8 Steg för hantering av hyresgästunderhållsproblem

Underhållsproblem är ett problem för alla husägare. För en hyresfastighetsägare ökar dessa underhållsproblem med antalet hyresgäster du har och antalet fastigheter du äger. Även om hyresvärdar är vana vid att höra klagomål om varje underhållsproblem, från läckande kranar till överflödiga toaletter, kan dessa klagomål fortfarande bli svåra att hantera.

Här är åtta steg för att hjälpa dig hantera det oundvikliga hyresgästets underhållsproblem:

1. Utveckla en plan för underhållsproblem

Du måste först utveckla din grundläggande plan för att hantera underhållsförfrågningar. Bestäm hur förfrågningar kommer att lämnas in och vem svarar på begäran. * Om du har bestämt dig för att anställa ett fastighetsbolag för att ta itu med dessa förfrågningar, så är ditt jobb att övervaka förvaltningsbolaget för att se till att de hanterar alla förfrågningar snabbt och kompetent.

2. Ta emot hyresgästens begäran

Om du inte har outsourcat underhållsproblem till en fastighetschef, är nästa steg att få hyresgästens begäran baserat på din föredragna metod. Detta kan vara via telefon, email, text eller till och med skriftligt meddelande om du föredrar det. Dessa förfrågningar bör adresseras under normala öppettider, såvida de inte är nödsituationer.

3. Bestäm allvaret av underhållsproblemet

Sätta samman en lista med vanliga problem och bifoga en brådskande nivå till dem: Hög, Måttlig eller Låg.

• Hög hastighet - Klagomål bör fastställas eller ses åtminstone samma dag eller samma timme om det behövs.
• Medelhögt brådskande - Klagomål bör lösas inom 48 timmar.
• Låg brådskandehet - Klagomål ska lösas inom en vecka.

Exempel på höga brådskande förfrågningar: Omedelbart

• Strukturella problem
• Brist på värme på vintern
• Brist på hett vatten
• (Flest) Läckage i fastigheten
• Stoppad toalett
• Lukt av Gas
• Lampor fungerar inte i gemensamma utrymmen och hallar
• Säkerhetsproblem som dörrar eller fönster som inte låser ordentligt / saknade lås
• Trappor och trappor Behov att skovlas och saltas omedelbart efter en snöstorm > Exempel på moderata brådskande förfrågningar: I en tidig form

Apparater som inte fungerar - Om det är ditt ansvar att leverera dem till dina hyresgäster.

• Tät eller långsam dusch eller sänktvätt
• Invändigt ljus stoppar arbetet - inte bara glödlampan brinner ut. Den faktiska lampan fungerar inte.
• Luftkonditionering fungerar inte i sommar
• Stor vägghål
• Exempel på låga brådskande förfrågningar: Tiden är inte av essensen

Spridd kakel

• Grout Coming Up
• Skadad golv som gör Inte skapa en promenad Risk-Tår i mattan / fläck i mattan / trägolv som behöver repareras / sadeln kommer upp
• Rinnande toalett
• Små läckage eller dropp i kran
• Skåpdörrar av deras gångjärn
• Inredningsdörrar
• Ett däck
• Mindre hål i väggen
• Moulding eller trimning Behöver reparation
• Reparationer som du inte ansvarar för:

Byta batterier i hyresgästens rökdetektor

• Avlägsnande av skräp från hyresgästens enhet
• Skada orsakad av hyresgästen eller hyresgästens gäster- Du kan reparera skadorna, men du får ta ut hyran en rimlig avgift, till exempel materialkostnaden eller kostnaden att anlita en entreprenör för att göra det.
• 4. Bestäm kompetensnivå som behövs för underhållsproblem

Du måste nu bestämma vilken nivå av färdighet som krävs för att slutföra reparationen. Är det något du känner dig bekväm med eller behöver du anställa en professionell? Ring vid behov till lämplig person för att bestämma deras tillgänglighet.

5. Samla material

Om du själv utför reparationen, samla in lämpliga material för att slutföra reparationen.

6. Meddela hyresgäst

Om reparationen är

inuti hyresgästens enhet , kontakta hyresgästen för att bestämma när du kommer att tillåtas inuti enheten för att reparera. Fråga om hyresgästen vill vara där för reparationen eller om de känner sig bekväma så att du kan vara i enheten när de inte är närvarande. Om reparationen är

i ett gemensamt område i byggnaden kan du använda din bedömning utifrån hur brådskande reparationen är när du ska reparera den. Om reparationen kräver att du stänger av vatten, gas, el eller liknande måste du meddela alla hyresgäster i byggnaden innan du gör det.

7. Slutför reparationen.

8. Få hyresgästsignatur på underhållsproblem

Om du har outsourcat arbetet:

Se till att reparatören ger en detaljerad beskrivning av arbetet, den tid det tog och de delar som behövdes. Se till att reparatören signerar och datum detta uttalande. Hyresgästen bör också underteckna detta uttalande och bekräfta att arbetet verkligen gjordes och att det gjordes under den angivna tiden. Om du själv har slutfört arbetet:

Har hyresgästen som gjorde förfrågan avskrivna på underhållsförfrågan och angav att reparationen gjordes och gjordes till deras tillfredsställelse. Se till att de också innehåller datum och tid.