Handbok för händelseorganisatörens djup för att hantera låga registreringar

Bild scenen … du har skapat det som lovades vara en mycket framgångsrik företagsevenemang, potentiella deltagare har kontaktats via e-post och telefon. Du har annonserat och använt alla medel till ditt förfogande för att uppnå de delegatnummer du vet att du behöver för evenemanget för att ge dig en avkastning på investeringen.

Problemet är att registreringar inte kommer in i den takt du förväntade dig och du kan se problem vid horisonten om du inte vidtar åtgärder.

Som evenemangs arrangör måste du omedelbart utvärdera din planeringsprocess och allra viktigaste sälja dina registreringsplatser.

Om du har problem med att få folk att köpa biljetter till dina händelser, använd handboken för arrangörens djupgående för att hantera låga registreringar. våra 10 praktiska steg för att lösa en evenemangs arrangörens värsta mardröm.

Steg 1 - Kontrollera att ditt registreringssystem fungerar korrekt.

Det första steget är att felsöka din registreringsprocess för att säkerställa att den fungerar korrekt. Testa att webbplatsens målsida laddar snabbt och fullständigt. Se till att alla knappar är klickbara och fungerar. Om du har ett tekniskt problem måste du veta om det och få sorteras omedelbart.

Steg 2 - Kolla in flödet av registranter

Analysera flödet av de delegater som faktiskt har registrerat sig. När du tittar på tidstämplarna i deras registreringar finns det stora luckor i flödet där ingen registrerade?

Detta kan peka på ett systemproblem och eventuellt en mjukvaruproblem.

Steg 3 - Få omedelbar feedback

Ta kontakt med delegater som har registrerat sig för att få reda på om de hittade processen sömlös och lätt att använda. Fråga dem om de upplevde några problem med registrering eller om det fanns några glitches som du kanske inte känner till.

Om du har testat systemet och det verkar bra, måste du granska din evenemangsplanering och leta någon annanstans.

Steg 4 - Ändra ditt meddelande

Tänk på att "meddelandet" du skickar för ditt kommande företagsevenemang kanske inte är tillräckligt starkt - omvärdera och bestämma om du behöver "böja upp" din meddelande.

Steg 5 - Omvärdera din inriktning

Som evenemangs arrangör är du helt säker på att din inriktning är på plats? Med andra ord är din inriktning tillräckligt specifik och riktad mot exakt den rätta gruppen av människor. Om så är fallet kan du behöva utveckla ett nytt tillvägagångssätt.

Steg 6 - Starta ett tidsbegränsat erbjudande

Överväga att spränga dina kanaler med ett 24-timmars begränsat erbjudande, vilket inkluderar ett incitament, ett hotellvistelse, en tävling, en gratis gåva - vad du än tror att det skulle ta.

Tips: Få din gästtalare och dina sponsorer involverade i detta, de kan hjälpa till att sprida ordet.

Steg 7 - Involvera pressen

Det här kan vara den perfekta tiden att erbjuda en gratis biljett till en pressmedlem eller en bloggare du kanske har arbetat med. Ge dem möjlighet att intervjua din huvudtalare eller din huvudsponsor för mer exponering.

Steg 8 - Markera mer detaljer om ditt evenemang

Se till att prospektiva registranter känner till exakt innehåll och fördelar som de kommer att vinna genom att delta i företagshändelsen - antar inte att de vet det här, men hammar meddelandet hem !

Steg 9 - Få en ökning med sociala aktier

Skapa en tävling för dina registranter, publikgrupper och någon annan du kan tänka dig. Organisera en rubbning med ett bra pris som kan vunnas av någon som delar dina evenemangsdetaljer. Skimp inte på priset och gör det värt och spännande nog att publiken vill dela informationen!

Steg 10 - Brådskande, brådskande, brådskande!

Hastighet är din vän. Skapa en verklig känsla av brådskande med alla steg du pratar registranter. Ge starka anrop till handling, använd ord som "endast i dag", "strängt begränsad" och "dygnet runt". Kom ihåg, ditt mål är att få snabb avgörande åtgärd och få siffrorna att klättra.

Använd handboken för arrangörens djupgående för att hantera låga registreringar för att tända en brand under ditt evenemang och se antalet registranter för din händelse sväva.