Händelse Signage strategier för att hantera konferensflöde

Händelsesplanerare förstår den viktiga rollen som god skyltning spelar för att få deltagare till och från det stora utbudet av konferenserbjudanden. Med detta sagt är det sällan så enkelt att planera en effektiv händelsessigneringsstrategi som att skapa en handfull riktningsskumbräda. När du har hundratals människor som samlar i ett obekant område, bör du anta att det kommer att finnas undantag till de bästa trafiktraktorna.

Låt oss diskutera 5 av de viktigaste övervägandena att utvärdera innan du bestämmer dig för din evenemangsbudget för tryckkostnader.

Anpassa dina rumsnamn med fastigheten

I denna moderna era av sponsringsigenkänning ser du ofta ett breakout-rum som kallas efter en deltagande sponsor. Det är vettigt, eftersom det är ett bra sätt att framhäva bidragsgivare till konferensen. En sak du inte vill göra är att åsidosätta din platsens rumnamn. Till exempel, om platsen har definierat ditt allmänna konferensrum som Bankettrum 4, måste du inkludera denna information på skyltar och program. Följande protokoll hjälper alla, från chefer till vaktmästare, direkt förlorade deltagare till rätt plats. Annars kan en förlorad själ som letar efter det kreativt namngivna "Guldrummet" bli överlämnat till flera personer innan man får rätt information.

Använd kardborreband för att lägga till flexibilitet för din skyltning

Detta är ett enkelt trick som sparar mycket besvär på händelsedagen.

Skapa några allmänna riktmärken med kardborrband som du kan ändra efter behov. Vissa trafikmönster är omöjliga att förutsäga, och med flexibilitet att lägga riktningsskyltar i en nypa kan du rädda dig från katastrof. Längs samma linje kan du också dra nytta av kardborrefunktionalitet för att återanpassa skyltar för framtida händelser.

Till exempel är parkerings- och toalettskyltar de typer av saker du kan använda för praktiskt taget alla evenemang.

Se till att dina tecken står ut från resten

Ett vanligt grepp för evenemangsplanerare är bristen på allvarliga händelsessignaler från hotell och konferenscenter. Det enklaste sättet att komma över detta är att ta ansvar för alla skyltar. Det är självklart att ta reda på de tillgängliga alternativen i huset, men glöm inte att du kanske måste dela några av dessa resurser med andra händelser på evenemanget. Märkta skyltar som står bortsett från den subtila platsen skyltar är mycket mer urskiljbara för dina gäster. Människor tenderar att gå rätt förbi skyltar, så se till att ditt varumärke eller logotypen tydligt visas för att locka uppmärksamhet.

Få dina gäster till ytterdörren Första

Vänta inte på deltagare att komma in i fastigheten innan du börjar rikta dem.Ingångs- och parkeringsskyltar är avgörande för att säkerställa att deltagare parkerar och går in i byggnaden på rätt plats. Lita på mig; du vill inte vara den person som hälsar en registrant som bara har gått en halv mil eftersom de parkerade på fel sida av byggnaden! En bra skyltstrategi börjar först och främst en gäst kommer att landa på fastigheten.

Undersök aldrig kraften i mänsklig interaktion

Oavsett hur iögonfallande dina tecken kan tyckas för dig, kan de aldrig ersätta värdet av ett vänligt ansikte. Greeters, ushers och parkeringskötare kommer alltid att vara det bästa försvaret mot förlorade och irriterade deltagare. De flesta konferenscenter erbjuder dessa tjänster till en timmesats, eller du kan anlita volontärer inom din organisation. Ett strategiskt placerat registreringsbord kommer att lindra en del av behovet av bemanning, men se till att du går igenom platsen och identifierar platser där dina gäster kan bli vilse.

Det bästa sättet att utveckla en bra händelsessigneringsstrategi är att kasta alla dina antaganden ut genom fönstret. Varje hotell- och konferenscenter har en viss lagerskylt på plats, men du bör inte lita på det som den primära källan till vägledning för din konferens.

I en värld där reklam drivs på oss från alla håll måste effektiv händelseskrivning sticka ut och fånga upp dina deltagares uppmärksamhet. Detta kan vara så enkelt som att inkludera din konferenslogo på alla tecken eller ännu mer försäkrade, en utsedd medarbetare att le och svara på frågor som gästerna anländer.