Det finns något om arkivering som gör mina ögon glaserade över - och inlämning under någon tid gör mig i fara att komma i en koma.
Men tyvärr hatar det eller inte, när du kör ett litet företag måste arkivering göras, eller du kommer snart att hitta ditt skrivbord kollapser under vikten av allt papper som håller på att hälla upp sig. Vad är en hater av arkivering att göra?
Det finns två sätt att lösa problemet.
Du kan försöka göra din tidsinsökning så kort som möjligt (en metod som jag nästan har perfektiserat i många år med att köra ett kontor) eller göra din tid arkivering så mycket kul som möjligt (något jag håller försöker åstadkomma). Låt oss titta på tips för att minska hur lång tid du faktiskt spenderar arkivering först.
Hur man minskar tiden du spenderar arkivering
1. Skaka och återvinna när det är möjligt.
Den första frågan om något papper som stirrar på dig som väntar på att arkiveras är, "Ska detta dokument lämnas in? "(Läs 3 steg för att skapa ett dokumenthanteringssystem.)
Många av dokumenten som kommer i posten kan gå direkt till shreddern. Vad är poängen med inlämningsannonser eller informationsbokstäver från andra företag, till exempel? När du hanterar mail, läs en post en gång, bestämma om du behöver det ett år från och med, så fil eller strimla det i enlighet med det.
Chansen är bra, du lägger också in mycket papperskopior av dokument som du inte behöver arkivera - och bör inte ens skriva ut i första hand.
Det är inte nödvändigt att föra papperskopior av fakturor eller bokstäver, till exempel om dina elektroniska filer är organiserade och du följer korrekta säkerhetskopieringsprocedurer. (Se 6 Regler för företags dataskydd och inrätta ett framgångsrikt säkerhetskopieringssystem för detaljer om hur man gör det här.)
Så när du klarar av den här stapeln av arkivering, stryk "papperet du kan leva utan".
2. Använd ett arkiveringssystem som gör andra kontorsdrag lättare, inte svårare.
Det mesta av det papper som jag behöver arkivera är relaterat till affärsprocessen - och dessa dokument måste ingå i bokföringssystemet innan något annat görs med dem. Så istället för att ta det kvittot för en tonerkassett för skrivare och arkivera den under "P" i mitt huvudansökningssystem, lägger jag det i mitt "första" arkivsystem, en serie mappar märkta med månad och år.
Om jag till exempel köpte tonerkassetten i september 2014 är det filen den går in, tillsammans med alla andra fakturor, kvitton och andra affärsdokument som uppstod inom den månaden. Då är det enkelt att arbeta igenom mappen i slutet av månaden och göra alla bokföringsuppgifter som behöver göras (eller om du inte gör det själv, att lämna den månatliga mappen till din revisor eller bokförare) .
Observera att jag driver ett serviceföretag, inte ett detaljhandeln, så sitter ner och arbetar med kontona en gång i månaden fungerar för mig. Du måste ändra den månatliga mappidén i enlighet därmed om du behöver uppdatera dina konton oftare.
3. Tänk innan du filen.
Vad händer efter att jag har använt de månatliga mapparna för att göra bokföringen?
Dokumenten måste flyttas till "huvud" arkiveringssystemet. Men istället för att bara skicka varje dokument individuellt beroende på dess titel, loggar jag logiskt enligt gruppen, ett arkiveringsförfarande finner jag mycket snabbare.
Låt oss ta en titt på exemplet på tonerkassetten för skrivaren. I stället för att sända detta kvitto under "P" för skrivartonpatronen skulle jag fila den här under Kontorsmaterial - Kvitton, samma plats som jag skulle skicka dokument som ett kvitto för en samling post-it-anteckningar eller kvitto för skrivare papper. Detta gör inte bara arkivering snabbare, men det gör det mycket lättare att hitta dokument efteråt.
4. Använd hela ord och fraser på dina filmappsetiketter, inte bara bokstäver.
Det finns ingen regel som säger att du bara är begränsad till enstaka bokstäver när du skapar divisionerna i ditt arkivsystem.
Och om du gör det gör du din arkivering onödigt långsam och komplicerad. Anpassa ditt arkivsystem så att du kan dra nytta av att arkivera per grupp och hitta rätt plats för att placera ett dokument snabbare.
Till exempel, i stället för att bara ha en del av mitt arkivsystem märkt "C", har jag också en sektion som heter "Klientfiler". Filerna i "Klientfiler" är organiserade alfabetiskt. Skönheten att anpassa ditt arkiveringssystem på detta sätt är att det alltid kan delas upp och organiseras om du behöver. Så en större klient kan ha en filsystemdelare märkt med hennes namn i avsnittet "Klientfiler" för att göra det enklare att hitta dokument som är relaterade till henne.
I det här exemplet skulle etiketterna på arkiveringssystemet läsa "B", "C", "Klientfiler", "D" … Se hur mycket enklare din arkivering blir?
Ett annat arkivtips för att skynda Upp din filing: Glöm inte att anpassa alfabetet. Istället för att bara ha en "M" -sektion, märk en "Mc" också.
5. Håll ditt "första" arkivsystem nära och bekvämt. > Det andra bra med att använda ett tvåstegs arkiveringssystem, som det jag har beskrivit ovan är att det blir mycket lättare att hålla den första etappen av ditt arkivsystem (de månatliga mapparna) fysiskt nära ditt arbetsutrymme. "Jag är mycket mer benägen att skriva papper omedelbart i stället för att låta dem stapla upp om du har en nära, organiserad plats för att filen dem.
Hur man gör arkivering kul
I sannhet är den enda strategin jag har kommit upp med här den direkta muta som belönar mig själv med en cookie om jag filar en viss tid. Detta kommer att fungera men kan leda till att du lägger på massor av pounds om du har mycket arkivering att göra.
Och vem vet? Kanske är det faktum att din arkivering är så mycket snabbare nu att den är så organiserad att göra det mycket roligare att göra.
ÖVerensstämmelseavdelningar har en central roll i finansiella tjänster, och karriären som övervakningsansvariga är attraktiva möjligheter för personer med övervakningsavdelningar
Topp 10 Jobb för människor som hatar att arbeta på ett kontor
Det finns många icke- kontor jobb för personer som vill telecommute eller arbeta utanför. Här är 10 jobb för personer som hatar att arbeta på ett kontor.
6 Jobb för personer som gillar att spendera någon annans pengar - karriärer som involverar inköp på andra sidan
Med dessa 6 jobb kan du köpa saker utan att spendera dina egna pengar. Det låter bra, förutom att du inte får behålla det du köper. Åtminstone får du betalt.