Hur man hanterar oanmälda lönecheckar i ditt företag

Hur returnerar jag oanställda lönecheckar till staten?

Du har nog hört frasen, "Okunnighet i lagen är ingen ursäkt." Det här är ett av de fall som illustrerar regeln: du kan inte behålla kontantinkomster av anställda. du måste vända dem till ditt tillstånd. Om du inte var medveten om denna regel kommer du att vara efter att du läst den här artikeln.

Oavlönade lönecheckar är en speciell typ av obeståndad egendom.

Om du sitter på oavlönade lönecheckar är du (arbetsgivaren) juridiskt bunden av statlig lag för att returnera eventuella kontantpengar till staten där personen senast arbetade. Du kan bötes eller straffas om du inte returnerar checken, även om personen inte kan hittas.

Varför måste oanmälda lönecheckar överföras till staten?

Principen bakom denna lag kallas "escheat" (det uttalas som det ser ut i två stavelser: es-cheat.) Escheat betyder "kapitulation" och bygger på en gemensam lag doktrin som kräver att ej upptagna fastigheter returneras (överlämnas) till staten, inte förvaras av den person som har den.

Vad är reglerna för återbetalning av anställda lönecheckar?

Escheat lagar varierar beroende på stat, men de flesta har ett krav på att det företag som utfärdar lönechecket måste göra ansträngning för att hitta den ex-anställda och vända om lönecheckens belopp inom en viss tid (ett år gräns från det att lönebeviset utfärdades är vanligt).

Hur meddelar jag Ex-anställden?

Först skickar du ett certifierat brev till personens senast kända adress (det är därför du behåller bra löneposter, eller hur?). Tiden mellan anmälan och arkivering varierar med statligt tillstånd, men det är oftast inte längre än 180 dagar (ca 6 månader). Det vill säga du måste meddela personen och vänta inte längre än den angivna tiden innan du vänder över lönecheck till staten.

Att skicka ett certifierat brev betyder att du har en post om brevet inte kan överlåtas. Det här hjälper dig att visa det tillstånd du gjorde din due diligence när du försökte hitta den ex-anställda.

Hur skickar jag in kontanter med kontanter?

Varje stat har ett annat krav. I Iowa måste du till exempel försöka hitta ex-medarbetare från juli till september och skicka in din rapport senast den 1 november.

Hur hittar jag Escheat-lagen för min stat?

Börja med att söka på "escheat" och ditt statliga namn. Eller du kan titta på webbplatsen för din statstjänsteman, inkomstavdelningen eller beskattningsbyrån för att hitta information. Bizfilings har en lista över okravade egendomslagar per stat. Kom ihåg att varje stat har olika krav.

Skapa en procedur för att hantera oanmälda lönecheckar

• Ange en "att göra" anteckning i din lönebokskalender för slutet av varje år och kör en rapport som visar informationen för varje lönecheck.Tag de lönecheckar som inte har blivit inkasserade.
• Skicka sedan ut de certifierade bokstäverna.
• Slutligen, följ dina staters krav på att returnera oavlönade lönecheckar till de tidigare anställda som inte har betalat in pengar.