När kan du juridiskt låta en befriad anställd betala?

För att du ska klassificera en anställd som tjänsteman undantagen - det är undantaget från reglerna i lagen om rättvis arbetsstandard, inklusive övertid - måste du uppfylla många villkor. De faktiska uppgifter som en anställd utför måste omfattas av en av undantagskategorierna, såsom extern försäljning, ledning eller ett administrationsbefrielse.

Men en riktig arbetsbeskrivning är inte det enda som krävs för att en anställd ska vara befriad från övertidsbetalningar: arbetstagaren måste få samma lönecheck varje löneperiod.

Detta innebär att lönesatsen är densamma om en anställd arbetar fem timmar eller 55 timmar i veckan. Chefer kan inte dra av lön från en befriad anställd när hon tar långa luncher eller kommer sent. Men den anställde har inte rätt till ett öre mer för att sätta in en 80-timmarsvecka för att träffa en deadline. (Företag kan säkert ge anställda bonusar.)

Denna regel är svår och snabb. När du börjar dra av från en befriad anställds lönecheck har du just gjort henne icke-befriad. Hon är nu berättigad till övertidslön går bakåt och framåt. Detta är inte ett misstag du vill göra.

Men finns det någonsin när du kan dra av lön från en befriad anställds lönecheck? Några. Här är fem gånger när du kan dra av lön från en befriad anställds lönecheck.

1. Första och sista veckan

Du måste bara betala anställda för de dagar som arbetade på sin första och förra veckan. Om dina löneperioder löper måndag-söndag, med en två dagars helg och din anställd börjar onsdag måste du bara betala henne för onsdag, torsdag och fredag.

På samma sätt, om hennes sista arbetsdag är onsdag, måste du bara betala för måndag, tisdag och onsdag.

Annars, om en anställd arbetar en delvecka, av vilken anledning som helst, måste du betala för hela veckan, om inte den kvalificeras enligt ett annat tillåtet avdrag (se nästa fyra nedan).

2. Avdrag som ordnas av en domstol

Det här är inte verkliga avdrag - arbetstagaren tjänar fortfarande lika mycket pengar; det är bara att hennes lönecheck är mindre.

Om hon är under domstolsorder för barnbidrag, underhållsavgift eller för att betala av skulder, kan du (och måste) dra av vad lagen kräver och ge pengar till vart domarna leder det.

Med dessa domstols beställda avdrag är anställda inte nöjda med vad du gör med dem. Se till att du gör det smärtsamt klart för din anställd att du bara följer lagen och måste göra vad domstolen har beställt. Kom ihåg att du faktiskt inte dockar hennes lön; du betalar bara några av sina räkningar automatiskt.

3. En hel dag av (semester)

Om din anställd har utnyttjat hela sin fritid och vill ta en ledig dag, är det möjligt för henne att ta ledig dag.Du behöver inte betala henne för den dagen om fristen är för en sjukdomsrelaterad ledig dag. Det motsvarar en semesterdag, inte en sjuk dag.

Det är självklart huruvida du tillåter denna obetalda dagen eller inte. Om du beviljar den obetalda dagen (eller dagarna) av, påminna din anställd om att de inte ska göra något arbete på dessa dagar. Om du gör så mycket som 15 minuter kan arbetet utlösa beröringen av väggen. Eftersom befriade anställda betalas lika, oavsett hur många timmar de arbetar gör 15 minuters arbete att de blir betalda för hela dagen.

Om du inte litar på att din medarbetare kommer att avstå från att svara på e-postmeddelanden, ta telefonsamtal eller göra några minuter med det här projektet på grund av nästa vecka, behåll hennes bärbara dator på kontoret och stäng av e-postmeddelandet för tiden i fråga.

4. En hel dag Off (Other)

Enligt US Department of Labor, Lön och Hour Division kan du bara dra av en hel dag av andra orsaker än sjukdom om du inte bara har en "bona fide plan, policy eller övning att ge ersättning för löneförlust på grund av sjukdom för att kompensera mängder anställda får som juryn eller vittne avgifter eller för militär lön; för påföljder som åläggs i god tro för överträdelser av säkerhetsregler av stor betydelse. eller för obetalda disciplinära uppsägningar av en eller flera fulla dagar som åläggs i god tro för överträdelser av arbetsplatsuppförande. "

Med andra ord kan du inte bara välja att flyga för att docka en befriad arbetstagares lön när du har avbrutit en anställd för en regelbrott.

Du måste ha en plan som stavar ut de villkor under vilka du inte betalar befriade anställda. Annars är det ett olagligt avdrag om du dockar en befriad arbetstagares lön och arbetstagaren har arbetat alls under en vecka, du har bara upphävt undantaget.

5. FMLA

Om du har en anställd som är ute i flera veckor på FMLA, är det ganska uppenbart att du inte behöver betala den undantagna arbetstagaren under den tiden. Hon är borta i fulla dagar, och det är en del av en bona fide plan. Men vad sägs om intermittent FMLA?

Det är då en anställd är godkänd att ta några timmar i taget för att ta itu med medicinska problem - vare sig för egen eller kvalificerad familjemedlem. Family Medical Leave Act tillåter dig specifikt att dra avgiftsfritt anställdas lön när de använder FMLA.

Så om din anställd behöver ta två eftermiddagar av en vecka för dialys, behöver du inte betala dem för den tiden.

Men här är en försiktighet om detta avdrag. Eftersom befriade anställda betalas för jobbet och inte per timme, om din anställd fortfarande arbetar fullt 40 timmar och du drar av en halv dagars lön varje vecka när hon går till hennes medicinska möte, är du juridiskt rätt men moraliskt och etiskt fel.

Allmän regel om dockning av en befriad anställds betalning

Som en allmän regel, kom ihåg att inte dra av något från en befriad arbetstagares lön. Om arbetstagaren tar ett par timmar av sig under mitten av dagen, kommer sent eller lämnar tidigt kan du dra av från sin kraftuttagsbank, men var försiktig när du gör det här.Om arbetstagaren annars är en bra anställd som får sitt jobb, straffar hon inte för effektiviteten med vilken hon använder sin tid.

Om du bestämmer dig för att du vill ha avdrag att betala för en sådan tid, kom ihåg att det alltid är lagligt att betala människor per timme. Om du går den vägen är din anställd nu berättigad till övertidsbetalningar, oavsett om hon uppfyller övriga kvalifikationer för undantag. Så, din önskan att spara några dollar för att hon tar långa luncher kommer att bli överhalad av den enorma övertidslön som hon kommer att få under upptagen säsongen.

Det är viktigt att komma ihåg att befriade anställda är anställda för att göra jobbet, inte att arbeta specifika timmar. Behandla dem som ansvariga yrkesverksamma och chansen är, allt kommer till och med ut i slutet.