Kommunicera med kandidater till ditt jobb

Du har viktiga möjligheter att kommunicera med de arbetssökande som svarar på ditt jobb. Du måste:

• Bekräfta deras ansökan.
• Berätta för dem att de inte valdes för en intervju eller planera en intervju.
• Avvisa dem efter en intervju eller planera en tid för en andra intervju.
• Avvisa dem eller gör ett jobbbud efter din intervjuprocess är klar.

Det här är dina fyra möjligheter att visa professionalism och nåd.

Du tackar dina sökande efter deras intresse och den tid de investerade i att ansöka, genom att alltid ge aktuell information om status för ditt jobb.

Jag förstår att du är upptagen och att du får hundratals ansökningar för dina öppna positioner - många okvalificerade. Du är också tveksam till att ge en kvalificerad kandidat dåliga nyheter. Du är särskilt tveksam att ringa eftersom kandidaterna frågar efter feedback. Detta är obekväma för arbetsgivare när korrekt svaret är att laget gillade en annan sökande mer. Jag sympatiserar. Vissa kandidatkommunikation är svår.

Exempelvis är det alltid svårt att avvisa en arbetskandidat när kandidaten är kvalificerad och likadant. Andra gånger andas du en lättnadssug att du undviker att göra ett dåligt val för din organisation.

Men oavsett vad, bara en kandidat kan väljas för samma jobb. Jag tror starkt att antingen den anställande chefen eller HR-personalen som berörs borde ringa, skriva eller maila kandidaterna du avvisar precis som du skulle ringa kandidaten till vilken du vill göra jobbet.

Du lämnar varje kandidat en positiv bild av din organisation. Detta positiva intryck kan påverka din kandidats ansökan till din organisation i framtiden. Eller det intryck du lämnar - och kandidaten talar om - kan påverka andra potentiella kandidater för dina framtida jobb.

Bland dem som söker jobbsökande är deras största anmärkning den respektlöshet som de behandlas av HR-kontor.

Tyvärr verkar ingen kommunikation vara normen. Detta gör att sökanden undrar om du ens har fått sina jobbansökningsmaterial.

Om kandidaten tar tid att delta i en intervju, förväntar kandidaten feedback efter intervjun så att han eller hon förstår den pågående statusen för din rekryteringsprocess. Utsökt i oskärmt mysterium, varje arbetsgivare tar en annan väg att anställa anställda. Dina kandidater förtjänar att känna dina.

Jag känner igen att arbetsgivarna är upptagna. Du är också försvann med applikationer för alla jobb du skickar. Men kommunikation med dina kandidater är avgörande för din status som en valfri arbetsgivare.

Ring till kandidaten när du bestämmer

Jag vet att många arbetsgivare är oense med mig, men jag tror också att du borde ringa en kandidat så snart du bestämmer att kandidaten inte är rätt person för jobbet. Många arbetsgivare väntar till slutet av intervjucykeln, kanske så länge som väntar på en ny medarbetare att starta jobbet, att meddela misslyckade kandidater.

Jag finner detta respektlöst och inte kongruent med en valfri arbetsgivares handlingar. Låt kandidaterna veta så snart du vet. Alla andra åtgärder kommer också att uppmuntra dig att "bosätta sig" för en förmodligen mindre än överlägsen anställd.

(Jag vet den gamla motiveringen om "en i handen" - och håller inte med om det.)

Min enda varning här är att om du har bestämt en person är både välutbildad och en bra kulturell passform, ring sökanden för att låta honom eller henne veta statusen för deras ansökan. Berätta för sökanden att de fortfarande övervägs för positionen, men att du fortfarande har flera andra kvalificerade kandidater att intervjua. Detta tar dina kvalificerade kandidater utanför limbo.

På så sätt har du inte avvisat en acceptabel person samtidigt som du överväger dina andra alternativ. Detta är också artigt och respektfullt och det kan hjälpa dig att undvika att starta din rekrytering. En kandidat som inte är uppdaterad om din process kan acceptera en plats någon annanstans - eller utveckla en seriöst negativ attityd om ditt företag medan du väntar.

Dessutom fortsätter du att bygga ett positivt förhållande med en potentiell medarbetare genom att hålla kontakten. Se mina provkandidatavvisningsbrev.

Mer om kandidatval

• 9 Rekryterings- och urvalstips för att säkerställa framgångsrik anställning
• Planera din rekrytering för att säkerställa framgångsrikt kandidatval
• Blanketter för anställning
• Sample Job Offer Letters