12 Enkla steg för att planera effektiva möten

Om du är som de flesta jag vet, ger tanken på att spendera en dag i back-to-back-möten fräckhetens känslor. Möten kan vara tråkiga, ofta onödiga och definitivt ta tid borta från annat arbete. Men möten kan vara mycket effektiva och produktiva om de planeras rätt.

12 enkla steg för att planera effektiva möten

Behöver du verkligen ett möte?

Först bestämma om det är verkligen nödvändigt att planera ett möte.

Oftast tänker vi på ett formellt möte som det bästa sättet att dela information eller diskutera ett ämne. Men om dina nyheter kan levereras via e-post eller konferenssamtal, eller bara genom att samla några personer på ditt kontor i 15 minuter, hoppa över det formella mötet.

Bjud in bara de människor som verkligen behöver vara där.

Har någonsin blivit inbjudna till ett möte och undrat - halvvägs - varför är du där? Slösa inte människors tid genom att bjuda in dem till ett möte som de inte behöver delta i. Det kommer inte att vara ett effektivt möte. Behöver någon från redovisning vara närvarande vid mötet för att svara på budgetfrågor? Bjud sedan in en person från redovisning som passar för den uppgiften.

Om en kollega eller handledare behöver informeras om vad som diskuterades vid ett möte behöver du inte bjuda in dem till det faktiska mötet. Helt enkelt förbereda en sammankomst och skicka den till dem efteråt. De kommer att uppskatta tidsbespararen och du är säker på att - för att du lägger informationen skriftligen - att de är fullt informerade om diskussioner.

Skicka ut mötespåminnelser

Livet är upptaget och kalendern blir snabbt bokad med schemalagda aktiviteter. Skicka ut en efterföljande mötespåminnelse två dagar före mötet. Detta kommer att bekräfta de personer som svarade att de skulle vara närvarande och också meddela dig i förväg om scheman har ändrats och nyckelaktörer inte kan göra planerad mötetid.

Ha en dagordning

För att planera effektiva möten måste du först planera vad som ska diskuteras. Vad är målet med mötet? Vad vill du uppnå?

Utveckla en mötesagendan före tid och distribuera den till deltagarna. Ange starttid och inkludera en kort lista över ämnen som ska behandlas. Möt inte ner ditt eget möte med en lång, alltför detaljerad dagordning. Ange namngivna personer som ansvarar för rapportering inom ett visst område.

Var klar om förväntningar

När du först skickar ut en anmälan om mötet måste du vara tydlig om dess syfte och dina förväntningar. Kommer mötet att rotera kring en presentation och deltagare borde vara beredda att ta anteckningar? Eller är det här en brainstorming-session där deltagare förväntas dyka upp med idéer och förslag?

I vissa företagskulturer samlas anställda att bara lyssna och sedan gå tillbaka till sina arbetsytor. I andra företag deltar medarbetare fritt. I dagens samarbetande arbetsplatser är interaktion och delning av idéer inte bara välkomna vid möten. det är ofta syftet med mötet själv.

Börja på tiden

Om du är den som oftast uppträder för möten i tid, förstår du hur frustrerande det är när det faktiska mötet inte går i 15 minuter när folk tricklar in i rummet.

Det som oundvikligen händer är, framåt, alla vet att dessa möten aldrig börjar i tid så börjar alla visa sig sent.

Ta hand om ditt möte. Börja omedelbart vid den angivna starttiden. Stäng dörren och börja. De stragglers kommer snabbt att få meddelandet att de anländer sent och de borde bara göra det misstag en gång.

Håll det kort och enkelt

De flesta mötena slats i en timme när det i många fall är 30 minuter eller 45 minuter tillräckligt. När alltför mycket tid är tilldelat är det vanliga resultatet att tiden är bortkastad. Människor dröjer efter att mötet är över eller spenderar för länge på ett visst agendapunkt. Håll möten kort och till rätta.

Bo på ämne

En agenda för sig kommer inte att driva ditt möte effektivt. Håll dig till agendan och håll diskussionerna från att vandra på tangenter.

Adressera eventuella frågor om ämnet, där det anges att det är ett ämne för ett annat möte, det kommer att behandlas privat eller liknande. Ingen gillar ett löpande möte där syftet med mötet tog en baksätning till ett annat samtal.

Ta mindre möten utanför konferensrummet

Sittande i samma välbekanta konferensrum samlat kring samma välbekanta bord är bara det - bekant. För att uppmuntra anställda att interagera, tänka kreativt och ha livliga diskussioner, överväga att ta mötet utanför det vanliga konferensrummet.

Överväg möte vid ett bord utanför om plats och väder tillåter. Försök samla i ett gemensamt område som har soffor och små bord istället för ett stort konferensbord och svängstolar.

Var inte rädd för att ta en annan strategi

Om tillvägagångssättet för mötet inte fungerar, var inte rädd att byta kurs. Till exempel, om en brainstorming session ger ett tyst rum med mycket liten dialog, ändra riktning. Var flexibel och var uppmärksam på hur det övergripande mötet fortskrider.

Använd teknik

Planera att använda teknik för att hålla deltagarna engagerade. I dagens digitala värld brukar de flesta se grafik eller videor för att stödja de ord de hör. Tilltala den tankegången och införliva audiovisuella medier när du planerar ditt möte.

Datorer som projiceras på stora skärmar och Smart Board-presentationer som uppmuntrar till interaktion är en välkommen förändring från de standardiserade PowerPoint-presentationerna.

Skicka ut en mötesöversikt

Inom en dag efter mötet skicka en kort sammanfattning av vad som diskuterades. Distribuera detta via e-post till alla som är närvarande, de som inte kunde delta i mötet, och de som behöver informeras.Inkludera även några åtgärdsposter, med angivande av vem som är ansvarig för varje föremål samt förfallodagen.