Skriva färdigheter - Kommunicera med ord

Av alla de klasser som jag tog på college och forskarskola har de två som har hjälpt mig mest i min karriär varit engelska komposition och affärsengelska. I dessa klasser lärde jag mig effektiva skriftliga färdigheter som jag har använt i varje jobb jag någonsin har haft. Inget annat jobb men mitt arbete på den här sidan inkluderade skrivning som en del av min arbetsbeskrivning. Trots detta var jag skyldig att skriva i varje jobb, och det togs för givet att jag skulle kunna göra det här.

Det här är fallet med de flesta jobb, oavsett om du måste skriva interna noteringar, motsvara kunder eller hjälpa till med att designa försäljningsmaterial. Att skriva vacker prosa och poesi är en talang. Att skriva effektivt är emellertid en färdighet som kan läras.

Ordna din skrivning

Om du skriver ett memo till din medarbetare eller en rapport för din chef, bör du bestämma vilken information du vill förmedla. Så här gör du det här:

1. Lista varje objekt som du behöver diskutera i ditt memo eller rapport.
2. Sätt dem i ordning - från de flesta till minst viktiga.
3. Skriv en kort sammanfattning av hela ditt memo - det här blir din första stycke.
4. Expandera på varje objekt som anges i steg 1.
5. Om någon åtgärd behöver vidtas av mottagaren, säg det i din avslutande paragraf.

Några tips

Undvik ordlighet. Säg högt vad du försöker skriva. Lyssna på hur orden låter. Till exempel meningen "Jag fick reda på att jag skulle ta en titt på våra tidigare försäljningssiffror för att komma med en plan för att hjälpa oss att omvärdera vår säljteknik" kan mer enkelt anges som "jag måste ta en titta på våra tidigare försäljningssiffror för att utvärdera vår säljteknik. "

Skriv till din publik.

Använd enkelt språk. Du vill inte att läsaren behöver en ordlista för att dechifiera vad du försöker säga. Du bör inte försöka imponera på din läsare med ditt stora ordförråd. Chansen är att du kommer att frustrera din läsare istället. De flesta människor jonglera flera uppgifter samtidigt, och är intresserade av att bara ta emot nödvändig information.

Du är ansvarig för att detta händer. I stället för att säga, "Hans gregarious natur legitimerar honom som en superlativ kandidat till jobbet," säger "Hans vänlighet gör honom till en toppkandidat för jobbet."

Håll dig borta från jargong som din läsare kanske inte förstår. Om ditt arbete är väldigt tekniskt, men den person du skriver till inte är välbekant på det området, håll fast vid ord som personen förstår. Om du till exempel är en webbdesigner, kommer den här meningen i ett memo till din klient, en psykolog, inte att göra något: "Vad vill du att jag ska använda som BGCOLOR för din webbplats: # ADD8E6 eller #FFFFFF?" Någon som är skicklig i webbdesignen vet att den här frågan kan översättas till "Vad vill du att bakgrundsfärgen på din webbplats ska vara: Ljusblå eller Vit?"Förvänta dig dock inte att din klient är mer bekant med denna tekniska jargong än vad du skulle ha med hennes diskussion om en psykologisk term som trichotillomania.

En kliché om dagen håller läsaren borta - eller åtminstone inte gör att han eller hon kommer ihåg vad du säger. Du vill att ditt skrivande ska vara minnesvärt. Eftersom vi ofta hör klichéer blir vi desensibiliserade för dem. Orden är då inte unikt associerade med ditt skrivande.

I stället för att säga " Avbryt inte till imorgon vad du kan göra idag "i ett memo till en underordnad du försöker motivera. Ställ bara," Sluta procrastinating. Få jobbet gjort nu. "

Om möjligt, använd den aktiva rösten. Den aktiva rösten gör din mening starkare och oftare kortare. Låt oss försöka med dessa exempel. Passiv röst:" Försäljningen ökade på grund av det nätverk jag gjorde ". Aktiv röst : "Min nätverksförsäljning ökade."

Var inte överflödig. Det är inte nödvändigt att säga "2 sid. m. på eftermiddagen "eller" den förväntade gravida kvinnan. "Sägande" 2 sid. m. "eller" 2 på eftermiddagen "eller" den förväntade kvinnan "eller" den gravida kvinnan "överför allt vad du vill säga och är mindre ordet.

Observera självklart grammatik. Använd Strunk och White > Stilar av stil , som finns på webben. En bra ordbok bör vara i närheten, tillsammans med en synonymordbok. En tesaurus låter dig hålla skrivandet friskt genom att hjälpa dig att hitta en mängd olika ord att använda. av dessa resurser finns tillgängliga på nätet.

Proofläsning är en av de viktigaste sakerna du kan göra. Eftersom du förmodligen gör det mesta av ditt skrivande på en dator har du tillgång till automatiserade stavnings- och grammatikkontrollörer. Var försiktig, men vissa ord, som används i fel sammanhang kan missas av datoriserade stavningskontroller. Exempelvis kan meningen "Att de anställda deltog i möten som två lärde sig om gnu-programvaran", passera genom stavningskontrollen utan att några stavfel upptäcktes. Om någon annan korrekturläser ditt dokument, om möjligt. Om tiden tillåter, sätt din komposition på borta och prova det senare, eller ännu bättre, nästa dag.