En översikt över evenemangsplaneringskostnader

Det är svårt att planera en evenemangsbudget om du inte har en bra uppfattning om vilka utgifter du kommer att drabbas av. Detta verkar självklart nog, men kostnaderna för händelseplanering kan komma från ett antal olika platser. När du tror att du har identifierat alla dina kostnadskategorier, kommer en annan att dyka upp för att skicka dig tillbaka till ritbordet. För att förhindra att detta händer med dig, har jag sammanställt den här kontoplanen för evenemangsplaneringskostnader för att komma ihåg när du skapar din budget.

Kostnader på plats

Här ingår kostnader och avgifter som vanligtvis debiteras av evenemanget. Detta är ofta den dyraste kategorin, men det är också det enklaste att förutse eftersom du får en formell kostnadsberäkning för att granska i förväg. Med det sagt, glöm inte att faktor i rörliga kostnader som förändras med ditt närvaro nummer. Catering är ett bra exempel på detta eftersom dina kostkostnader ökar med varje tillägg till din roster.

Kostnad för lokaler

• Rumsuthyrning
• Säkerhetstjänst
• Försäkringstäckning
• Parkering

Mat och mat

• Måltider
• Drycker
• Bartender / Server Arbetskostnader
• Skatter och tjänster / Gratuitetsavgifter

Audio / Visual

• Mikrofoner
• Skärmar och projektorer
• Tillgång till Internet
• Annan specialiserad utrustning

Tredjepartsleverantörer

Denna kategori representerar alla varor och tjänster som tillhandahålls av leverantörer utanför värdplatsen. Var och en debiterar dig självständigt, så det är viktigt att du håller nära flikar på alla du jobbar med.

Använda ett kalkylblad hjälper dig att organisera dina leverantörskontakter tillsammans med kostnaderna för deras tjänster.

Evenemangsuthyrning

• Sängkläder, bordsskirt och stolsöverdrag
• Tält, scen och nöjesattraktioner
• Fysiska objekt som inte tillhandahålls av platsen
• Arbete och leverans för installation / neddragning

Décor Säljare

• Accent Lighting
• Blommor och centerpieces
• Ballonger

Underhållning

• Musikare eller DJ
• Högtalaravgifter
• Kontraktsrörare (mat, logi, transport)

Produktionsutgifter

Produktionen omfattar all personal och resurser som krävs för att planera och genomföra evenemanget. Dessa utgifter börjar det ögonblick som händelsen dröms upp och fortsätter genom post-event pappersarbetet. Kort sagt representerar den här kategorin kostnaden för att organisera händelsen, locka deltagare och hantera de administrativa elementen.

Marknadsföring och registrering

• Utskrifts- och designarbete
• s
• Inbjudningar
• Registreringshantering

Planering och organisation

• Avgifter för evenemangsplanering
• Deltidsanställda och tillfälliga anställda
• Kontorsmaterial
• Kommunikationskostnader
• Resekostnader

Administrationskostnader

• Arbetstagaruppdrag
• Redovisningsavgifter
• Juridiska avgifter
• Konsultavgifter

Kostnadsöverlåtelser och nödfonder

Där Det är inget magiskt nummer för vad du borde avsätta för oförutsedda utgifter, men du behöver definitivt förvänta dig det oväntade.Vissa händelseplanerare föreslår att budgetera fem till tio procent över de förväntade utgifterna, medan andra väljer ett runt antal att arbeta med. Större händelser bör givetvis fördela mer eftersom en övervakning som faktureras per person kan komma in i tusentals dollar.

Syftet med denna disposition är att göra dig medveten om olika typer av evenemangsplaneringskostnader som kan uppstå. Varje händelse är unik, så dina kan innehålla mer eller mindre av de föremål som listas här. Det viktiga är att veta var dina kostnader kommer ifrån. Om du tittar på kostnader som är förknippade med en viss leverantör eller kategori kan det orsaka kaos på din budget, men det värsta scenariot glömmer helt om en kostnad tills räkningen kommer.