Hur man ger feedback till defensiva medarbetare

Feedback är ett av de kraftfullaste verktygen i chefsverktyg för att stärka arbetsplatsens prestanda.

• Positiv återkoppling fokuserar på att identifiera och förstärka beteenden som främjar högpresterande prestanda.
• Konstruktiv feedback - ofta refererad till som negativ feedback - är inriktad på att identifiera och främja förändringar i beteenden som förringar högpresterande.

Effektiv feedback är specifik för beteendet (antingen negativt eller positivt) och levereras så nära förekomsten som möjligt.

Medan motiverade yrkesverksamma uppskattar både positiv och konstruktiv feedback är cheferna ofta obekväma när de levererar det, särskilt vad som anses vara negativt. I undersökningar och forskningsstudier är chefer som kämpar med att ge konstruktiv återkoppling oroade för att de inte kommer att tyckas om, eller de fruktar att skapa en incident genom att erbjuda kritik.

Genom att följa och öva de förslag som skisseras i den här artikeln kan chefen ta rädslan för att leverera negativ feedback och göra konversationen till en konstruktiv händelse.

10 tips som hjälper dig att leverera negativ feedback:

1. Få dina känslor under kontroll. Du vill inte kritisera andras handlingar när du är arg eller upprörd. Om temperaturen är varm, ta tid att låta sakerna svalna. Medan effektiv konstruktiv återkoppling levereras så nära den observerade händelsen som möjligt, om situationen är uppvärmd, är det bra att planera ett möte nästa dag.

2. Lämna aldrig negativ feedback framför lagmedlemmen s. Hitta en privat plats. Utför mötet på ditt kontor eller planera ett konferensrum för din feedbackdiskussion.

3. Fokusera på det observerade beteendet, inte personen. Kom ihåg att syftet med konstruktiv feedback är att eliminera beteenden som förringar hög prestanda. Om personen uppfattar att han eller hon blir attackerad personligen, kommer de snabbt att bli defensiva och möjligheten till en meningsfull diskussion kommer att gå vilse.
4. Var specifik . Effektiv feedback är specifik. Föreslå, "John, du visste verkligen att det var", kan vara sant, men det berättar inte för John vad han gjorde fel. Samma sak gäller att berätta för Maria att hon är sen att jobba för ofta. I stället beskriver det mycket specifika beteendet och identifierar affärsmässiga konsekvenser av beteendet. Till exempel: "Mary, när du är sen för ditt skifte, kräver det att vi håller någon över från det tidigare skiftet. Det kräver att vi betalar övertid, det stör din kollega och det kan minska kvaliteten om de inte gör det förstår ditt specifika jobb. Förstår du det? "
5. Var snabb . Om du någonsin fått en lång lista med negativa feedbackkommentarer på en årlig prestandaöversikt förstår du hur värdelös den här inmatningen är efter det faktum.Återkoppling av alla typer ska ges så snart som möjligt efter händelsen.
6. Förblir lugn . Oavsett hur upprörd du är, lönar det sig aldrig att förlora kontrollen över dina känslor. Som nämnts ovan, om du behöver tid för att samla dina känslor, fördröja diskussionen några timmar eller högst en dag. Påminn dig om att avsikten med feedback är att främja förbättringar och närma sig diskussionen med denna positiva attityd.
7. Bekräfta din tro på personen . Detta förstärker steg tre, men här berättar du dem att du fortfarande har tro på dem som en person och i deras förmågor; Det är bara deras prestanda du vill att de ska förändras. Säg något som "du är en bra kundservice rep, så jag är säker på att du ser behovet av att vara mer tålmodig med kunderna".
8. Sluta prata och bjuda in den andra parten att engagera . När du har berättat för personen vilka specifika, senaste handlingar var olämpliga, och varför, sluta prata. Ge den andra personen en chans att svara på dina uttalanden och fråga klargörande frågor.
9. Definiera och godkänna en ömsesidigt acceptabel handlingsplan. Överens vilken framtida prestation som är lämplig för arbetstagaren. Om det finns specifika saker som arbetstagaren måste börja göra eller behöver sluta göra, se till att de är tydligt identifierade. Om det finns något du behöver göra, kanske ytterligare utbildning för medarbetaren, håller med om det också.
10. Skapa en tid för uppföljning. Ange ett tydligt datum och tid för att granska åtgärder och förbättringar är en viktig del av återkopplingsprocessen. Det fastställer ansvarsskyldighet och förbättrar sannolikheten för prestationsförbättring.

Och kom ihåg, efter att du har lämnat den konstruktiva feedbacken och kommit överens om en resolution och uppföljningsplan, fortsätt med jobbet. Håll inte den svaga viljan mot arbetstagaren eftersom de gjorde ett misstag. Håll inte över dem av rädsla för att de kan göra ett annat misstag. Övervaka deras prestanda som du gör alla anställda, men obsess inte.

Redigerad av: Art Petty