När måste jag betala anställda för resetid?

Vad är anställd resa?

I allmänhet bör tidsåtgång av anställda för arbetsrelaterad verksamhet betalas. Resor som är oavsiktlig för arbetstagarens arbetsuppgifter och tidspendling (resa mellan hem och arbete) betalas inte. Restid kan inkludera både lokala resor och resa hemifrån.

Restid vs. Pendlingstid

Pendling går fram och tillbaka till jobbet. Alla (åtminstone alla som inte arbetar hemma) pendlar till ett jobb.

Pendlingstid är personlig tid, inte affärstid. IRS tillåter inte företag att dra av pendeltid som affärskostnad och anställda bör inte betala för pendlingstiden.

Arbetsgruppen (DOL) diskuterar anställda som kör fordon som tillhandahålls av arbetsgivare. DOL anser att den tid som spenderas i arbetet på egen hand till en arbetstagare i ett fordon som tillhandahålls av arbetsgivare eller i verksamhet som utförs av en anställd som är oavsiktlig för användningen av fordonet för pendling, i allmänhet inte är "arbetstid" därför behöver inte betalas.

Här är en möjlig tumregel: Om du godkänner en resa, oavsett hur arbetstagaren reser (bil, tåg, buss etc.) ska resetiden betalas.

Resor Betala för arbetstagare per timme

Betalning till anställda för lokal resetid är endast tillämplig på icke-befriade (timme) anställda, inte att befria (professionella eller ledande) anställda. Undantagna anställda betalas för sin kompetens genom jobbet, inte per timme.

Reseexempel: Betald eller Ej Betald?

• En anställd driver dagligen hemifrån. Du ber honom att sluta på väg och hämta bagels för personalmötet. Denna körtid är inte betalad. Tid pendling till arbete är aldrig betalt tid; tiden att stanna för bagels är "incidental" till pendeln och är inte en del av arbetstagarens jobb.
• Du ber en anställd att köra till en butik på arbetstid för att få bagels för kontorsmötet. Om arbetstagaren gör denna resa under normal arbetstid, ska han / hon betalas.
• En LPN (licensierad professionell sjuksköterska) arbetar för en vårdanläggning och reser mellan de två platserna för denna anläggning enligt anvisningarna och tillhandahåller vård av patienter på båda ställena. Hennes dagliga resetid måste ingå i hennes lön eftersom hon inte pendlar, men reser mellan arbetsplatser.

Betalande medarbetare för tidsbesparing Att resa hemifrån

Anställda som reser till en annan plats för affärsändamål är ett annat fall. I allmänhet måste du betala anställda för den tid som är under din kontroll och tid som de inte kan spendera som de önskar. Så om en anställd reser från Cleveland till Pittsburgh för ett två dagars seminarium i företagets riktning, bör en del av arbetstagarens tid kompenseras.

När det gäller tjänstemän är det inte fråga om att betala för resetid, eftersom tjänstemän är betalda för jobbet, inte för arbetade timmar. Att betala för affärsresor kan dock vara ett problem, om det gäller en timmes anställd.

Att betala för rese för en dag eller övernattning är komplicerat.

Kontakta närmaste distriktskontor i U. S. Department of Labor för information om specifika tillfällen för restid som påverkar ditt företag. Du kanske också vill kontakta en arbetsgivare för att diskutera dessa frågor.

Betalning för resekostnader

Förutom att betala arbetstagare för resetiden borde du ha sina utgifter för resor. Arbetsgruppen kräver inte ersättning för resekostnader, men det är vettigt att betala anställda om du behöver dem att resa. Resekostnaderna är avdragsgilla för ditt företag, och anställda kan dra av sig ej återbetalade resekostnader. Om anställda blandar affärs- och personliga resor måste du sortera den del som är affärsrelaterad och betala endast dessa utgifter.

Statliga bestämmelser om betalning av anställdas resor

Kontakta din statliga arbetsavdelning för att se om det finns några regler som kan ersätta de federala reglerna.

För mer information

Balansen har några tips för att minska kostnaden för arbetstagares resor.

SHRM (Society for Human Resource Management) har mer information om betalning av arbetstagarnas resetid.

För mer information från IRS på arbetstagarnas resetid, se IRS Publication 535: Business Expenses.