Hur man genomför effektiva möten

Är du rädd att delta i det veckovisa personalmötet? Finns du någonsin att du sitter där, twirling din penna och motstå frestelsen att kika på din Smartphone och undra varför du är på jorden där du har så många andra saker att göra? Eller sämre, är du på toppen av bordet som leder mötet när du observerar andras ointressen? Du är inte ensam. Dåligt förvaltade möten är en produktivitetsdödare och de hjälper verkligen ingen anställdas moral.

Säg adjö till de tråkiga mötena och lära dig att genomföra effektiva möten som lämnar anställda engagerade och motiverade.

7 tips för effektiva möten

Uppnå mötesens mål

Innan du skickar ut en mötesalarm och lägger den på din kalender, fråga dig varför du vill hålla ett möte och bestämma målet. Är det ett möte för att få medarbetarna snabba på en förändring i ledningen? Tar du ett beslut om ett projekt? Är det en brainstorming session för en ny affärsstrategi? Var säker på att samla medarbetare i ett rum för ansikte mot ansikte diskussion och interaktion är nödvändigt för ditt mål. om syftet med mötet är en statusuppdatering, kanske att skicka ut en grupp e-post är en bättre användning av allas tid.

Kommunicera mötes syfte

När du uppmanar andra till ditt möte ska du vara tydlig om mötet. Detta kommer inte bara att hålla dig fokuserad, men kommer att möjliggöra för anställda att delta i mötet, antingen utarbetat med handlingar eller med tankar i frågan.

Kommunikation är viktigt för ett effektivt möte.

Var selektiv om deltagare

Ingen uppskattar att delta i ett möte som inte har någon koppling till dem eller deras arbete. Bestäm vem som verkligen behöver vara där och varför. Vilken insats behöver du? Vilka kollegor måste delta och kommer sannolikt att ha frågor i frågan?

Om någon är på din lista som helt enkelt behöver informeras om vad som diskuterats, gör dem en tjänst och ta bort dem från listan. De kan enkelt uppdateras med en uppföljningsmail. Tiden är värdefull och ingen arbetsgivare vill negativt påverka produktiviteten genom att ha anställda sitter på möten som är onödiga.

Du måste skapa en mötesagenda

Att hålla ett möte utan en bestämd mötesagenda är likadant att klättra in i segelbåt och hoppas vinden tar dig där du vill åka. Du kommer - helt bokstavligen - att gå vilse till sjöss. Ditt mötesagenda hjälper dig till ditt slutmål. Inkludera ämnen som ska diskuteras och vem kommer att adressera varje objekt om andra deltar. Skicka agendan till deltagarna i förväg så att alla vet vad de ska förvänta sig och kommer förberedda.

Håll dig till din plan

Även det bästa planerade mötet kommer att gå fel om diskussionen blir avsparkad och går av med tangentiella ämnen. Det är därför de flesta möten misslyckas med att uppnå sitt mål - de håller sig inte på rätt spår. I början av ditt möte ska du fastställa grundregler och en bestämd tidstilldelning för varje sak på din dagordning samt det övergripande mötet. Till exempel, "Tack för att du kom i dag. Allas tid är värdefull och det är mitt mål att hålla detta möte till mindre än en timme.

Låt oss hålla fast vid föremålen och reservera diskussioner om andra ämnen för en senare tidpunkt. "Rein i någon som monopoliserar diskussionen eller introducerar ämnen, inte på agendan.

Håll dem engagerade

Visuella hjälpmedel går långt för att hålla alla fokuserade på mötet och inte på deras telefoner eller klockan. Lägg upp dagordningen på en smart styrelse framför rummet. Projektbilder på en stor skärm med hjälp av en dator; något för att hålla ögonen på framsidan.

Sammanfatta mötet

Har du någonsin lämnat ett möte och har en helt annan takeaway än din kollega? Se till att detta inte händer med ditt möte genom att maila en uppföljning inom 24 timmar. Inkludera en sammanfattning, markera viktiga ämnen adresserade, uppgifter tilldelade och ange deadlines. Om detta skickas ut i rätt tid kommer det att säkerställas att deltagarna inte leder i fel riktning.