Skapa en handbok för anställda / policy och förfaranden

Din anställningshandbok: Introduktionen

Innan du börjar skriva din handbok, var en försiktighetsåtgärd:
Var noga med att ha en advokat som är expert på arbetsrättens granskning din handbok för att vara säker på att det inte finns något i det som kan orsaka problem. Att betala en advokat för att ge denna översyn kan spara dig från att inkludera något som kan missuppfattas av en läsare.

Introduktionen till din anställdas handbok är mer än bara några ord om ditt företag.

Det låter dina anställda förstå betydelsen av handboken och innehåller ett område för anställda att underteckna för att bekräfta att de har läst handboken. Här finns mer information om vad introduktionsdelen innehåller:

• Historien om ditt företag
  Beskriv kortfattat ditt företag, inklusive hur det började och betydande händelser i sin historia.
• Ditt uttalande om syftet eller uppdragsförklaringen.
  Om du har skapat en vision eller ett redogörelse för ditt företag, diskutera det här. Att ange din vision hjälper medarbetarna att se vad du tror på, och får dem glada att arbeta för ditt företag.
• Välkomstbrev
  Ta med ett välkomstbrev, tala direkt till anställda och låta dem veta hur viktigt du tycker att de är för organisationen.
• Uttalande om "Detta är inte ett kontrakt"
  I ditt välkomstbrev eller ett separat uttalande, ge ett uttalande om att låta anställda veta att de inte får några garantier:

  "Den här handboken gör inte utgör ett anställningsavtal eller ger någon garanti för anställning. "

• En signatursida
  Inkludera ett uttalande om att alla nya anställda måste underteckna handboken för att visa att de har läst dokumentet och förstått det.

Introduktionen är en viktig del av din anställdas handbok. Var säker på att din advokat granskar det här avsnittet i synnerhet.

Skapa en anställdshandbok

Den första huvuddelen av din anställdas handbok innehåller anställdas policy.

Dessa policyer ger information till anställda om dina förväntningar på dem.

Medarbetarförmåner

I den sista delen av din anställningshandbok beskrivs fördelarna och tiden du ger medarbetare:

• Närvaro och punktlighet
  Inkludera ett avsnitt där det anges att anställda förväntas vara på jobbet varje dag och på tid. Definiera "överdriven" frånvaro och "vanligt" latens.
• Avbrott, lunch gånger, personallounge
  Kan anställda ta pauser när som helst eller är det specifika brytider? Vad sägs om lunch? Beskriv protokollet för användning av personalsalongen.
• Datorprogramvara och dokument
  Gör medarbetarna medvetna om upphovsrättslagar rörande dokument.Vilka dokument kanske inte kopieras? Vilka kopior kan vara gjorda av programvara? Var är programvarulicenserna och vad säger de?
• Konfidentialitet; gåvor
  Statens politik avseende affärssaker och egna förfaranden. Anställda bör inte ta emot gåvor från kunder utom för mycket små tokens.
• Disciplin / uppsägning
  Beskriv procedurer för disciplin, inklusive varningar, skriftliga och muntliga. Inkludera en appelleringsprocess, även för ett litet kontor, så att anställda känner att de har "någonstans att gå." Beskriv omständigheter under vilka anställningen kan avslutas. Hur mycket meddelande lämnas? Hur betalas ackumulerad semester?
• Läkemedel och alkoholanvändning; rökningspolitik
  Anger att användning av droger eller alkohol på företagets lokaler är orsak till omedelbar uppsägning. Tillåt du att röka på företagets lokaler?
• EEOC uttalande
  Du diskriminerar inte någon av någon anledning. du kan också diskutera boende för religiösa observationer och policyer för sökande och anställda med funktionshinder.
• Equal Pay
  Du utvärderar din anställdas lön beroende på positionens nivå och prestanda, inte på externa faktorer som kön.
• Utvärderingar
  Berätta för anställda hur och när du genomför prestationsbedömningar.
• Anställd status (heltid vs deltid, probationär).
  Beskriv de veckovisa timmar som krävs för heltidsanställning (32? 35? 40?). Har heltidspersonal förmåner (som sjukförsäkring) som deltidsanställda inte gör? Få deltidsmottagare betald semester?
• Trakasserier
  Ange att ditt företag inte tolererar det, antingen mellan anställda eller med kunder. Diskutera hur trakasserier ska hanteras.
• Anställningsregler
  Beskriv hur du annonserar en position, internt och externt, och din intervjuprocess.
• Klänningskod för kontoret
  Du kanske vill inkludera ett generellt uttalande om efterlevnad av klädspolitiken, inklusive hår, smink, smycken. Om anställda måste bära specifika uniformer, vem betalar för dessa? Vem betalar för rengöring? Fel eller missbrukande språk kan vara "bara orsak" för uppsägning.
• Orientering / utbildning av nya anställda
  Beskriv ditt företags program för utbildning och orientering på jobbet. Betalas orienteringstid?
• Betalningsperioder / tidskrifter / lönecheckar / övertid
  Hur ofta betalas anställda? (Varannan vecka eller två gånger i månaden är typiska.) Betonar att tidskort / tidskort måste bibehållas av alla anställda; när måste de sättas in? Ange att lönecheckar innehåller information om avdrag, aktuell information. Ange när anställda är berättigade till övertid.
• Parkering för anställda
  Beskriv din parkeringsplats och eventuella begränsningar för användningen. Behövs anställda ett parkeringskort för att komma in i partierna? Hur övervakas partierna?
• Personliga telefonsamtal och besökare
  Beskriv dina policyer för besökare och personliga telefonsamtal.
• Tidsperiod
  Det är en bra idé att inkludera en tidsperiod, vanligtvis inte mer än 90 dagar, under vilken en ny anställd utvärderas och sysselsättningen är "tillfällig" eller "i viloläge"."Du kan justera lönen efter denna probationstid, för att ge incitament till en ny anställd. Vanligtvis får inte provisoriska anställda ersättningar, men kommer du att betala tvingande anställda för betalda semestrar som faller under provperioden?
• Avgångar
  Begär att en anställd som vill säga upp sig ger dig minst två veckors varsel.
• Vädodagar
  Beskriv hur och hur när du kommer att meddela medarbetare om verksamheten är stängd för dåligt väder. Inkludera ett uttalande om hur du ska behandla arbetstagarens ledighet när vägen är öppen.
• Vänta perioder
  Måste anställda vänta en viss tid för att få förmåner ?
  Betald ledighet (semester, personliga dagar, sjuktid)
• Detta avsnitt hanteras på olika sätt. Det finns ingen federal lag som kräver du betalar en n anställd för ledig tid, inklusive semester, semester, personlig tid eller sjuktid, men "ledig tid" är högt på listan över förväntningar av anställda. Anställda har möjlighet att ta ledig tid utan lön. Eventuell betald ledighet påverkar din produktivitet och kundtjänst direkt. Ett sätt att hantera detta är att tillhandahålla en övergripande "pay-off" -förmån som ackumuleras över tiden till högst "x" timmar. Betald tid kan användas för något ändamål. Detta förfarande belönar anställda som är på jobbet varje dag, vilket ger dem möjlighet att ta semester eller tillfälliga personliga dagar. Kräv anställda att planera PTO i förväg, förutom sjukdomar.
  
  När du har slutfört det här avsnittet är du nästan redo att visa det för anställda. Men innan du gör det, ta det till din advokat eller en advokat som är expert på arbetsrätt för granskning.

• Vacations.

• Beskriv semesterberättigande hur länge ska en anställd arbeta för att ha rätt att ta semester? Hur bestäms längden? Hur betalas semestrar? Vad händer om någon lämnar; får han / hon betalning för oanvänd semester? De flesta arbetsgivare tillåter inte anställda att få betalt istället för att ta semester, av flera skäl. Låt inte en anställd överföra semester till nästa år. alla borde ta semester varje år. När måste anställda meddela sina semesterplaner? Vem prioriterar planering?
  
  helgdagar.
• Ingen federal lag kräver semesterlön; Om kontoret är stängt behöver du inte betala för den här tiden. Vilka betalade semestern ger du? Ange specifika semestrar för varje år. Du kan bestämma att byta semester från år till år, men oftast måste du behålla samma nummer. Måste anställda arbeta dagen före och dagen efter en semester för att få semesterlön? Du behöver inte betala deltidsanställda för semester, även om heltidsanställda får dem. Om du bestämmer dig för att stänga kontoret på en viss dag och inte betala anställda, bör du meddela dem i förväg.
  
  Sjuktid / Personliga dagar
• De flesta små kontor anser att det är en stor börda att betala anställda för ytterligare ledig tid, både när det gäller bemanning och ekonomiska kostnader. Du kanske vill ge anställda ett begränsat antal betalda personliga / sjuka dagar om året, eftersom de vet att de förmodligen kommer att ta dem, oavsett om de behöver dem eller inte. Du kanske vill beteckna dessa dagar kollektivt som "personliga" dagar, inklusive sjukdagar; Låt inte folk ljuga för att vara sjuk för att få en ledig dag. Låt inte anställda överföra dessa dagar till ett annat år; använd dem eller förlora dem. Kan anställda ta ½ dagar eller ett visst antal timmar, hellre än en hel dag? Deltidsanställda är vanligtvis inte berättigade till sjuktid. Beskriv proceduren för att begära personliga / sjukdagar.
  
  Jury Duty
• Du är skyldig att ge arbetstagare ledig tid om en anställd mottar kallelse för juryns plikter. Hur hanterar du detta? Kommer du betala dem under den här tiden? Kommer du att kräva att de vänder sig i sin juryns lön eller kan de behålla det? När måste de rapportera tillbaka till jobbet ("när dom inte är i session" är vanligt)? Var noga med att du beaktar scenariot "värsta fallet" i det här avsnittet.
  
  Löv av frånvaro
• Även om du inte behöver lämna in obetald ledighet, kanske du vill överväga denna bestämmelse, särskilt för värdefulla medarbetare. Vilken är den maximala tiden att någon kan ta obetald ledighet och fortfarande vara säker på att han eller hon kommer tillbaka till jobbet? Om du ger försäkring kan personen fortsätta försäkra sig om han / hon betalar premierna? Vad händer när arbetstagaren återvänder får han / hon den tidigare positionen?
  
  Militärlov <1 Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act från 1994 kräver att arbetsgivarna gör en rimlig insats för att omskola eller förbättra kompetensen hos de anställda som återvänder från militär tjänst. Vad sägs om anställda som går till sommarläger eller andra kortfristiga militära skyldigheter? Hur kommer deras avkastning att hanteras?
• När du har slutfört det här avsnittet är du nästan redo att visa det för anställda. Men innan du gör det, ta det till din advokat eller en advokat som är expert på arbetsrätt för granskning.
  Ansvarsbegränsning:

Jag är inte advokat och jag tillhandahåller inte juridisk rådgivning. Denna artikel tillhandahålls för information och borde inte åberopas. Konsultera en advokat för detta dokument och alla dokument av denna typ.