Vad är korrekt bokföringsprocedur för online betalningsprocessorer?

Många företag använder nu online betalningsprocessorer för att hantera sina transaktioner. Medan de ofta är billigare och bekvämare än traditionella betalningsoperatörer, kan de kräva små justeringar från dina traditionella redovisningsmetoder. Så här registrerar du dessa transaktioner korrekt.

När ska du spela in inkomster från online betalningsbehandlare?

När du registrerar inkomster från online betalnings processorer beror på om du använder periodiserad eller kontantbaserad redovisning.

I periodiserad redovisning ska du omedelbart registrera all försäljning som inkomst. Om du gör en försäljning den 31 december 2016, rapportera du den här intäkten för 2016, även om betalningsprocessorn inte skickar pengarna till 2017.

I kontobaserad bokföring beror det på när du är i kontroll av fonderna.

• Om du använder en betalningsprocessor som fungerar som ett bankkonto, bör du betrakta din betalningsprocessor ett kassakonto och registrera försäljningen när betalningsprocessorn har pengarna. Detta gäller betalningsprocessorer som PayPal som låter dig hålla pengar, skicka pengar till andra personer / företag och välja när du ska överföra pengar till ett annat konto.
• Om du använder en betalningsprocessor som fungerar som en check i posten, bör du överväga din betalningsprocessor som ett kundfordrings konto och registrera försäljningen när pengarna finns på ditt bankkonto. Detta gäller betalningsprocessorer som Stripe som automatiskt sopar pengar till ditt bankkonto på ett schema och tillåter dig inte att få tillgång till pengarna före det.

Hur hanterar du bearbetningsavgifter?

Många företag räknar inte bara de nettofonder som de mottar från sin betalningsprosessor som försäljning. Du bör rapportera dina bruttointäkter som försäljning och dra av betalningsprocessoravgifterna som en kostnad. När du använder dubbel bokföring bör du ha kontanter eller kundfordringar konto för medel som innehas av betalningsprocessorn och ett kostnadskonto för betalningsprocessoravgifter.

Ange varje transaktion enligt följande:

1. Debitera ditt betalningsprocessorns kontantkonto för hela försäljningsbeloppet.
2. Betala dina försäljningsintäkter för hela försäljningsbeloppet.
3. Betala ditt betalningsprocessor kontantkonto för betalningsprocessorns avgift.
4. Debitera ditt betalningsprocessoravgiftskonto för betalningsprocessorns avgift.
5. När du tar ut pengar till ditt bankkonto, krediterar du ditt betalningsprocessorns kontantkonto för beloppet för överföringen.
6. Debitera bankkontot för beloppet för överföringen.

Det här är många poster att göra, men det är det enda sättet att noggrant behålla dina böcker. Outsourced bokföringstjänster och specialister inom redovisningsteknik kan hjälpa till att ansluta din betalningsprocessor och bankkonton för att automatiskt skapa inmatningarna för dig.När du installerar ordentligt, bör detta nästan eliminera handinmatning och tråkiga bokföringskrav samt minska risken för felaktig data.

Vad gör du om du får ett formulär 1099-K?

Om du accepterar mer än $ 20 000 i betalningar och har över 200 transaktioner via en betalningsbehandlare, får du ett formulär 1099-K i slutet av året. Denna blankett är endast avsedd för informationsändamål, och du anger inte den i en linje på din avkastning.

Intäkter som rapporterats om 1099-K bör redan ingå i dina försäljningsintäkter. Använd lämpliga utgiftslinjer för att ange eventuella avkastningar, avgifter eller andra minskningar till intäkterna. Om någon av intäkterna på din 1099-K inte var från försäljning, till exempel en ägare som gör en extra investering med sitt personliga kreditkort, lägger du inte till intäkterna i försäljningen. Ta bort det eller ta med det på rätt linje på din avkastning.

Form 1099-K kommer bara att spela som informationskälla för IRS om de beslutar att granska ditt företag. Om du använder en professionell skatterådgivare, outsourcad bokföringstjänst eller har andra starka bokföringsregler på plats, kan du enkelt visa att du korrekt rapporterat dina vinster och förluster. Solid rekordhantering, korrekta datainmatningskontroller och automatiserade system bör alla användas för att stödja dina allmänna betalningsbehov.