6 Sätt att göra dina företags e-postmeddelanden ännu mer professionella

Många småföretagare använder sig av e-post som ett primärt affärskommunikationsläge. Detta är inte förvånande; E-post är snabbt, enkelt och ger ett pappersspår. Men det betyder inte att dina e-postmeddelanden, särskilt när det gäller företagskommunikation, ska vara avslappnad. Faktum är att dålig e-postkommunikation kan kosta dig kunder medan du skadar ditt varumärke och ditt rykte.

Sändning av professionell företags e-post kommer ner till att skapa vanor som fokuserar på tydlig, kortfattad och lämplig kommunikation.

1. Använd en företagsadressadress

När du är företagsägare, bedriver företag på uppdrag av ditt företag, se till att du använder en företagsadressadress. Idealiskt betyder det att du har en företagsadress (t.ex. e-post, ditt namn @ yourbusiness.com) som du använder för all företags kommunikation.

Om det inte är möjligt kan du skapa en gratis e-postadress som innehåller ditt företagsnamn (t.ex. ditt företagsnamn @ gmail.com). Att använda en personlig e-postadress som klart inte är relaterad till ditt företag kan i värsta fall skada din professionalism och i många fall får du inte tas på allvar.

2. Håll meddelanden Kort och söt

Det går inte att förklara saker i detalj. Det kan ge klarhet och minska missförstånd. Men när ett e-postmeddelande börjar se ut som en roman kan du snabbt förlora mottagarens uppmärksamhet och förvirra problemet med irrelevant information. För att undvika detta, håll fast vid ett ämne per e-post, och när du behöver inkludera mer information, använd fetstil underrubriker så de viktigaste detaljerna är klara.

3. Använd beskrivna ämnesord

Har du någonsin öppnat ett e-postmeddelande baserat på ämnet, och blev helt förvirrad och lite irriterad när det gällde något helt annat? Eftersom du redan håller varje e-postmeddelande du skriver begränsat till ett ämne per tipset ovan, bör du också se till att din ämnesrad speglar det ämnet och inget annat.

Detta hjälper inte bara mottagaren, men det hjälper också att göra det enklare för dig att hantera din egen e-postinbox.

4. Tone It Down

Det är lätt att låta saker flyga när du skickar ett mail eftersom du kan känna att du är skyddad av din datorskärm, men vissa konversationer kan enkelt missuppfattas i e-post. Faktum är att ingen e-post kan tas på fel sätt utan verbala kommunikationsinställningar för att temperera det meddelande du skickar. Om du skickar ett meddelande som kan vara tvivelaktigt, läs det igen innan du skickar det och om du fortfarande inte är säker, är det nog bättre att du hämtar telefonen.

5. Gör din e-post signatur Användbar

Citat, kampanjer och nyhetsbrev kan registreringar i en e-post signatur vara effektiv i vissa situationer, men de här artiklarna får aldrig trumma med din e-post signatur för vad den är avsedd att användas för - tillhandahålla din kontaktinformation.Din första e-post eller ett svar ska innehålla en e-post signatur med ditt fullständiga namn, företag och webbadress till ett minimum. Ett telefonnummer, titel och omställning av din e-postadress skadar inte heller.

6. Kontrollera din stavning och korrekturläsning

Stavningskontroll är enkelt. Gör det som en standardinställning i din e-postklient för att kontrollera alla meddelanden innan du skickar dem.

E-post är mer informell och det finns lite mer förmånlig med stavnings- och grammatiska fel, men det ser fruktansvärt ut att skicka ett meddelande med felsökning. Det sista du vill ha är att göra ett dåligt intryck eftersom du rusade för att skicka ett mail och hoppade över att du kontrollerade din stavning och grammatik.

E-post är en viktig metod för kommunikation i affärer, även om det inte är ditt första preferens. Genom att följa dessa affärer, kommer e-post med bästa praxis att hjälpa dig att hålla din e-postkommunikation professionell och produktiv, och du kan vara säker på att det intryck du gör är bra.