Anställd Uppsägning från ett IT-perspektiv

Att låta en anställd gå kan vara ett smutsigt jobb, men IT-avdelningen måste hjälpa till att göra det - alltid om du är smart.

Det är nödvändigt att involvera IT i anställningsavslutningen eftersom en tidigare anställd som fortfarande har tillgång till ett företags nätverk och proprietära företagsdata är ett säkerhetshot. I de flesta avvecklingarna skulle de tidigare anställda aldrig tänka sig att skada datorns system, men varför riskerar du att ha kollat ​​in i det enda dåliga ägget?

Det är dessutom smart att spara vissa tekniska resurser, data och loggar i händelse av att den tidigare arbetstagaren eller företaget själv bestämmer sig för att följa tvister.

Slutligen är det viktigt att integrera IT i processen för att säkerställa att kontrollerna för uppsägning av anställda är tillräckligt omfattande för att uppfylla relevanta Sarbanes-Oxley-krav.

Informationssäkerhet och datalagringspolicy måste vara företagsspecifik och skräddarsydd för de lagar som ditt företag arbetar med.

3 IT-principer Företagen behöver adressera

Det finns dock åtminstone tre breda IT-principer som ett företag ska följa när och efter att en anställd avslutas.

• Snabb anmälan om uppsägning till IT-avdelningen - till och med heads up före uppsägningsmötet uppskattas så att det kan få tillgång till tillgången när mötet äger rum.
• Varje företag borde ha en strikt tillämpad policy som tydligt anger vem som ska meddela vem som när en anställds anställning upphör eller har upphört. Denna policy bör också uppmana att dessa anmälningar ges omgående så att alla berörda avdelningar kan vidta snabba åtgärder.
  En informationssäkerhetskontakt bör vara bland de som anmäls, och ansvaret för den här personen bör innebära att man forskar, dokumenterar och återkallar arbetstagarens tillgång till företagets elektroniskt lagrade proprietär information och informationssystem.

• Försiktig återkallelse av åtkomst. En gång meddelad är det ansvarig för omedelbar återkallelse av tillgången och bevara eventuella register som företaget kanske behöver nu eller i framtiden.

Vad gör man när sysselsättningen är avslutad

När det gäller en uppsägd anställd, ska IT omedelbart återkalla all dator, nätverk och datatillgång som den tidigare anställde har.

Fjärråtkomst bör också tas bort, och den tidigare anställda ska bortskaffas av all företagsägd egendom, inklusive tekniska resurser som en bärbar dator och immateriella rättigheter, t.ex. företagsfiler som innehåller kund-, försäljnings- och marknadsföringsinformation.

Om en anställd vars slut på anställning bara är nära förestående bör det dock samråda med arbetstagarens chef, HR och andra viktiga beslutsfattare för att fastställa lämpligt sätt att skjuta upp återkallandet av tillgången över personens övriga anställningsdagar.

Precis som tilldelningen av tillträde och säkerhetstillstånd bör dokumenteras för framtida hänvisning, bör återkallandet av tillgång också dokumenteras, särskilt för juridiska ändamål. Målsättningen bör självklart alltid vara att återkalla åtkomst på sätt som ger god affärsförnuft ekonomiskt, tekniskt och juridiskt.

Förebyggande bevarande av data

Varje företag behöver ha redundans och lagringspolicy för att uppfylla sina affärsbehov och följa gällande lagar. Sådana policyer tar upp säkerhetskopiering, restaurering och bevarande av företagsdata i allmänhet.

Ett företag bör emellertid också anta policyer som beskriver när och hur det ska gå om att bevara potentiellt och särskilt känslig data, register, loggar och annat material som kan vara av juridisk betydelse var bolaget och den tidigare anställda att utöva en laglig slåss.

Det är särskilt viktigt att göra detta när det gäller en tidigare anställd som höll en högt ställning eller lämnade företaget under ett misstankmoln.

Anslaget och tillämpningen av dessa tre principer bör vara det kollektiva arbetet i företagets chefs-, IT- och HR-avdelningar samt juridisk rådgivare som specialiserat sig på datorteknik och lagar som styr företagets användning av datateknik.

Resultaten av denna samarbetsinsats borde vara ett bättre skydd för företagsuppgifter samt bättre beredskap för tvister angående företagsstöld, hacking och andra former av olaglig eller otillräcklig användning av datateknik. Att arbeta med IT som en värderad partner garanterar att dessa mål uppnås vid uppsägning.

Mer om anställningsterminering

• Topp 10 gör inte när du brinner en anställd
• Topp 5 skäl att branda en anställd
• Bästa dag att branda en anställd?

** Richard Jones är frilansjournalist och systemadministratör för ett bolag i Michigan.