Fem möten Dina anställda kommer att tacka för att döda eller fixa

Det värsta mötet jag någonsin lidit igenom var en så kallad strategisession som underlättades av en individ som absolut inte var en strateg . En liten alarmklocka ringde när han började mötet genom att vi alla plockade upp ett par trummor från högen framför honom på bordet. Han instruerade oss sedan att hitta vårt eget slag och börja trumma ut det på våra anteckningsböcker. Efter några besvärliga ögonblick växte sakerna mer obekvämt när han uppmuntrade denna internationella grupp av chefer att hålla vårt slag och improvisera om vi kände oss som det.

Trumman var höjdpunkten.

Mötets balans fortsatte genom några av de värsta malltyps strategiska planeringsaktiviteterna som jag någonsin haft oturen att delta i som professionell. Den låga punkten (ja, lägre än trumman) inträffade när han slog oss in i ett budkrig över hur många nya kunder vi kunde landa nästa år till följd av vårt nya "mission" och "vision" som vi hade så cavalierly tillverkade och röstade efter de första 90 minuterna. Vid någon tidpunkt slog han ut företagets ekvivalent av en "dubbel hund våg" med utmaningen "Är det alla kunder du kan hitta? ! " En av de andra deltagarna som känner av en politisk öppning för att bli den enda supporteren till detta möte hoppade ombord och innan du visste det var en samling företag som mest genererade några hundra nya kunder per år på kroken för kollektivt att hitta 10 000 nya kunder under nästa år och 100 000 över tre år.

Jag avgick varje timme i mina tankar och när saker blev riktigt dåliga föreslog jag för min chef att vi för oss alla behövde ta kontroll över detta möte. Sanning var jag orolig att jag skulle göra ett offentligt skådespel om mig själv ett ögonblick. Min chef kände ungefär lika mycket bedrägeri hade fått nog, och han skickade skickligt detta färdiga tåg till ett stopp utan mycket extra skador.

När man bara tänker på det mötet kallar tillbaka känslor av posten dåligt mötesstresstyndrom (ett dokumenterat men frekvent fenomen i företagsvärlden), illustrerar den kraften vi har som chefer och ledare att använda dessa sammankomster för gott eller ont. Balansen i den här artikeln erbjuder några extra mötesformer som sprider stress och strid. Eftersom chefen eller ledaren som ansvarar för att dra människor ihop för att kommunicera, dela och generera idéer, är du väl förtjänad genom att eliminera dessa mötetyper från din rutin.

Vid minst fem möten Ditt team kommer tacka för att du eliminerar eller fixar

1.8: 00 a. m. Måndagsmorgonmöten.

Problemet med detta möte är att ingen någonsin är redo för det. Det är trots allt 8: 00 a. m. på måndag morgon-ingenting har hänt än och det som hände förra veckan är mestadels antik historia. Det andra problemet med det här mötet är att för alla att vara beredda måste de arbeta söndagskväll vilket är bra ibland men garanterat tjäna dig några seriösa röster för "årets rika" från anställda och familjemedlemmar till anställda.

Lösningen: Om du måste driva ett lagmöte på måndag, skjut det till senare på morgonen eller tidigt på eftermiddagen.

Bättre än, skjut det till tisdag morgon.

2. Round-the-Table Status Meetings.

Du känner till det här mötet. Det är det där människor rör sig runt i rummet och delar sina senaste uppdateringar, sagor, fantasier och drömmar. Sitt på fel ställe och du hamnar som 22 ^nd personen för att erbjuda en uppdatering till en grupp vars blåsor är överbelastade och hjärnan numrerar från de politiskt orienterade uppdateringarna som kommer från kollegornas munnar i far- bortfunktioner.

Lösningen: möt om du måste, men ställ några regler om uppdateringarna. Be folk att fokusera på viktiga nyheter som påverkar alla eller att identifiera utmaningar som kräver hjälp från alla funktioner. Göra vad som helst för att begränsa den smärtsamma marschen av gratis och självbetjäning statusuppdateringar som otipiperade möten om bordet genererar.

3. Återkommande möten som har förlorat deras syfte.

Varje återkommande möte där ingen kan komma ihåg varför detta möte fortfarande äger rum är en kandidat för omedelbar eliminering. Lagarna för fysik överföring till möten och ett möte i schemat tenderar att förbli på schemat långt efter det har använt sin användbarhet på arbetsplatsen. En ny chef granskade den återkommande listan över möten på hans lags schema och avbröt två av dem eftersom han inte kunde avslöja en anledning till att dessa möten skulle existera. Han fick mer än några tackanmälningar och några kommentarer från människor undrade hur han lyckades döda det här mötet som de hade försökt att bli av med det senaste året.

Lösningen: granska alla de återkommande mötena som du utsätter ditt lag för eller att du är deltagare i och eliminera dem från ditt liv och dina gruppmedlemmar. Om du inte är värd för mötet, informera värd för din avsikt och ditt perspektiv på mötesförmågan. Om du är värd / sponsor, ledamöter av ledamöter och ge dem en röst och en röst. En bit drakonisk skivning av återkommande möten öppnar värdefull tid för andra viktigare aktiviteter.

4. G samtal med Word-smithing .

Detta är ett möte där du drar samman en grupp människor för att arbeta på formuleringen för något: en vision, ett uppdrag, en strategisk redogörelse, en räckviddsförklaring i projektledning. Utgången från dessa sessioner är typiskt en serie besvärligt konstruerade meningar som återspeglar kompromisser från den person som är ansvarig.Ingen i rummet håller med den slutliga produkten, men alla nickar sina huvuden i samtycke så snart formuleringen rör sig bortom löjligt till bara hemskt i ett försök att få smärtan att gå iväg.

S olution: förkasta aldrig grov formulering av någonting till en kommitté. Ta en sticka på den aktuella produkten själv, studsa av några kollegor och när du närmar dig något som börjar jobba för dig, fråga mycket noggrant om inmatning från en grupp. Fråga klargöra frågor, ta bra anteckningar och försvinna sedan och omformulera uttalandet / erna och upprepa processen efter behov.

5. Templatstrategimöten.

Jag slutar där jag började, med det mycket brutna strategimötet som beskrivs i öppningen av denna artikel. Det finns ingen magisk process eller mall eller ens enkla steg som hjälper till att skapa strategisk klarhet. Att genomföra en S. W. O. T. (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) är inte alltid den kritiska vägen för att komma fram till en exakt bedömning av förhållanden och möjligheter. Och antal och mål och tillväxt är inte strategier. Akta dig för alla som föreslår att de har en enkel process för detta komplexa ämne.

Lösningen: Investera i en högkvalificerad och erfaren strategil facilitator eller rådgivare som förstår hur man vägleder, ibland leder och ibland följer för att utveckla en handlingsbar, meningsfull strategi. Rätt professionell kommer att hålla gruppen ansvarig för att hitta svar på rätt (svåra) frågor som måste besvaras på vägen mot strategisk klarhet.

Bottom Line:

Möten är ovärderliga möjligheter att ansluta, kommunicera, bygga upp relationer och stimulera kreativ problemlösning. De är också möjligheter mogna för överanvändning och till och med missbruk. Sträva efter att vara chef som respekterar mötets makt och betydelse. Använd de här forumen av de rätta orsakerna genom att bygga dem för att fokusera på nyckelfrågor, söka idéer och viktigare, respektera den tid som alla sätter i sessionerna. Dina lagmedlemmar kommer att uppskatta din positiva inställning mer än du någonsin vet.