10 Saker Varje ny programhanterare borde veta

Så har du precis fått ditt första programhanteringsjobb? Eller om du vill veta om att hoppa till programhantering är ett karriärval du borde göra? Grattis, du är på rätt ställe!

Programhantering är ett givande och välbetalt karriärval. Men det kan också vara en utmanande roll.

Här är 10 saker som varje ny programchef ska vara medveten om innan du börjar rollen.

1. Programhantering är inte densamma som projektledning

Projektledning är allmänt accepterad att handla om att planera arbetet, organisera uppgifter och resurser, styra processen och leverera ett specifikt mål.

Om det öppnar ett nytt kontor, lanserar en ny app eller bygger en olympisk stadion, har projekten en definierad start, mitt och slut och en tydlig uppsättning mål.

Programmen är lite annorlunda. Du behöver fortfarande få människor att organisera uppgifterna, hantera resurser, arbeta genom processer och så vidare, men de rapporterar till dig som programchef. Det finns mycket mindre avkryssningsuppgifter som komplett på en projektplan men mycket mer strategiskt och relationsbyggande arbete.

Programhantering handlar om att hålla hela omvandlingsförändringen på rätt spår för att leverera något av värde till organisationen över tiden. Utan någon som fungerar som programchef, är allt du har fått en serie projekt som levererar i slumpmässiga tider och utan samordnande tema. Programschefen är den som tar allt tillsammans.

2. Det finns osäkerhet … Deal with It

Programmen är naturligtvis osäkra. Medan du kanske vet vad den stora bilden är, är det bara en visionsförklaring när du börjar.

Den exakta vägen för hur man kommer dit och vilka projekt kommer att krävas under de närmaste fem åren … ja det är något du måste träna när du går.

Du börjar med en detaljerad planering för vad du vet och bygger upp en bild av hur man hanterar resten av det när du kommer närmare. Utveckla dina planerings- och leveranshorisont progressivt tills du inte kan gå vidare.

Blockera tiden med jämna mellanrum för att planera nästa steg. Du kan också använda denna möjlighet att se till att du fortfarande är på rätt väg för att leverera affärsvärde.

3. Se upp för Burnout

Medan ett projekt kan vara över ett år eller så kan program sträcka sig på och av. Kärnkraftsavvecklingsarbetet på Storbritanniens Sellafield-område har leveransmilstoler fram till 2025 och bortom, till exempel.

Programansvariga måste skydda sitt lag mot utbrändhet. Du kan inte arbeta med högsta hastighet under den tiden, så se till att dina anställda får tillräckligt med driftstopp. Detta borde vara både perioder av tystare tid på jobbet med färre leveranser och tillräcklig tid bort från kontoret för semestrar.

Hantera sjukskrivning noga, kolla dina övertidsrapporter och var uppmärksam på att välfärden för ditt lag är avgörande om du vill slasha avlidning och behålla dina begåvade personer för programmets livstid.

4. Du behöver hantera takten

När du levererar ett program som har ett långt slutdatum måste du hantera arbetets takt. Det är svårt att hålla farten över flera år, så din roll som programchef är att jonglera prioriteringarna och projekten så att mätbara utgångar levereras regelbundet.

Blanda de snabba vinsterna och den stabila utvecklingen mot de större bildmålen. Detta hjälper laget att se att du går framåt och ser till att det finns några kortvariga succeshistorier att dela för att hålla motivationen hög. Slutligen hjälper det investerare och verkställande ledning att se framsteg görs.

5. Träna ditt lag för framgång

Program levererar ofta något nytt, unikt eller transformativt för organisationen. En av utmaningarna med att arbeta med sådana initiativ är att du förmodligen inte har färdigheter internt för att kunna fullgöra alla uppgifter och projekt som krävs.

Det är okej och förväntat. Ditt jobb som en ny programchef är att se till att du kan uppgradera, omskola och utveckla de människor du har så att du tillsammans kan hantera alla resursbehov.

Det kan finnas några områden där du bara behöver en viss resurs under en begränsad period. Till exempel, du kommer inte att träna en av dina anställda om hur man ska vara en gaffeltruck lastbilschaufför om det är en färdighet du behöver för bara en vecka, lossar en leverans av något. Men om du förvandlar hur ditt företags närvaro på nätet hanteras, skulle det förmodligen vara värdefullt att ha webbplatsutvecklingsförmåga i huset tillsammans med viss kompetens om sociala medier eller sökmotoroptimering. Dessa är de färdigheter som verksamheten kommer att förlita sig på på längre sikt.

Ta beslut om vilka av dessa du behöver ha inbäddade i laget och vilka ska läggas ut. Se till att ditt program kan leverera de utbildnings- och rekryteringsuppgifter som krävs för att vara redo att hantera utgångarna som varje projekt levererar.

6. Governance är mer komplex

Om du kommer från en projektledning bakgrund kommer styrning inte att vara en överraskning för dig. Det är sättet på vilket projekt och programstrukturer är organiserade och kontrollerade för att säkerställa att beslutsfattandet sker på rätt sätt och att rätt personer är involverade. Det är avgörande för att arbetet ska utvecklas på ett sätt som passar det övergripande affärssaken och det bidrar till att hålla människor ansvariga.

Styrning är också det sätt som projektledningskontoret och ledande befattningshavare kan se till att programmet är på rätt spår för att ge fördelarna - och ger en formell väg att stänga projekt eller ett helt program om det kan visas att de fördelarna kommer inte längre att uppnås.

Styrningen är mer komplex i en programmiljö än i en projektmiljö.Projektstyrelser och styrgrupper har normalt medlemskap i exekvivalenter. Detta kan förväntas eftersom slutresultatet från ett program är normalt affärstransformation.

Programmen har också inverkan på affärer som vanligt process och organisationens dagliga verksamhet, så investeringen är normalt signifikant, med P & L-påverkan. Detta kräver också en potentiellt högre övervakningsnivå än ett kapitalprojekt.

Effektivisera programstyrningen för ditt program genom att se till att du har rätt personer i beslutsfattande roller och genom att ha tydliga ansvarsområden för personerna i laget.

7. Planering är mycket svårare …

Att planera ett program är svårare än att planera ett projekt eftersom det finns mycket mer rörliga delar, men man kan hävda att det är roligare också!

Vanligtvis kommer projektledarna som är involverade i programmet att lägga sina projektplaner tillsammans. Då möter programledningsgruppen och under din vägledning som programchef, planerna integreras.

Detta är lätt att säga, men inte så lätt att göra. Det krävs att man identifierar beroendet mellan projekt och projektuppgifter. Det tvingar dig att titta på resursbehoven för hela programmet och att jonglera aktiviteter runt för att passa tillgången till nyckelpersoner. Och det är inte heller en engångsuppgift.

När din integrerade programplan är sammanställd kan du spåra den i ett Gantt-diagram eller annat programverktyg. Eftersom dina projektledare spårar sina projekt i realtid måste du göra anpassningar till programplanen, hålla alla informerade om förändringar och stavning ut vad detta betyder för deras arbetsområde.

8 …. Men du behöver inte planera varje rad.

Som programhanterare litar du på dina projektledare för att göra den detaljerade planeringen. Det är inte praktiskt eller önskvärt att du följer en plan med tusentals och tusentals uppgifter.

Du behöver en uppbyggd, högnivåvy av projekten, med tillräckligt med detaljer för att visa dig om någonting kommer att påverka programnivå.

Det enklaste sättet att göra detta är med dedikerade programvaruapplikationer (dessa 10 beprövade projekt- och programverktyg är ett bra ställe att börja). Att försöka hantera ditt program med flera miljoner dollar i ett kalkylblad kommer inte bli lätt.

9. Du behöver förbättra din delegering

Men du är delegerad, att vara i en programhanteringsroll innebär att du behöver bli ännu bättre med det.

Den goda nyheten är att du ska ha ett team av projektledare, och du kan till och med ha ett eget programhanteringsbyrå för att stödja din transformativa förändring.

Den dåliga nyheten är att du kanske inte!

Det finns mycket arbete att göra på ett program och sätter upp det för att säkerställa att alla rörliga delar rör sig ihop vid rätt tidpunkt är en stor insats. Du kan inte göra det ensam och du bör inte försöka. Ta reda på hur mycket tid du behöver för att starta programmet och se till att du har ett lag på plats för att säkerhetskopiera dig.

Om du inte har någon i programhanteringsbyrån, be om att någon ska sändas till programhanteringsgruppen. Det finns mycket för dem att göra: någon i en projektkoordineringsroll skulle vara perfekt placerad för att leverera den samordning som krävs på programnivå och frigör dig för att engagera sig i de strategiska uppgifterna.

10. Var inte rädd för konflikt

Det finns många strängar till program. Från projekt med svåra intressenter till uppenbara oöverstigliga tidsfrister kommer varje dag att ge dig möjligheter till konflikter. Se upp för de saker som stör projektets prestanda och vara beredda att gå in när det behövs för att ta bort en konfliktsituation innan den börjar.

Vilken av dessa 10 saker kom som en överraskning för dig? Dela dina tankar om programhantering på din favorit sociala medier kanal!