IRS Form W-9 - Vad det är och hur man fyller ut det

Form W-9 är inte något som du vanligtvis behöver oroa dig om du inte är en oberoende entreprenör, konsult eller annan egenföretagare. Du kan bli ombedd att fylla i IRS-formulär W-9 om du eller ditt företag är uppdrag att tillhandahålla tjänster till ett annat företag. Företaget använder sedan informationen du lämnar på formuläret för att förbereda formuläret 1099-MISC, rapportera till Inkomsttjänsten det intäkter som det betalade till dig eller ditt företag.

Du kan också bli ombedd av din bank eller andra finansiella institutioner att fylla i formulär W-9 så att de kan förbereda olika typer av 1099 blanketter för att rapportera intresse, utdelning och andra inkomster du intjänad till IRS. Du kan till och med bli uppmanad till en när du öppnar ett konto.

Och självklart, om du eller ditt företag betalar oberoende entreprenörer eller konsulter, måste du också hantera invecklingarna i Form W-9. Lyckligtvis är de inte komplicerade.

Var ska man få formulär W-9?

I de flesta fall kommer affärs- eller finansinstitutet att ge dig en blank blankett W-9 och ber dig att slutföra det. Annars, om du eller ditt företag är i stånd att behöva utfärda formulär W-9 till oberoende entreprenörer, kan du ladda ner formuläret från IRS-webbplatsen.

Fyll i formulär W-9

Fyll i formulär W-9 är ganska enkelt. Ange bara ditt namn och ditt personnummer. Företagen ska ange deras namn och deras arbetsgivaridentifikationsnummer där.

När du skickar in formulär W-9, certifierar du till IRS att det skatte-ID-nummer du tillhandahåller är korrekt och korrekt.

Varningsskyltar att vara medvetna om

Form W-9 är ett standard skattedokument. Det står inte i sig för många problem, men det finns några situationer som kan vinka en röd flagga:

• Du känner inte till den person eller verksamhet som ber dig fylla i W-9. Du bör alltid vara försiktig när du ger ut känslig information som ditt namn, adress, personnummer eller arbetsgivarens identifikationsnummer. Se till att du vet vem som frågar dig att fylla i formuläret, varför de gör det och hur skatteinformationen du tillhandahåller kommer att användas.
• Var noga med att skicka W-9 säkert. Skicka inte din färdiga W-9 som en osäker eller okrypterad e-postbilaga. Använd en säker leveransmetod, till exempel handleverans, mail eller en krypterad filbilaga till ett e-postmeddelande.
• Fråga vilka typer av skattedokument som beställaren avser att ge dig. Om du är osäker på varför du blir ombedd att slutföra en W-9, fråga vilka typer av skattedokument du kan förvänta dig att få när informationen används.
• Du förväntade dig ett formulär W-4 istället. Om du börjar ett nytt jobb och din nya arbetsgivare ger dig en W-9 för att fylla i, fråga om du ska arbeta som egenföretagare oberoende entreprenör eller som anställd.Anställda slutför formulär W-4 för att sätta in sina skattemässiga avdrag. Egenföretagare har inga skatter som hålls kvar av sin lön - de är ansvariga för att göra betalningar till IRSna på egen hand.

Tips för att fylla i formulär W-9 Om du är ett aktiebolag

• Om din LLC är en egen separat skatteenhet, rapportera som ett partnerskap, C-corporation eller S-corporation, namnet av LLC och dess federala arbetsgivaridentifikationsnummer på formuläret W-9. Kolla in lämplig momsklasseringsfält, som anger om du är ett partnerskap, C-corporation eller S-corporation. Gör inte i rutan med begränsat ansvar. Det här låter kontraintuitivt, men det är vad IRS säger i instruktionerna.
• Om LLC ägs av en annan LLC, , skulle du kolla rutan med begränsat ansvar. Du måste också ange skattklassificering av moderbolaget LLC.
• Om LLC ägs av en enda medlem , ange skattelättnaden för ägaren.
• Om LLC ägs av en enda medlem som är en person , instruerar IRS att du måste ange ägarens namn på "namn" -raden och namnet på LLC på "företagsnamnslinjen" . "IRS föredrar att du rapporterar ägarens personnummer i stället för LLCs federala arbetsgivaridentifikationsnummer.

Tips om du är föremål för obligatorisk säkerhetskopiering

Du måste också certifiera på formulär W-9 om du är föremål för säkerhetskopiering. Detta håller fast med 28 procent på betalningar som görs till dig eller ditt företag under vissa omständigheter.

Det finns två vanliga skäl för säkerhetskopiering: Ditt namn och SSN matchar inte IRS-poster, eller du har en eller flera utestående skatteskulder och IRS har meddelat dig att du är föremål för obligatorisk säkerhetskopiering tills dessa skatter är betalas i fullt.

De flesta skattebetalare är befriade från reservfel, men om IRS har meddelat dig att du är föremål för det, måste du slå ut språket i punkt nr 2 i certifieringsområdet. Det här avsnittet lyder:

"2. Jag är inte föremål för säkerhetskopiering av innehav eftersom: (a) Jag är befriad från reservfel, eller (b) Jag har inte anmälts av Internal Revenue Service (IRS) som jag är föremål för att säkerhetskopiera innehav till följd av att anmälan inte har rapporterats om ränta eller utdelning, eller (c) IRS har meddelat mig att jag inte längre är föremål för säkerhetskopiering. "

Svar på vanliga frågor

Hur ofta ska Jag uppdaterar ett formulär W-9?

Du ska skicka in en ny formulär W-9 när din information ändras. Fyll i en ny W-9 om ditt namn, företagsnamn, adress, personnummer eller arbetsnummer har ändrats.

Jag fick en W-9 från en osannolik källa. Vad ska jag göra?

Vissa personer har mottagit förfrågningar om formulär W-9 från hyresvärden och andra personer eller företag. Form W-9 används för att officiellt be en person eller företag att ange sitt namn, adress och skattskyldigens identifikationsnummer så att den anmodande parten kan skicka ut skattdokument på ett korrekt sätt till IRS.I allmänhet kan alla företag som betalar dig ränta, utdelningar, ersättning för anställda eller andra typer av redovisningsbara inkomster förmodligen begära blankett W-9, så det verkar osannolikt att en hyresvärd skulle be dig komplettera en. Om du får en W-9 från en osannolik källa som du inte förväntar dig kommer att betala pengar av någon anledning, fråga varför det behövs. Fyll inte i det och skicka in det om du har misgivningar, åtminstone inte utan att ha råd med en skattesäljare först.

Jag fick en W-9 från min arbetsgivare. Vad ska jag göra?

Om du är eller behandlas som anställd med löpande lönecheck och din arbetsgivare plötsligt frågar dig om att fylla i formulär W-9, indikerar detta att din arbetsgivare nu vill behandla dig som en oberoende entreprenör. Detta kan vara en ganska klibbig situation. Å ena sidan finns det några legitima skäl till varför du kan bli en oberoende entreprenör snarare än en anställd. Å andra sidan löper arbetsgivarna ibland ekonomiska svårigheter och kan inte längre ha råd att betala hälften av löneskatterna.

Om du får en W-9 från din arbetsgivare, fråga dig själv om du är en anställd eller en oberoende entreprenör. Om du tror att du är anställd och inte kan nå ett samförstånd efter att ha pratat med din arbetsgivare kan du be IRS att bestämma din arbetsstatus. Naturligtvis kan din arbetsgivare inte uppskatta detta, men det är bättre att vara säker än förlåt. Om din arbetsgivare omklassificerar dig som en oberoende entreprenör, blir du ansvarig för att betala hälften av löneskatten som egenbeskattningsskatt.