Varför småpengar är viktiga för ditt företagsekonomi

Små pengar är inte vad det brukade vara. I de dagar då vi betalade för alla småföretagstransaktioner kontant, var det nödvändigt att vara avsiktlig att hålla reda på dessa transaktioner. Under det 21: a århundradet har vi bättre sätt att betala för småföretagsköp och hålla reda på dem. Men begreppet "småkassa" är fortfarande viktigt.

Vad är Petty Cash?

Petty cash beskriver små affärstransaktioner.

Termen "smålig" används eftersom den är liten (petiten) mängder kontanter eller kontantliknande transaktioner. "Små" är inte så liten längre, så tänk på det som små mängder som du kanske inte tänker på spårning. I den här artikeln använder vi termen "småkasser" för att inkludera en mängd småföretagstransaktioner.

- Till exempel:

Köpa kaffe till kontorsmackaren

• Betala vägtullar eller parkeringsmätare
• Behandla anställda till pizza för att fira en prestation
• Köp en liten gåva på vägen till ett affärsmöte.
• Varför är småpengar viktigt?

Småinkassetransaktioner lägger till. Att dokumentera och spåra dessa små inköp kan inte innebära många potentiella affärskostnader kvar, inte hävda, som att slänga bort dem.

Låt oss titta på några exempel:

Om du använder Keurig-koppar till ditt kontor kaffe, även om du köper billigt och i bulk, kostar det cirka 26 cent en kopp. För en genomsnittlig kaffedryckspersonal är det två koppar om dagen 200 dagar om året, det är över 100 dollar för den ena anställden. Multiplicera det med antalet anställda och du har en stor summa pengar.

• Pizza för 10 personer kostar $ 50. Om du gör det en gång i månaden, det är $ 600 per år. Att inte hålla en rekord innebär $ 600 i förlorade utgifter.
• Hur ska småpengstransaktioner registreras?

Du kan spela in på glidningar eller en lista, beroende på vilket som är enklare. Det viktiga att komma ihåg är att varje transaktion måste registreras och måste inkludera:

Datum för transaktionen

• Transaktionsbeloppet
• Allmän beskrivning av transaktionen ("donuts till kontorsmöte", till exempel) < Du behöver inte spela in kontonummeret vid transaktionstidpunkten.
• När du fyller på mindre pengar, gruppera transaktioner med kontonummer och ange dem i ditt bokföringsprogram.

Kan jag spåra småpengstransaktioner online?

Smarta företagsägare betalar idag för affärstransaktioner med företagskreditkort eller betalkort och appar. Du kan spåra parkering med en app, och du kan använda ett automatiskt betalningssystem för att eliminera tiden som spenderas i "cash-only" lane på vägtullar. Naturligtvis betalar du med ditt företagskort eller kreditkort, vilket gör det enkelt att spåra små kostnader.Var noga med att notera affärsändamålet på kvittot.

Vad händer om mitt företag fortfarande har en kassa?

Många företag har en kontanterfond på kontoret, särskilt detaljhandelsföretag som har kunder som betalar kontant. Kassan används för att göra förändringar, och i vissa fall för småföretagstransaktioner. Vanligtvis börjar lådan med en balans i kontanter, i lämpliga valörer. Då, när kassan blir låg, fylls den på nytt.

Om kassaflödesfonder används för små inköp, behåll en logg i rutan så att dessa inköp kan spelas in.

Hur ser jag till att alla småkontantransaktioner blir registrerade?

Det är ditt ansvar som företagsägare att skapa policyer för användning av småkassor, att övervaka kassakontrakt och för att se till att anställda använder ansvarsfullt ansvarsfullt ansvar. Några möjligheter:

Ge betrodda medarbetare ett företagsbetalkort och kräva att de sätter in detaljer om affärsändamål för alla sina inköpsköp.

Kräv anställda som använder egna bilar för företag att ha en tolvspårare. Du kan ge det och få detaljerna. Du behöver arbetstagaren för att verifiera affärsändamål.

• Om anställda har smartphones för företagsanvändning, kräva att de inkluderar appar för att fånga kvitton på foto eller skicka dem till din bokföringsavdelning.
• Bottom Line on Small Cash:
• Att upprätta och hålla reda på småpengar bör ingå i det övergripande system för rekordhantering för ditt företag.

Kom ihåg att om du inte registrerar det, kan du inte dra av det som en affärsutgift. Se till att du utnyttjar alla dessa småkontantstransaktioner, så att du kan kräva mer legitima affärskostnader och sänka dina företagsskatter.