Enkel e-posthantering för upptagen hemföretagare

Email erbjuder ett bra och prisvärt sätt att marknadsföra ditt hemföretag, hålla kontakt med kunder och ge kundservice. Det kan dock också vara tråkigt och slöseri. Om du inte hyr en virtuell assistent behöver du hitta ett sätt att hantera e-postmeddelanden som låter dig svara i tid och ändå inte spendera hela dagen och svara på det. Här är tips för att hantera ditt e-postmeddelande.

1) Minska mängden e-postmeddelanden du får.

Det finns flera sätt att begränsa mängden e-post som visas i din inkorg.

Den första är att svara på de vanligaste frågorna du får på din webbplats med en FAQ-sida. På den här sidan skriver du frågan och svarar sedan på det. Hänvisa folk till det på din kontaktsida och föreslå att de checkar först för att se om deras fråga är besvarad. Genom att ge så mycket information som möjligt på din webbplats kan dina besökare få sina svar utan att maila dig.

Det andra sättet att minska e-postmeddelandet du får är att avregistrera från listor som du inte läser. Om du upptäcker att du raderar eller sorterar nyhetsbrev och andra företagsuppdateringar, men inte läser dem, är det dags att avsluta prenumerationen. Om du vill hålla dig uppdaterad med en blogg är det bättre att använda en flödesläsare som kommer att fånga och lista alla nya inlägg utan att fylla i inkorgen.

En tredje sätt är att "tvätta" ditt e-postmeddelande för att blockera spam och sluta oönskat e-post. MailWasher erbjuder gratis och pro versioner som kan hjälpa till att blockera skräppost, skräppost och phishing-bedrägerier.

2) Begränsa antalet e-postkonton du har.

Vissa hemföretagare skapar flera konton, till exempel en för kundtjänst och en för teknisk hjälp, och tror att det kommer att hjälpa dem att sortera och hantera e-post. Men flera konton skapar bara mer arbete, om du inte har en virtuell assistent vars jobb är att mana en eller flera av e-postkontona.

I slutändan behöver du bara två konton. en för personlig och en för företag.

3) Begränsa antalet gånger du kontrollerar e-post varje dag.

Kontroll av e-post verkar vara en godartad verksamhet, och ändå är det en av de största tidsavvärjarna, precis bakom sociala medier. Eftersom e-post är snabbt och omedelbart finns det en uppfattning om att du måste vara på den hela tiden, men det är inte sant. Medan du inte vill låta dina kunder eller kunder hänga länge, behöver du inte svara på e-post när det kommer. I stället kontrollera e-post två eller tre gånger om dagen. När du kontrollerar det, förbinder du att hantera allt i din inkorg på den tiden.

4) Utveckla ett system för att hantera och sortera e-post.

Med de flesta e-postprogram kan du skapa mappar där du kan sortera e-post. Du kan till exempel skapa mappar för "att göra", "kvitton", "läsa", etc.Varje e-post som kommer in besvaras och / eller sorteras på lämpligt sätt. Om du är en visuell person som jag kan du använda Googles Gmail-program för att skapa flera inkorgar. När e-post kommer in i huvudinslutningen, sortera den till "inlämning", "att svara", "läsa", "klientinfo" -inkor. Alla dessa specialiserade inkorgar visas i olika avsnitt på Gmail-sidan. En annan fördel med Gmail är möjligheten att använda etiketter, till exempel kvitton, för att märka e-post.

5) Ta bort, ta bort, ta bort.

Om du får mycket onödigt email, radera det så fort. Överväg att använda ett webbaserat e-postmeddelande för att radera oönskade mail innan du hämtar till ditt e-postprogram. Om du använder webbaserad e-post, skanna, kolla och radera skräpet först. Detta lämnar bara de objekt du behöver svara på. Se # 1 om att minska e-postmeddelandet om du upptäcker att du tar bort typerna av e-post eller mycket e-post från en enda avsändare.

6) Töm din inkorg.

Det här är mycket svårare än du tror. Och när det är tomt är det lika utmanande att hålla det tomt. Initialt kommer denna uppgift att vara svårt eftersom odds är att du har mycket email och det är tidskrävande att gå igenom varje bit för att sortera eller ta bort. Ett alternativ är att använda sökfunktionen för att hitta e-post från platser som berör dig mycket. Till exempel, om det finns ett nyhetsbrev du prenumererar på, sök nyhetsbrevet med namn eller e-postadress.

När du har en lista med nyhetsbrev, kan du hantera det i bulk genom att markera allt och lägga in det i mappen "för att läsa" eller "nyhetsbrev". Eller du kan fuska genom att markera alla objekt i din inkorg och lägga den i en mapp som heter "som ska arkiveras". Detta tömmer inkorgen utan att behöva lägga in varje del av e-postmeddelandet, men du har inte heller tappat bort e-postmeddelandet. När din inkorg är tom, förbinder du att hantera varje e-postmeddelande som anländer till den angivna tiden du har planerat att hantera den.