E-post Etiquette

Enligt en nyligen rapporterad rapport från ett marknadsundersökningsföretag är e-post fortfarande den fortsatta kommunikationsformen i näringslivet. År 2013 uppgick e-postkonton för företag till 929 miljoner brevlådor. Denna siffra förväntas växa med en genomsnittlig årlig tillväxttakt på cirka 5% under de närmaste fyra åren och uppgå till över 1,1 miljarder i slutet av 2017. I rapporten anges vidare att det totala antalet globala e-postkonton förväntas öka från nästan 3,9 miljarder konton 2013 till över 4,9 miljarder konton i slutet av 2017.

Detta motsvarar en genomsnittlig årlig tillväxttakt på cirka 6% under de närmaste fyra åren.

Gränsen är att e-post har blivit det föredragna alternativet för all företags kommunikation och den här trenden fortsätter att växa. Ny teknik, till exempel cloud-based e-posttjänster, särskilt Google Apps och Microsoft Office 365, förväntas öka snabbt de närmaste fyra åren.

E-postmeddelanden kan skickas från smartphones, tabletter och andra mobila enheter. Även om detta är en stor bekvämlighet, kommer det med en tendens att bli lax med formaliteten av innehållet i kommunikationen. Mobila enheter har förändrat det sätt som vi kommunicerar i affärer eftersom de tillåter oss att kommunicera direkt med våra kunder, partners och medarbetare. Men eftersom innehållet i affärs-e-postmeddelandet inte har några böjningar är det lätt för mottagaren av e-postmeddelandet att missförstå ordets avsikt. För att undvika detta olyckliga resultat måste företagsemail vara så formella och till den punkt som affärsbrev är.

Minns att flera decennier sedan, det enda sättet att kommunicera skriftligt med en kund leverantör eller anställd var genom att använda en formell skrivelse. Det utarbetade brevet krävde alla de dekorativa och anständiga skriftliga meddelandena. Om det inte skickas i ett kuvert med betald porto skickades det kanske via fax.

Om bokstaven skickades eller skickades per fax, representerade den en juridiskt bindande kommunikation som "skrivits in".

Detta är också fallet med varje mail som skickas: det är en juridiskt bindande kommunikation eftersom den är skriftlig. Det kan inte höras när ett företag kommunicerar skriftligt. För detta ändamål ska e-postkommunikation alltid följa samma riktlinjer och principer för att skriva ett professionellt brev. Period.

Skriva ett företags e-postmeddelande är väldigt annorlunda än att skriva en text eller ett direktmeddelande (IM). Dessa kommunikationsformer är utformade för snabb och informell skämten bland vänner. Därför är språket för texter och snabbmeddelanden som innehåller sina egna fraser som LOL, ROFL och många andra acceptabla för en chatt med en vän men har ingen plats i en professionell affärskort.

På samma sätt för emojis.Emojis är också ett nytt språk som har utvecklats och utvecklats med spridningen av mobilkommunikation. Samma regel om att avstå från användandet av textspråk och förkortningar måste gälla för användningen av emojis - det här nya språket har ingen plats i ett företags e-postmeddelande. Även om det kan vara frestande att sprinkla i några smiley ansikten för att accentuera punkten i ett företags e-post, återigen, eftersom e-postmeddelanden är föremål för tolkning av mottagaren, motstå frestelsen att klä upp email med detta informella jargong.

När du skickar ett företags e-postmeddelande från den här punkten kan du föreställa dig att du sitter framför en skrivmaskin, med en tjock aktiebok eller ett juridiskt format pappersark och du är på väg att skriva ett formellt brev som kommer att undertecknas av du längst ner på den sista sidan och skickas eller skickas per fax.