Digitala tips för datafilhantering

Att hålla reda på dina elektroniska dokument kan vara ganska chore i dagens "trådbundna" värld.

Förutom att lagra dokument lokalt på stationära datorer, bärbara datorer eller mobila enheter använder allt fler företag molnet för grundläggande företagsapplikationer och fillagring. (Se Varför Cloud Computing är idealisk för småföretag och 5 nackdelar med Cloud Computing.)

Vidare komplicerar lagringsproblemet behovet av många företag att dela dokument mellan anställda - inom ett kontor uppnås det vanligtvis genom att använda en filserver eller nätverksansluten lagringsenhet (NAS).

Om delad mobilåtkomst krävs, kan dokument lagras i molnet och delas genom att tilldela behörigheter.

Organisationen är nyckeln

Varhelst dokumenten är lagrade är det viktigt att hålla dem organiserade och aktuella. Målet med elektronisk filhantering är att se till att du kan hitta det du söker, även om du letar efter det år efter skapandet.

De flesta affärsmän har på en eller annan gång varit i pinsamt läge att ha ett kundsamtal och inte snabbt kan hitta den faktura eller andra viktiga kunddokument. Det är lika irriterande att krympa runt vid årsskiftet och försöker hitta dokument som rör företagets konton för revisor eller till och med sämre, skattemannen.

Korrekt organisering av elektroniska dokument är särskilt kritisk i en gemensam miljö - om en av dina anställda är frånvarande (tillfälligt eller permanent!) Borde du enkelt kunna hitta alla dokument som skapats eller hanterats av den personen.

(Observera att eventuell förlust av datafrågor med missnöjda, avgående anställda är ytterligare en anledning till att skydda dina affärsdata. Se 6 Regler för företags dataskydd).

Dessa tips om filhantering hjälper dig att hålla dina filer tillgängliga:

1. Använd standardinstallationsmapparna för programfiler.

Använd standardfilerna när du installerar program.

Under Windows, enligt konventionen, finns programprogramfiler i katalogen (Drive Letter:) -> Programfiler. Installera program på annat håll är förvirrande och onödigt.

2. En plats för alla dokument.

Placera alla dokument under en enda "root" -mapp. För en enda användare i en Windows-miljö är standardplatsen My Documents-mappen.

I en fildelningsmiljö försöker du göra detsamma - skapade en enda rotmapp (kallad "Shared Documents" till exempel) och lagra alla dokument i undermappar i rotmappen. Att ha en enda plats för alla dokument gör det lättare att hitta saker och att köra säkerhetskopior och arkiv.

3. Skapa mappar i en logisk hierarki.

Det här är lådorna på datorns arkivskåp, så att säga. Använd vanligt språk för att namnge dina mappar; du vill inte titta på den här listan över mappar i framtiden och undrar vad "TFK" eller vilken annan intressant förkortning du uppfann betyder.

4. Nästmappar i mappar.

Skapa andra mappar i dessa huvudmappar efter behov. En mapp som heter "Fakturor" kan till exempel innehålla mappar som heter "2013", "2012" och "2011". En mapp som heter en klient kan innehålla mapparna "kunddata" och "korrespondens".

Målet är att ha varje fil i en mapp i stället för att ha en massa föräldralösa filer listade.

Skapa emellertid inte komplexa, djupgående mappstrukturer - använd i så fall använd beskrivande filnamn.

5. Följ filnamnkonventionerna.

Vissa operativsystem (som Unix) tillåter inte mellanslag i fil- eller mappnamn, så undvik detta om din datormiljö blandas - använd istället underskrifterna som en avgränsare (t.ex. Doe_John_Proposal. Doc.) Andra tecken som / ? : * | "^ är också förbjudet i fil- eller mappnamn under Windows.

Använd beskrivande filnamn för enkel identifiering och hämtning men gå inte överbord - fil / söknamn har längdgränser som varierar mellan operativsystem. sökvägslängd + filnamn) är 260 tecken.

Använd vanliga förkortningar där det är möjligt.

6. Var specifik. i filnamn om möjligt. Målet när du namnger filer är att kunna berätta vad filen handlar om utan att behöva öppna den och titta. Så om dokumentet är ett brev till en kund som påminner honom om att betalningen är försenad, ring det till något som "overdue_20120115", snarare än något som "brev". Hur vet du vem brevet ska utan att öppna det?

Om du delar filer via e-post eller bärbara enheter kanske du vill ha filnamnet inkludera mer specifika information, eftersom mappen informa tion kommer inte att inkluderas i den delade filen. Till exempel om ditt dokument finns i Mina dokument Fakturor 2014 Kunder Doe_John_20140416. doc och filen delas eller skickas alla mottagare kommer att se är Doe_John_20140416. doc och kanske inte kan berätta att filen är en kundfaktura utan att öppna den.

7. Fil när du går.

Den bästa tiden att ladda upp ett dokument är när du skapar det först. Så vana att använda dialogrutan "Spara som" för att lägga in dokumentet samt namnge det och placera det på rätt ställe i första hand.

8. Beställ dina filer för din bekvämlighet.

Om det finns mappar eller filer som du använder mycket, tvinga dem till toppen av fillistan genom att byta namn på dem med en! eller en AA i början av filnamnet.

9. Kasta dina filer regelbundet.

Ibland är det gamla som uppenbart som i exemplet på mappen "Fakturor" ovan.Om inte, behåll dina mappar ordentligt genom att rensa ut de gamla filerna.

Gör

inte radera företagsrelaterade filer om du inte är helt säker på att du aldrig behöver filen igen. Istället skapar du en mapp med namnet "Old" eller "Inactive" och flyttar gamla filer till den när du stöter på dem i din huvudsakliga samling av mappar under din rotmapp. 10. Säkerhetskopiera dina filer regelbundet.

Oavsett om du kopierar dina filer till en annan enhet eller på tejp, är det viktigt att du ställer in och följer en regelbunden säkerhetskopia. Se 3 steg till ett framgångsrikt Backup-system.

Bra filhantering gör att du hittar det du vill ha

Hantering av elektroniska dokument ska vara en del av en övergripande dokumenthanteringsstrategi för ditt företag. En korrekt dokumenthanteringsplan bör innehålla alla aspekter av hantering av dokument, inklusive lagring, hämtning, säkerhetskopiering och säkerhet.

Sökfunktionen är en underbar sak men det kommer aldrig att matcha det enkla att kunna gå direkt till en mapp eller fil. Om du följer dessa filhanterings tips konsekvent, även om du inte vet var någonting är, vet du var det borde vara - en stor fördel när det gäller att hitta det du letar efter. Goda filhanteringsmetoder sparar tid och pengar för din verksamhet.