Hur skiljer du arbetsuppgifter med en liten personal?

Att dela redovisningsansvar är nyckeln till att hålla exakta böcker och minska risken för bedrägerier. Till exempel ska en anställd som räknar med kontantbetalningar inte heller vara ansvarig för att driva kontanter till banken.

I ett mindre företag utan en stor bokföringsavdelning är separeringstjänster lättare sagt än gjort. En av de största riskerna för småföretag är faktiskt en brist på separation av nyckeluppgifter, vilket ökar sannolikheten för risk och exponering för dålig bokföring.

Om du har legitima risker för att korrigera i dina processer nu eller helt enkelt vill justera din företagsstruktur för att avvärja eventuella problem i framtiden, här är några idéer som hjälper dig att dela ansvar även när du har inte många anställda tillgängliga

Kräv periodiska semester

Många bedrägerier har upptäckts när bokhållaren tar sin första semester i år eller en chef tvingas ta en sjuk dag som bryter en lång historia om perfekt närvaro. I dessa situationer försöker ersättningarna utföra sina tilldelade dagliga uppgifter men märker att siffrorna är avstängda. När ledningen undersöker ser de ut att deras perfekta medarbetare alltid kom till jobbet för att hålla någon annan från att upptäcka bedrägerier.

Problemet är att anställda som alltid kommer till jobbet ses ofta som de mest värdefulla och trovärdiga medarbetarna. Detta skapar en möjlighet för dem att dra fördel av deras oberoende och brist på någon som kontrollerar sitt arbete.

Låt ingen anställda gå några månader eller år utan att ha en riktig semester. En bra medarbetare förtjänar rasten, och du behöver chansen att få en dålig. Faktum är att det är en röd flagga om en anställd aldrig saknar en arbetsdag oavsett hur sjuk eller hur man behöver en semester han eller hon kan vara.

Rotera anställda från andra platser eller skift

Många konsumentinriktade företag har bara en eller två anställda som arbetar i en butik vid en given tidpunkt.

När någon är ensam, kan han känna större frestelse att stjäla och mindre rädsla för att bli fast.

Som att ta semester, vill du rotera medarbetarna runt. Du kan behålla dem på sina favoritplatser oftast, men har dem ibland jobbat i olika butiker eller olika skift. På så sätt kan du leta efter trender som kontanter kvitton alltid gå ner när en viss anställd arbetar ett visst skifte mot när andra arbetar samma skift.

Skicka ut redovisningsuppgifter

Du behöver inte göra all din redovisning på ett ställe. Istället för att dina anställda eller chefer på frontlinjen försöker göra allt kan du skicka ut uppgifter.

• Anställda i varje butik kan ange försäljnings- och andra räkenskapsuppgifter.
• En ledande chef på din största plats kan ta ansvar för att godkänna justeringar av kundkonton.
• En revisor på ett centralt kontor kan förena dina konton och förbereda dina finansiella rapporter.

Om du inte har flera platser eller flera kvalificerade anställda, är det okej. Outsourced bokföringstjänster kan hjälpa dig att fylla i luckorna.

Skapa tydliga policyer och förfaranden

Medan många väljer att arbeta för små och växande företag eftersom de inte har byråkrati hos stora företag, är det viktigt att definiera politik och rutiner i alla storlekar.

Kom ihåg att misstag händer mycket oftare än oärlighet.

Om någon får en uppgift att utföra sig själv med liten vägledning om hur man gör det, kan han göra det på ett sätt som starkt ökar hans chanser att göra ett dyrt fel. Om du ger någon en tydlig process att följa och förklara att du vill göra det på så vis för att minska risken för fel, kommer han troligen att göra det exakt hur du bad honom att göra det.

Detta är särskilt viktigt för anställda som har en hög grad av självständighet och har inte chefer som alltid kontrollerar sitt arbete. Å andra sidan, även om du delar upp uppgifter och berättar för anställda hur man utför dem, måste du se till att det är klart att de kan vända sig till dig för hjälp eller rådgivning när som helst.