HR Bästa praxis för att kommunicera fördelar med hjälp av e-post

Vi lever i en modern värld där informationen zippar runt om i världen från en person till den andra på bara några sekunder. Elektronisk post (e-post), textmeddelanden och virtuella möten har ersatt telefon- och snigelpostkommunikation i de flesta företag. Även personalavdelningen är mer lämplig att skicka ut en snabb e-post för att sända en viktig uppdatering till flera personer samtidigt på grund av dess effektivitet.

En ny studie från Adobe visar att tusenåriga, den stora gruppen av anställda på arbetsplatsen nu, föredrar e-postkommunikation. Därför är det ett måste att ha en plan att kommunicera viktiga uppdateringar för personalförmåner.

5 sätt att få mer av fördelar Kommunikation med e-post

Det finns fortfarande vissa stadiga regler som gäller när man skickar ut personalförmånsinformation via e-post och andra former av digital kommunikation. Dessa regler är utformade för att utföra två saker:

• Säkerställa säkerheten för personlig hälsoinformation (PHI) hos alla inblandade
• Ge tydlig kommunikation om anställningsförmåner för slutläsaren

För att hjälpa ditt HR-team effektivt använda e-post för kommunikationsfördelar data, här är några bra metoder att införa nu.

# 1 - Vet specifikt vad du vill kommunicera via e-post

Ett av de främsta målen att kommunicera fördelar via e-post är att få information ut till många människor på en gång utan att offra mycket tid .

Det är dock viktigt att förstå vad exakt du behöver kommunicera via e-post. Kom ihåg att mottagarna av e-postmeddelandet troligen kommer att spendera cirka 10 sekunder eller mindre att läsa det. Gör det här räkningen genom att skapa en fokuserad kampanj som är inriktad på ett visst meddelande. Håll informationen konsekvent och begränsad till en central idé.

Om du har mer att täcka, skicka det ut i en uppföljnings e-post så att folk faktiskt tar sig tid att läsa den. Också, innan du skickar ut ett mail, förstår du om meddelandet bäst levereras via e-post eller om något annat format behövs. Vissa svarar bättre på andra former av kommunikation.

# 2 - Använd korrekt e-post etikett och grammatik

Det borde vara självklart, men som en fördel för kommunikationsexpert bör du alltid använda bästa möjliga grammatik och e-post etikett. Använd en iögonfallande email ämnesrad. Använd en blindkopia när du skickar e-postmeddelandet till ett stort antal anställda samtidigt för att skydda personliga e-postadresser. Börja med ett enkelt format för ditt e-postmeddelande som innehåller en hälsning, en kort introduktionsmeny, stödjande detaljer och en omslagssätt som innehåller en åtgärd (om det behövs). Använd fetstil för tidsgränser eller datum och inkludera hela webbadressen för inloggnings länkar eftersom vissa e-postleverantörer inte översätter det här bra till mottagare.Bilagor kan hamna i skräppost, så använd dem sparsamt. Ge medarbetare informationen som är relevant för vad e-postmeddelandet säger.

# 3 - Lägg till en annan nivå av kommunikation till ansträngningen

Tänk på att e-postmeddelanden i stor utsträckning ignoreras av konsumenterna, på grund av att deras stora antal mottas dagligen i miljontals inkorgar dagligen.

Förstå också att människor ofta behöver höra ett meddelande i flera olika format och flera gånger innan de handlar om dem. Som förmånskommunikator vill du använda flera former av kommunikation för att överföra viktiga meddelanden till anställda. Tänk på din kommunikationsstrategi som att ha flera lager. Videor, skriftliga material, vykort och annat medium kan nå anställda. Gör all kommunikation tillgänglig för dem som kan ha handikapp eller språkbarriärer.

# 4 - Ge enkla läsbilder för att stödja ditt meddelande

Förutom den digitala kommunikation du utfärdar, var noga med att främja viktiga fördelar och tidsfrister med marknadsföringsbilder på plats. Till exempel, om öppen inskrivning närmar sig, börja sätta upp affischer i områden där anställda kan se dem som pratar om den här tiden.

Ett annat exempel kan vara att främja företags wellnessprogram med affischer och flygblad som talar om hälsosam livsstil. Kontinuerlig medvetenhet och utbildning av fördelar med hjälp av visuella och marknadsföringsverktyg som affischer, reklamblad och videoinformation är det som gör fördelar kommunikation effektivare. Centrera marknadsföring kring arbetstagarnas behov, deras hälsoproblem och värdet av de fördelar som företaget erbjuder.

# 5 - Ge medarbetare all information som de behöver för att få mer stöd.

Ett av de problem som uppstår i förmåner är att kritisk information lämnas ut, oavsiktligt, av den person som skickar den. Om du lämnar kontaktinformation, gynnar telefonnummer, och en länk för att hitta mer information om förmånsplaner eller priser är aldrig en bra idé. Var noga med att bevisa e-postmeddelandet och tänka på att läsa det från läsarens perspektiv. I åtminstone, var noga med att inkludera information om vem som ska kontakta förmånsfrågor och en webbplatsadress där läsare kan få mer information.

Fördelar med kommunikationen händer bara att vara en av de många faktorer som ett e-postmeddelande kan tjäna, men vara klokt innan du lutar på denna form av meddelanden hela tiden. Blanda saker och använd tipsen ovan för att få ut mesta möjliga av dina anställdas fördelar med kommunikationsinsatser.

Bildkrediter: Fotolia