5 Evenemang Planeringskunskaper du behöver för framgång

Om du funderar på en karriär som evenemangsplanerare, oavsett om det är med ett evenemangsplaneringsföretag, i en planeringsposition inom en företagsorganisation eller startar din egen planeringsaffär, är det smart för att se till att evenemangsplaneraren jobbar bra. Förutom att lära känna planering och vad som krävs för jobbet är det lika viktigt att du är säker på att du har den planeringsfärdigheter du behöver för framgång.

De mest framgångsrika evenemangsplanerarna har en verktygslåda fylld med en imponerande kompetens. Av dessa är dessa de 5 bästa evenemangsplaneringsförmågorna du kommer att nå regelbundet och de som kan göra eller bryta din framgång.

5 Event Planning Skills du behöver

1. Mycket organiserad

I händelseplanering är framgången i detaljerna. Och det finns många av dem! Att hålla reda på många uppgifter, flera leverantörer och ständigt byta till-gör-listor på en gång - samtidigt som din klient är lycklig - kan vara utmanande för vissa och skrämmande för andra. Att vara mycket organiserad är ett måste för framgångsrik evenemangsplanering. För dem som gör och lyckas att-listas för att hålla sina personliga liv löpande, kan organisationen komma naturligt. För andra som kämpar för att komma ihåg deadlines eller att hämta kemtvätten, kan det vara nödvändigt med mer ansträngning.

Händelsesplanerare kan hantera en händelse i taget eller vara i planeringsstadiet av flera händelser samtidigt.

Vissa händelser, som årliga konferenser, tar mer än ett år med planering så att evenemangsplanerare måste vara organiserade under lång tid.

Organisationsverktyg för evenemangsplanerare är överflödiga, från programvara som spårar registrering till mallar för formulär och kalkylblad. En händelseplaneringschecklista som är anpassad för varje händelse är ett av de mest värdefulla evenemangsplaneringsverktygen, oavsett din naturliga organisatoriska förmåga.

Så räkna ut ett organisationssystem som fungerar för dig eftersom det här är en av de viktigaste evenemangsplaneringsförmågorna du kan ha.

2. Personlig

Vad har alla händelser gemensamt? Personer! Vem interagerar du med och arbetar med i planeringen av evenemang? Personer! Framgångsrika evenemangsplanerare är personliga, engagerande, bra conversationalists och utmärkta lyssnare. Händelseplanering är ett mycket socialt yrke genom att slutresultatet - själva evenemanget - är eller en grupp av människor, stora eller små. Att förstå människor och njuta av att prata med dem är en del av jobbet. Det betyder inte att du som evenemangsplanerare kommer att spendera större delen av din dag på kundluncher och ha cocktails vid sociala evenemang. Inte alls. Evenemangsplanering är hårt arbete och mycket av det spenderas vid ett skrivbord med en telefon eller dator.Men att vara personliga är ett måste när man hanterar ett av dessa gemensamma evenemangsplaneringsuppgifter:

• Förhandla med hotell
• Diskutera menyer med cateringförvaltare
• Möte med säljare
• Ställa in dina evenemangsideer till en potentiell kund
• Nätverk när som helst och varsomhelst
• Övervakning av evenemangspersonal
• Arbeta med din händelse och interagera med gäster och arbetstagare

Trots allt, i det dagliga livet, minns de flesta av oss de trevliga, hjälpsamma människorna vi samverkar med och det interaktion kan göra en upplevelse som är mycket roligare för båda parter.

Att veta hur man relaterar till olika personligheter, hur man ansluter till någon som du vill göra affärer med och vara någon som gör ett positivt intryck är nycklar till framgång, så överväga den här viktiga händelseplaneringsförmågan. Ingen vill arbeta med eller hjälpa någon som är svår att prata med, svårt att förstå eller oförskämd och oprofessionell på något sätt.

3. Utmärkt Communicator (som inkluderar lyssna!)

Utmärkt kommunikationsförmåga är avgörande för många yrken. Vid händelseplanering kan missförstånd leda till många problem för både evenemangsplaneraren och klienten, och ett enkelt missförstånd kan få katastrofala resultat. Att kunna effektivt kommunicera tankar och idéer är en mycket praktisk färdighet som används dagligen av händelseplanerare av alla erfarenhetsnivåer.

Här är några exempel på hur dessa händelseplaneringsfärdigheter används vid planering av händelser:

Skriftlig kommunikation:

• Skriva händelseförslag till en potentiell kund
• Skapa material för att marknadsföra ditt företag
• Skrivkontrakt med kunder och leverantörer
• utarbetande tacksamtal till gästhögtalare och VIP

Verbal kommunikation:

• förmåga att förklara omfattningen och syftet med ett evenemang
• effektivt kommunicera dina idéer till en handledare, kund eller leverantör < Förstå och behandla information som tillhandahålls, till exempel en kunds oro eller frågor från en caterer
• skickligt förhandla hotellpriser, kontraktsdetaljer eller tillägg från en leverantör
• 4. Creative

Framgångsrika evenemangsplanerare har idéer. Många av dem. Och med den kreativiteten förmågan att förvandla idén till något konkret. De kan ta en vision och få den till liv. Från att utveckla ett unikt tema för en fest för att komma fram till en prisvärd dekorationslösning som möter en liten budget är kreativitet avgörande när man planerar en händelse.

Kreativitet spelar också in spel när de står inför de oundvikliga problemen som uppstår under även den mest flitigt professionellt planerade händelsen. I detta scenario tar kreativitet form i form av problemlösning. Att kunna tänka kreativt för att utveckla lösningar på problem kan påverka framgången för ditt evenemang positivt.

5. Multitasker

På olika stadier av händelseplaneringsprocessen finns det många aktiviteter som hanteras. Du kan förhandla fram ett hotellavtal, träffa kunden för att diskutera potentiella gästtalare, boka en matleverantör, intervjua hyresleverantörer och utforska underhållningsalternativ.Och det är bara för en händelse. Lägg till flera händelser i planeringsstadiet på en gång, och resultatet är en jonglering. Framgångsrika evenemangsplanerare behöver veta hur man effektivt multitaskar och håller många aspekter av händelsen rörliga samtidigt utan att någon av dessa uppgifter faller vid vägen.

Framgång ligger i förmågan att prioritera och fokusera på varje uppgift i den prioriterade ordningen utan att bli distraherad av andra saker som behöver tendens till att bli överväldigad av de många saker som behöver din uppmärksamhet. Att vara lugn, fokuserad och flexibel är attribut för den framgångsrika multitaskeren.