Fördelarna med en hållbar strategi för projektledning

Elizabeth säger: Idag är jag glad över att ge golvet (skärmen?) Till någon jag har känd och inspirerad av länge. Patrick Mayfield, en icke-verkställande direktör för Pearce Mayfield, kommer att dela sin expertis och prata om fördelarna med ett agilt tillvägagångssätt för projektledning och förklarar varför han anser att denna inställning är mer relevant i det nuvarande klimatet. Patrick, över till dig!

Den mer traditionella "vattenfall" -metoden för projektledning, som alla stora projektramar som PRINCE2®, APM BoK och PMBoK® kom ifrån, fungerar bra i mer stabila sammanhang. Det finns en klar fallet att världen vi arbetar med sedan PRINCE2® lanserades 1996 är nu mycket mer flyktig, osäker, komplex och tvetydig (som du kommer att förkortas som VUCA). Vattenfallsmetoder som uppmuntrar till grundlig stor design i början är fortfarande relevanta där vi kan vara övertygade om krav innan arbetet börjar att dessa inte behöver förändras avsevärt under projektets liv.

Det är emellertid volatiliteten hos operativa drivrutiner som bär på företag det är ofta som kunden helt enkelt måste anpassa. Hastigheten hos dessa förare tillåter inte att de väntar till projektets slut. Så det kan kräva vanliga förändringar under ett projekt. Med en vattenfallsprocess betyder detta förmodligen dyra re-work planen och bortkastad ansträngning.

Detta leder till vår övertygelse om att Agile-tillvägagångssättet med ofta små leveranser i kombination med en mer kontinuerlig konversation med kunden ger mycket större flexibilitet och levererar resultat, och därmed gynnar mycket snabbare.

Agile skönhet är att kunderna kan bestämma vad de vill uppnå när de ser vad leverantörerna kan uppnå.

Dess tillvägagångssätt är en av "inlärning genom att göra", så att lag kan reflektera över sina erfarenheter när de går och anpassar sig i enlighet därmed.

Agiles framgång kommer ner till ett antal nyckelelement. De tre huvudfaktorerna i Agiles framgång framgår nedan.

Succesfaktor # 1: Ett självorganiserande lag

Till att börja med behöver du ett självorganiserande lag. Genom att flytta sig från siloarbetet uppmanas lagmedlemmarna att använda sina överlappande färdigheter och arbeta tillsammans, vilket i sin tur ger dem mycket större empowerment och tillfredsställelse.

Succesfaktor # 2: Tidslåda och kravhantering

Sedan finns det "timeboxing", där tonvikten läggs på att fastställa tid och kostnadselement i ett projekt men också att planen kan utvecklas så att krav kan prioriteras, med viktig inmatning från en kundrepresentant, när arbetet fortskrider.Agile kontraktet mellan kund och leverantör skiljer sig radikalt från Vattenfallets förväntningar. Kraven är flexibla, inom överenskomna parametrar, men tid och kostnad är inte.

Det är alltid frestande att lägga för många prioriteringar i avsnittet "måste ha" av kraven. Agil praktik brukar hålla dessa till cirka 40% av den totala ansträngningen. Scope creep är en av de 7 saker som kan spåra ditt projekt, så det måste hanteras effektivt.

På samma sätt säkerställer Agile-teamen att det endast finns ett begränsat antal uppgifter i kategorin "gör" - det arbete som för närvarande utförs nu - för att minska projektets komplexitet vid en gång.

Succesfaktor # 3: Människors engagemang

Människans engagemang är en viktig del av Agile-arbetet och är framgångsrikt eftersom alla de olika intressenterna inom ett team närmar sig varandra och har befogenhet att få mer att säga både vad de gör och ordern av arbetet. Detta anses vara mycket mer motiverande än de klassiska "command and control" -strategier som tenderar att vara vanliga bland ledningen.

Agile är inte vad du tror

Det är förstås inte alla som är redo att anamma Agile och en av de vanliga missuppfattningarna är att det finns någon form av övergripande förenande Agile-metodik.

Det saknar i stället punkten.

Det finns inget rätt sätt att organisera och hantera ett Agile-projekt, och det gör det så attraktivt för vissa och hotar andra.

Läs nästa: Vad är Kanban?

Vissa försöker anta Agile-tekniker samtidigt som de fortsätter med ett vattenfallsperspektiv, men som du kanske förväntar sig är det osannolikt att det kommer att lyckas - det är Agile arbetssätt som gör teknikerna att fungera, snarare än det andra långt runt.

Slutligen finns det de som tycker att Agile bara är relevant för mjukvaruutveckling, men det är helt enkelt inte sant - det kan lika användas på en rad exemplar av icke-programvara, till exempel renovering av en stor byggnad, förbättring av affärsprocesser eller förbättring arbetshjälpmedel för kundanpassad personal.

Gemensamma hinder för agila arbete

En av de främsta anledningarna till att Agile inte kommer att fungera är om en organisation driver en kultur av mikromanagement och förankrade arbetssilos som inte tillåter samarbetsbeteenden.

Andra problem kommer sannolikt att innefatta svagt lagledarskap eller försöka implementera det i organisationer där arbetets karaktär är sådan att arbetsutgåvor är otänkbara i små iterationer.

Varför Agile är här för att stanna

Agile har gjort så betydande inroads att det inte kan avfärdas som en kram och bör förstås av alla chefer som är inblandade i innovation och utveckling. Att ignorera det är nu att missa ett tillfälle som kan leverera snabba resultat och uppnå kostnadsbesparingar.

Apple, Amazon, GE Healthcare och Salesforce. com är bland de organisationer som redan använder Agile, efter att ha erkänt att det passar bättre för komplexiteten hos 21-talets organisationer.

Och framför allt, Agile vet hur man får ut det bästa av kunskapsarbetare och se till att de stannar motiverade. Här är 5 sätt att motivera ditt team, oavsett om du arbetar i en agil miljö eller inte.

Inför dessa slutsatser - varför skulle du inte vilja vara mer flexibelt?

Läs mer om Patrick i hans bio här.