?

A: Bra fråga. Avgifterna varierar från några tusen dollar till över hundra tusen dollar. Högtalarna fastställer sina avgifter och det finns inga specifika kriterier eller standarder för hur de gör det.

Låt oss bryta ner tre av de olika typerna av högtalare: professionell, expert och kändis.

1. Professionella högtalare är de som har valt att leva. Det finns tusentals av dessa typer av högtalare på marknaden. Jag tycker om att de baserar sina avgifter på sina erfarenheter, kunskaper och talförmåga, men ofta är det vad de uppfattar sitt värde att vara.
2. Experthögtalare är de som talar som ett resultat av sin kompetens inom ett visst område. Det är inte deras primära kallelse.
3. Kändis högtalare är just det: kändisar. Ofta betalar du mycket pengar bara för att ha en kändis på plattformen. Planeraren måste bestämma värdet av det!

F: Finns avgifter för ett högtalarbyrå inkluderat i högtalarens avgift? Ska en evenemangsplanerare förvänta sig att lägga till extra avgifter? Om så är fallet, under vilka omständigheter

A: Vanligtvis betalar högtalaren byrået en provision. De gör det för att byrån har säkrat engagemanget för dem och åtar sig alla logistiska och avtalsförpliktelser. Det finns undantag, som i alla affärer, och det kan finnas tillfällen då en byrå kan ta ut sina egna avgifter när de tillhandahåller tjänster som omfattande forskning eller strategisk planering för företag eller organisationer.

Om Talande Förlovningsavbrott och Högtalare Byråer

F: Mycket situationer kan uppstå som kan kräva en talare för att avbryta ett engagemang. Vilka steg kan en händelseplanerare vidta för att ta itu med denna situation när man kontraherar en talare?

A: Det här är ett kontor / högtalarförhållande som verkligen kan göra en värld av skillnad som vi kan "rally" högtalare för att hjälpa oss i nödsituationer.

Förhoppningsvis sker en avbokning med tillräckligt med tid för att hitta en jämförbar ersättning. Men tiden är vanligtvis inte på vår sida när avbokningar händer.

Så när en planer lär sig om en avbokning borde de omedelbart ringa sin byrå för en "back up" -plan - även om det bara är några timmar före talet. Om det är en stor händelse med mer än en högtalare kan vi kanske fråga en av våra högtalare redan vid evenemanget för att göra "dubbeltjänst". "Eller om vi vet att en annan talare är geografiskt i närheten, kan vi fråga honom eller henne om att göra en omväg till vår händelse och spara dagen.

Det finns alltid lösningar; Förhoppningsvis arbetar du med en byrå som känner deras högtalare tillräckligt bra för att övervinna dessa frustrerande utmaningar.

Q: Ett sådant scenario är förmodligen en av de viktigaste tiderna för att arbeta med en högtalarebyrå. Kan du dela ett exempel på hur du säkrade någon annan i sista minuten?

A: Vi var på plats för att hantera högtalarna för en stor försäkringsklient som höll ett incitamentsmöte. Vid ca 5 a. m. en söndagsmorgon fick min personal person ett panikat samtal från kunden. Den ena högtalaren som de bokade utan vår hjälp visade inte upp. Tydligen var det något problem med högtalarens transport, men ingen visste verkligen vad som hände.

Klienten var nu kvar med ett gapande hål i sin agenda där den inledande keynoten tillhörde! Så vi fick jobba direkt för att brainstorm ersättning idéer.

Vi kände denna kund och deras publik väl, och bestämde att vi hade den perfekta kandidaten inom köravstånd. Vi ringde hans kontor, mobiltelefon, hemma och hans fru! När vi hittade honom förklarade vi situationen, och han gick med på att komma omedelbart till mötet. När han anlände, hade vi ett kort möte med kunden och pratade om mål, och med ingen längre åtgärd tog talaren scenen.

Efter fullbordandet fick talaren en stående ovation från publiken! Som det visar sig var han förmodligen ett bättre val för öppningsnyckeln än den som slog upp en no-show.

Förhållandena spelar verkligen roll!