Kontantutbetalningsjournal och kontanthantering

Kontantutbetalningsjournalen, även kallad kontantbetalningsjournalen, är en redovisningshandling som används för att registrera alla kassaflöden - inköp i kontanter eller kontantutbetalningar. Exempel är leverantörsskulder, betalningsbara material och rörelsekostnader bland annat kontantinköp. Exempel på andra kontantutbetalningar är en insättning till likviditetsfonden.

Din bokförare eller revisor ska registrera alla dessa transaktioner i kontoutbetalningsjournalen innan du skickar dem till huvudboken, bokföringsbokföringen etc.

Detta görs vanligen månadsvis. I vissa företag kombineras kontantutbetalningsjournalen med kassaflödesboken och kallas kontantboken.

Kontantutbetalningsjournalen är ett viktigt verktyg för kontanthantering. Företagare kan använda detta för att se hur mycket pengar som har betalats ut och var det gick och beräkna den procentandel som gick till lager jämfört med vad som gick till att betala andra räkningar. Kontantutbetalningsjournalen innehåller checknummer för kontroller som skrivits, varför många bokföringspaket hänvisar till tidskriften som ett kontrollregister. Dessa paket har antingen förinställda formulär för kontoutbetalningsjournalen eller lättanpassade formulär för att tillgodose dina behov.

Konfigurera kontoutbetalningsjournalen

Kolumner ställs in för varje transaktion enligt följande:

• Datum
• Kontrollera nummer
• Förklaring
• Kontantkredit
• Övrigt kredit
• Kontot debiteras
• Debiteringsavgift
• Annan debitering.

Kolumnerna för kontantbetalningstyp kan vara mer specifika för verksamheten. Exempelvis kan vissa företag bara behöva en kolumn för att spela in kontantbeloppet medan andra behöver ytterligare kolumner för leverantörsskulder, mottagna rabatter, kontantinköp etc. Det bör alltid finnas en "annan" kolumn för att spela in belopp som inte passar in i någon av huvudkategorierna.

Uppdatering av andra ledgers

Regelbundet, ibland dagligen, används raderna i kontantutbetalningsjournalen för att uppdatera dotterbolagen - de som är avsedda att registrera specifika typer av bokföringstransaktioner. Om de flesta kontantbetalningar är leverantörer för kreditköp, uppdateras dotterbolagsbokslutet till huvudbokslutet.

Allmänna bokslutskommunikéerna uppdateras varje månad med hjälp av totalsummorna från kontantutbetalningsjournalen. Om verksamheten använder dotterbolagskonton för att stödja generaldirektoratets konton, ingår inlägget i dubbelbokföringssystemet.

Bokningsrabatter

Kontantutbetalningsjournalen kommer att innehålla en rabatterad kolumn om det finns kontantbetalningar till leverantörer som kan få rabatt, kanske för tidig utbetalning.Således faktureras beloppet, tillsammans med rabatten mottagen och kontantbetalningen. Endast rabatterna får kolumn totalt läggas till huvudboken.

2 Bevis för utstationering

Bokföring och redovisning kan utnyttja två förfaranden i slutet av en bokslutsperiod för att bevisa att informationen på kontantutbetalningsjournalen har överförts korrekt till dotterbolagen.

1. Summan av samtliga dotterbokföringsbalanser (om de flesta betalningar är till leverantörer hänvisar vi till leverantörsbalanserna i leverantörsskulden) bör vara lika med saldot på dotterbokskontrollkontot i huvudboken.
2. Den generella bokföringen borde vara i balans, det vill säga att de totala debeten i huvudboken ska vara lika med de totala poängen.