Hur APEX Initiative Changed Corporate Event Planning

En av de vanligaste förfrågningarna bland företagshändelser och mötesplanerare är att standardiserad program för händelseplanering hjälper till med kommunikation mellan branschpersonal och effektivitet. Medan ett helt standardiserat och föreskriven system eller programvara ännu inte har antagits i hela industrin lanserade konventionsnämndsrådet (CIC) ett initiativ som gav en viss oförutsedd riktning för evenemangsplanerare, branschfolk och slutligen programutvecklare för händelseplanering över hela landet med vad är känt som APEX.

CIC: s Accepted Practices Exchange

APEX står för "Accepted Practices Exchange", ett initiativ från konventionsindustrins råd (CIC) som lanserades för att förena hela möten, konventioner och utställningsindustrin att utveckla och implementera frivilliga standarder för händelseplaneringsprogram och andra verktyg. Trots sin frivilliga karaktär var det en spelväxlare i branschen.

Mer än 2 500 branschmedlemmar i 60 städer i USA och Kanada deltog i praktiska diskussioner och mer än 350 branschpersonal var involverade som praktiska volontärer sedan 2001. Genom samarbete, de som är inblandade i APEX hoppades kunna definiera branschövergripande accepterade metoder, som skulle definiera standarder för händelseplaneringsprogram och andra verktyg. Detta initiativ utvecklades slutligen till skapandet av APEX-evenemangsplaneringsverktygen, som innehåller en rad resurser för evenemangsplanerare och den fortsatta utvecklingen av ny händelseplaneringsprogramvara.

APEX Verktyg och resurser

APEX-initiativet var tillbaka under 2001 och var det enda branschövergripande och sammanhängande drivet för att utveckla standarder för evenemangsplaneringsverktyg. Så småningom ledde det till att man utvecklade verktyg, mallar och riktlinjer för bästa praxis som många evenemangsplanerare fortfarande använder i någon form idag. Alla resurser finns fortfarande tillgängliga för användning online eller kan hämtas i Microsoft Word of PDF-format.

Verktygen är alla tillgängliga gratis.

1. The Online APEX Industry Glossary
   Detta interaktiva onlineverktyg är den omfattande referensen för terminologi, jargong och akronymer som används i mötes- och händelsesindustrin. Det ger en stor resurs för att säkerställa konsekventa villkor och visar sig fortfarande vara ett användbart träningsverktyg för nya anställda.
2. Template
   Händelsesplanerare använde termen "CV" för att referera till mötesspecifikationer. Acronym ESG (som står för händelsespecifikationsguiden) ersatte denna term efter lanseringen av APEX med ett standardiserat verktyg som används för att förbereda och dela fullständiga instruktioner och detaljer för händelser av alla storlekar.
3. APEX Bostäder & Registrering
   Dessa accepterade metoder utvecklades för att samla in, rapportera och hämta kompletta bostads- och registreringsdata för möten, konventioner och andra evenemang. Det visade sig också vara en resurs för att hantera bostadsfrågor som bostadsleverantörer, internetproblem, internationellt boende och upplysningar.
4. Mallen
   Utbyte av gamla historikrapporter, posthändelsesrapporten eller PER är fortfarande händelsen och mötesindustrins accepterade format för att samla, lagra och dela korrekt och noggrant inlägg -event rapportera data om händelser av alla typer (även om nya versioner finns i olika program).
5. Teman för ansökan om förslag (RFP)
   Tillsammans med en vitbok som publicerats av CIC i samverkan med APEX-delegater och Global Business Travel Association (GBTA), tillhandahåller CIC fortfarande standard RFP-format som adresserar kärninformationen och unika Behovet av en rad olika RFP-behov, inklusive: audiovisuella, destinationsföretag, serviceentreprenör, enstaka anläggning, transport, funktionsschema och funktionsuppsättning. Dessa mallar gör det enklare att begära rätt information, jämföra svar och fatta välgrundade beslut.

Händelseplaneringsresurser och programvara

Syftet med konventionsindustrins råds APEX-initiativ var att i grunden förändra hur yrkesverksamma kommuniceras över möten och händelsebranschen från evenemangsplanerare till leverantörer, leverantörer, entreprenörer och andra professionella evenemangsservice.

Kommunikation var före APEX, dess standardiserade riktlinjer, bästa praxis och slutligen sina onlineverktyg och resurser den främsta utmaningen för proffs inom branschen.

Mycket har förändrats sedan början av 2000-talet. Medan idén om APEX och dessa mål inleddes redan 1997 och CIC fokuserade huvudsakligen på konceptet från 2000-2004 och väntade på att starta fram till 2004 och 2005. Sedan lanseringen av APEX-standarder och verktyg har många andra resurser och evenemang planeringsprogram har utvecklats, men ingen myndighet har överkunnat CIC i att föreskriva industristandarder för praxis.